Wybierz system do reklamacji, który będzie rozwijał się razem z Twoją firmą

Wiele mówi się ostatnimi czasy o systemach informatycznych, które stanowią serce firmy. Zarówno jeżeli chodzi o sprzedaż i obsługę klienta, jak również zarządzanie wieloma zróżnicowanymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie, takimi jak reklamacje. Mówi się o nich jednak również ze sceptycyzmem i jest to zazwyczaj głos tych, którzy zawiedli się na rozwiązaniach, które oferuje rynek. Czy wynika to ze słabości systemów? Nie, przede wszystkim z faktu, że niezadowoleni przedstawiciele firm skorzystali z gotowych rozwiązań, które sprawdzały się w danym momencie. Jednak przez brak elastyczności i możliwości rozwoju – okazywały się z biegiem czasu coraz mniej funkcjonalne. System do reklamacji musi rozwijać się razem z firmą, w przeciwnym razie nie pomoże jej w należytym stopniu.

 

Co daje mi system do reklamacji?

 

Na początek wyjaśnijmy podstawową kwestię – jak właściwie można wykorzystać system do reklamacji i czy rzeczywiście jest on tak przydatnym narzędziem? Oczywiście! Szczególnie jeśli mowa o firmach specjalizujących się w produkcji oraz naprawie urządzeń, gdzie reklamacje – niestety – się zdarzają. Pozwala ustalać i przestrzegać procedury reklamacyjne, ułatwia przepływ informacji i daje nam pełną wiedzę odnośnie tego, co należy zmienić w firmie i w jaki sposób możliwe jest ulepszenie produktu.

 

System do reklamacji umożliwia generowanie raportów oraz wskaźników efektywności, a co za tym idzie – poprawę efektywności naszych działań oraz zminimalizowanie ryzyka występowania kolejnych usterek. Najważniejsze jednak, aby narzędzie to było dopasowane do potrzeb i elastyczne – bez tego nawet najlepsze rozwiązanie tego typu nie przyniesie nam oczekiwanych efektów.

 

System, który rozwija się razem z tobą

 

Zazwyczaj myślimy o tym co jest teraz, nie wybiegając zbyt daleko w przyszłość. Tyczy się to również przedsiębiorców i jest dużym błędem, mocno hamującym rozwój. Wybierając gotowy system do reklamacji, którego producent nie przewiduje aktualizacji i dedykowanych indywidualnemu klientowi zmian w późniejszym czasie, popełniamy duży błąd.

 

Firma bowiem rozwija się, pojawia się więcej klientów, powstają nowe działy, a serwis czy dział produkcji otrzymuje nowe zadania. System musi być otwarty na tego rodzaju zmiany i dawać możliwość wprowadzania nowych funkcji. Niektóre z nich na początku mogą wydawać się niepotrzebne, więc przedsiębiorca nie chce ponosić dodatkowych kosztów, co jest zupełnie logiczne. Tymczasem dużą część dostępnych na rynku programów to gotowe narzędzia, których życie kończy kończy się w momencie, w którym się rozpoczęło – z takich nie warto korzystać.

 

Przykład? Bardzo uniwersalny – responsywność i mobilność. Jeszcze kilka lat temu systemy informatyczne były obsługiwane przede wszystkim z poziomu komputera, bowiem mobilne rozwiązania nie były tak popularne jak teraz. Warto więc wyobrazić sobie sytuację, w której posiadamy program np. do reklamacji i nie możemy korzystać z niego w telefonie czy na tablecie, bo jego producent nie daje nam takiej szansy na jego dopasowanie do mniejszych ekranów.

 

Potrzebujesz zmian? Dokonaj ich w każdej chwili!

 

Niezależnie od tego jak długo rozwija się firma i po jakim czasie zechcemy skorzystać z nowych funkcji, powinniśmy mieć do tego pełne prawo w każdej chwili. Musisz rozbudować swój system do reklamacji o niestandardowe funkcje? Chcesz mieć możliwość korzystania z dodatkowych dokumentów lub nie podoba ci się działanie któregoś z dostępnych narzędzi? Jeżeli postawisz na rozwiązanie odpowiedniego producenta, elastycznego w kwestii rozwoju i zmian, wystarczy że się do niego zwrócisz. W kilka dni powinieneś móc cieszyć się systemem zoptymalizowanym pod kątem potrzeb i procesów zachodzących w firmie.

 

Możliwość integracji z innymi systemami

 

Rozwój firmy niesie za sobą również konieczność stosowania kolejnych programów i systemów informatycznych, które znacznie usprawniają pracę przedsiębiorstwa. Ważne jest więc, aby system do reklamacji mógł bezproblemowo współpracować z innymi rozwiązaniami np. służącymi do kontrolowania procesów sprzedaży. Producent systemu powinien więc dawać możliwość dopasowania innych narzędzi i rozbudowy ich o kolejne funkcje – jeżeli nie jest w stanie tego zagwarantować, poszukajmy gdzie indziej.

 

Dopasowany czy gotowy produkt?

 

Podobnie jak kwestia rozwoju i aktualizowania systemu do reklamacji, również ważna jest ta związana z wyborem podstawowego rozwiązania. Spośród producentów nie wszyscy oferują dedykowane systemy, dając ograniczone możliwości, posiadające określone, nie zawsze przydatne funkcje. Dlatego też zaopatrując się w takie narzędzie, skorzystajmy z oferty, która pozwoli nam wybrać tylko te wartościowe funkcje.  Ponadto warto dowiedzieć się czy możemy ukształtować program w taki sposób, aby był on dla nas jak najbardziej przydatny. W ten sposób zapłacimy dokładnie za to, czego potrzebujemy i co pozwoli nam w rozwoju firmy, a nie za to, za co musimy zapłacić.

 

Podsumowując – dobry program do reklamacji to taki, który można konfigurować zarówno na początku, jak i na końcu jego użytkowania.

6 usprawnień, które wprowadzisz decydując się na program do serwisu

Prowadzenie serwisu stawia przed jego właścicielem wiele wyzwań, z którymi zmierzenie się jest dużo łatwiejsze dzięki specjalnym systemom informatycznym. Program do serwisu umożliwia bowiem znaczne usprawnienie pracy i poprawę obsługi klienta, co prowadzi do niechybnego rozwoju działalności. Chcesz wiedzieć w czym może pomóc ci takie oprogramowanie i w jaki sposób usprawnisz dzięki niemu swoją codzienną pracę? Sprawdź poniżej!

 

Usprawnione zarządzanie zespołem

 

Kluczem do sukcesu każdego serwisu jest wykwalifikowana kadra pracowników, która zna swoje zadania i optymalnie wykorzystuje czas w pracy. Program do serwisu umożliwi ci dokładne planowanie zadań wykonywanych przez poszczególnych serwisantów oraz przypisanie konkretnych zleceń do pracowników o odpowiednich kwalifikacjach i aktualnie wolnych.

 

Oprogramowanie okaże się niezwykle pomocne dla tych firm, które świadczą usługi poza siedzibą firmy albo zatrudniają pracowników z zewnątrz. Umożliwia bowiem zarządzanie również mobilnymi serwisantami oraz podwykonawcami, którym wystarczy telefon lub tablet. Jak to działa? Bardzo prosto – klient informuje o zleceniu, administrator systemu przydziela je konkretnej, wolnej aktualnie osobie, która widzi to w swoim panelu i zgłasza gotowość do wykonania zadania. Cały proces przebiega błyskawicznie.

 

Szybsze i efektywniejsze realizowanie zleceń

 

Wiesz już, że program do serwisu pozwala na uporządkowanie zadań i przydzielenie ich odpowiednim wykonawcom. To znaczna oszczędność czasu, tym bardziej, jeżeli zatrudniamy większą liczbę pracowników. Nie musisz pytać każdego o jego aktualną dyspozycyjność, bowiem wszystkie informacje na ten temat masz w jednym miejscu. Nie musisz też do niego dzwonić, bo wystarczy przydzielenie mu określonego zadania online. Co więcej – oszczędzasz czas na planowaniu przyszłych działań, masz dostęp do aktualnych postępów w zakresie realizowania każdego zlecenia i możesz szybko podejmować niecierpiące zwłoki decyzje.

 

Czas to pieniądz, dlatego warto zadbać o to, by zarządzanie nim w firmie było jak najlepsze. Oprogramowanie daje również możliwość rejestrowania czasu pracy, a co za tym idzie:

 

- obliczanie rentowności zleceń,

- szacowanie potencjalnych zysków,

- monitorowanie działań pracowników,

- umiejętne mierzenie siły na zamiary.

 

Optymalne zarządzanie kosztami

 

Program do serwisu daje ci niezbędne informacje dotyczące kosztów i rentowności zlecenia. Dzięki nim dowiesz się ile pieniędzy stracisz na użytkowaniu narzędzi, czasu realizacji zlecenia czy trasie, jaką twój pracownik pokona w drodze do klienta. Dzięki temu dokładnie zaplanujesz wydatki i będziesz w stanie stwierdzić, czy wykonanie danego zadania w ogóle będzie opłacalne.

 

Program umożliwi usprawnienie zarządzania kosztami również dzięki możliwości zintegrowania go z systemami magazynowymi i transakcyjnymi.

 

Dostęp do historii serwisów

 

Gromadzenie i odszukiwanie stosownych informacji bez dedykowanego firmie programu do serwisu to prawdziwa katorga. Tymczasem dzięki oprogramowaniu masz dostęp do wszystkich wykonanych w określonym czasie zleceń, dowiadujesz się jaki był zakres działań na określonym urządzeniu i jakie koszty to wygenerowało. Ponadto zapoznasz się z pełną historią współpracy z każdym klientem. Dzięki temu usprawnisz procesy planowania i realizowania zleceń, spełniając tym samym oczekiwania klienta.

 

Lepsza obsługa klienta

 

Przepisywanie danych, pomyłki płynące ze zbyt dużej liczby informacji, brak zrozumienia potrzeb klienta, opóźnienia w realizacji zlecenia… Wszystko to jest przeszłością, o ile oczywiście zechcesz skorzystać z programu do serwisu. Pracownik na specjalnym pulpicie ma dostęp do wszystkich interesujących go danych, wie co trzeba zrobić i w jakim czasie, a w razie problemu może błyskawicznie skontaktować się z opiekunem handlowym. Dowie się też jaki jest postęp w przeprowadzanych pracach, co ma niebagatelne znaczenie nie tylko dla funkcjonowania firmy, ale również dla klienta, którego można poinformować o tym, w jakiej fazie znajdują się prace.

 

Bezproblemowe zarządzanie umowami i reklamacjami

 

Program do serwisu oznacza zautomatyzowanie wielu procesów, dzięki którym pracownicy szybciej niż zwykle wykonają swoje obowiązki. Nie inaczej jest z formułowaniem i rozliczaniem umów, jakie zostały zawarte z klientami, a także obsługą reklamacji, co ma znaczący wpływ na podwyższenie standardów obsługi klienta i pozwala skuteczniej naprawiać popełniane błędy. Co to daje? Zmniejszenie strat, oszczędność czasu, zoptymalizowanie działań w firmie i zadowolenie klienta.

 

Program do serwisu, czyli oszczędzaj, usprawniaj i rozwijaj się!

 

Dzisiaj coraz większa liczba przedsiębiorców decyduje się na wprowadzenie systemu informatycznego, który daje dodatkowe możliwości. Program do serwisu pozwala na skuteczną rywalizację z konkurencją i daje przewagę – szczególnie nad tymi, którzy jeszcze nie zdecydowali się na tego typu rozwiązanie. Ogrom możliwości, prosta obsługa i szybki zwrot kosztów sprawia, że bagatelizowanie tego typu narzędzi ogranicza szanse na osiągnięcie sukcesu. Ich wdrożenie nie wiąże się z żadnym ryzykiem, a może tylko pomóc – dlaczego więc nie spróbować?