Jak korzystać z bazy urządzeń serwisowanych?
Uporządkowana historia napraw i przeglądów
Sprawne zarządzanie zleceniami dotyczącymi maszyn i urządzeń klientów to spore wyzwanie, zwłaszcza gdy ich liczba nieustannie rośnie. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, w pewnym momencie już konieczne staje się zrezygnowanie z papierowej wersji dokumentów na rzecz elektronicznej formy. W systemie Aura Business możesz przechowywać wszystkie informacje o klientach, zleceniach i serwisowanych urządzeniach.
Do czego służy baza urządzeń?
Lista urządzeń serwisowanych to zbiór kluczowych informacji o sprzęcie posiadanym przez Twoich klientów. W jednym miejscu kompletujesz między innymi takie dane jak:
- nazwa produktu,
- numer seryjny,
- nazwa firmy, która posiada daną maszynę,
- NIP
W ten sposób masz podgląd na wszystkie egzemplarze, którymi Twoi pracownicy obecnie się zajmują lub kiedyś wykonywali ich naprawy. Z podglądu na całą listę, możesz przejść do karty konkretnego produktu klienta, by poznać więcej szczegółów na jego temat. Ponadto wszystkie maszyny są powiązane z kontrahentami, zatem również z poziomu kartoteki danej firmy widzisz jaki sprzęt u Ciebie serwisuje.
Co znajdziesz w karcie produktu serwisowanego?
Istotą dobrze prowadzonej bazy urządzeń, są szczegółowo uzupełniane karty produktów serwisowanych. Poza wspomnianymi elementami powyżej, są tam podstawowe dane o maszynie:
- kod produktu,
- data nabycia,
- informacja czy to Twoja firma sprzedała ten sprzęt klientowi,
- znacznik czy jest aktualnie sprawna i używana,
- własne atrybuty - o których więcej w dalszej części artykułu.
Kolejną ważną sekcją w tym miejscu są powiązane procesy - przekierowania do wszystkich zleceń (bieżących i zakończonych), powiązanych z tym konkretnym urządzeniem. Z tego poziomu widzisz:
- numer procesu,
- typ zlecenia (np. serwis, instalacja, reklamacja),
- faza procesu (np. nowe zgłoszenie, w realizacji, zakończone),
- firma, dla której zlecenie jest założone,
- osoba klienta,
- pracownik odpowiedzialny za proces,
- data utworzenia zlecenia.
Klikając na numer procesu, przechodzisz do karty ze wszystkimi informacjami dotyczącymi jego przebiegu. Ponadto, widać też zaplanowane zadania dla pracowników, powiązane z daną maszyną oraz zdarzenia - zarejestrowane przez nich notatki na temat tego, co już wykonali w kontekście urządzenia.
Atrybuty urządzeń serwisowanych
Przydatną funkcją jest możliwość tworzenia atrybutów produktów serwisowanych. To dodatkowe pola, które mogą mieć postać:
- pola tekstowego,
- pola liczbowego,
- daty,
- listy rozwijanej,
- listy kontrolnej,
- podpisu elektronicznego,
- danych klienta,
- adresu e-mail,
- numeru telefonu.
Ich rodzaje i liczbę możesz stworzyć samodzielnie, zgodnie z potrzebami i specyfiką, na przykład danej kategorii produktów. To bardzo przydatny element, który usprawnia szybkie wyszukiwanie konkretnego urządzenia, gdy nie znasz chociażby numeru seryjnego. Posiłkując się kilkoma parametrami które jesteś w stanie określić, przefiltrujesz całą bazę urządzeń i zlokalizujesz potrzebny sprzęt.
Co zyskujesz?
Uporządkowana baza urządzeń serwisowanych to ogromne ułatwienie pracy, zwłaszcza dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Wdrożenie takiego sposobu działania przynosi wiele korzyści dla organizacji:
- przyspiesza pracę serwisantów i podwykonawców, mający stały dostęp do informacji o zleceniu i maszynie,
- poprawia komunikację wewnętrzną, dzięki wprowadzanym na bieżąco notatkom z wykonanych zadań,
- minimalizuje ryzyko pomyłki, dzięki kompletnym danym technicznych o urządzeniu,
- poprawia jakość obsługi klienta, zbierając historię współpracy z nim,
- obniża koszty obsługi zleceń serwisowych.
Przy niewielkim nakładzie pracy można oszczędzić sporo czasu, dzięki elektronicznej bazie urządzeń. Korzystając z narzędzia Aura Business usprawniasz działania serwisantów, a klienci cieszą się prodesjonalną obsługą.
