Jak korzystać z bazy urządzeń serwisowanych?

Sprawne zarządzanie zleceniami dotyczącymi maszyn i urządzeń klientów to spore wyzwanie, zwłaszcza gdy ich liczba nieustannie rośnie. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, w pewnym momencie już konieczne staje się zrezygnowanie z papierowej wersji dokumentów na rzecz elektronicznej formy. W systemie Aura Business możesz przechowywać wszystkie informacje o klientach, zleceniach i serwisowanych urządzeniach.

Do czego służy baza urządzeń?

Lista urządzeń serwisowanych to zbiór kluczowych informacji o sprzęcie posiadanym przez Twoich klientów. W jednym miejscu kompletujesz między innymi takie dane jak:

• nazwa produktu,
• numer seryjny,
• nazwa firmy, która posiada daną maszynę,
• NIP

W ten sposób masz podgląd na wszystkie egzemplarze, którymi Twoi pracownicy obecnie się zajmują lub kiedyś wykonywali ich naprawy. Z podglądu na całą listę, możesz przejść do karty konkretnego produktu klienta, by poznać więcej szczegółów na jego temat. Ponadto wszystkie maszyny są powiązane z kontrahentami, zatem również z poziomu kartoteki danej firmy widzisz jaki sprzęt u Ciebie serwisuje.

Co znajdziesz w karcie produktu serwisowanego?

Istotą dobrze prowadzonej bazy urządzeń, są szczegółowo uzupełniane karty produktów serwisowanych. Poza wspomnianymi elementami powyżej, są tam podstawowe dane o maszynie:

• kod produktu,
• data nabycia,
• informacja czy to Twoja firma sprzedała ten sprzęt klientowi,
• znacznik czy jest aktualnie sprawna i używana,
• własne atrybuty - o których więcej w dalszej części artykułu.

Kolejną ważną sekcją w tym miejscu są powiązane procesy - przekierowania do wszystkich zleceń (bieżących i zakończonych), powiązanych z tym konkretnym urządzeniem. Z tego poziomu widzisz:

• numer procesu,
• typ zlecenia (np. serwis, instalacja, reklamacja),
• faza procesu (np. nowe zgłoszenie, w realizacji, zakończone),
• firma, dla której zlecenie jest założone,
• osoba klienta,
• pracownik odpowiedzialny za proces,
• data utworzenia zlecenia.

Klikając na numer procesu, przechodzisz do karty ze wszystkimi informacjami dotyczącymi jego przebiegu. Ponadto, widać też zaplanowane zadania dla pracowników, powiązane z daną maszyną oraz zdarzenia - zarejestrowane przez nich notatki na temat tego, co już wykonali w kontekście urządzenia.

Atrybuty urządzeń serwisowanych

Przydatną funkcją jest możliwość tworzenia atrybutów produktów serwisowanych. To dodatkowe pola, które mogą mieć postać:

• pola tekstowego,
• pola liczbowego,
• daty,
• listy rozwijanej,
• listy kontrolnej,
• podpisu elektronicznego,
• danych klienta,
• adresu e-mail,
• numeru telefonu.

Ich rodzaje i liczbę możesz stworzyć samodzielnie, zgodnie z potrzebami i specyfiką, na przykład danej kategorii produktów. To bardzo przydatny element, który usprawnia szybkie wyszukiwanie konkretnego urządzenia, gdy nie znasz chociażby numeru seryjnego. Posiłkując się kilkoma parametrami które jesteś w stanie określić, przefiltrujesz całą bazę urządzeń i zlokalizujesz potrzebny sprzęt.

Co zyskujesz?

Uporządkowana baza urządzeń serwisowanych to ogromne ułatwienie pracy, zwłaszcza dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Wdrożenie takiego sposobu działania przynosi wiele korzyści dla organizacji:

• przyspiesza pracę serwisantów i podwykonawców, mający stały dostęp do informacji o zleceniu i maszynie,
• poprawia komunikację wewnętrzną, dzięki wprowadzanym na bieżąco notatkom z wykonanych zadań,
• minimalizuje ryzyko pomyłki, dzięki kompletnym danym technicznych o urządzeniu,
• poprawia jakość obsługi klienta, zbierając historię współpracy z nim,
• obniża koszty obsługi zleceń serwisowych.

Przy niewielkim nakładzie pracy można oszczędzić sporo czasu, dzięki elektronicznej bazie urządzeń. Korzystając z narzędzia Aura Business usprawniasz działania serwisantów, a klienci cieszą się prodesjonalną obsługą.

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może przechowywać najistotniejsze informacje Twojej firmy?

Umów konsultację