Jak przygotować atrakcyjną ofertę handlową?
Ofertowanie w systemie CRM
Proces sprzedaży jest wielowymiarowy i składa się z różnej liczby etapów. Jego uporządkowanie i ujednolicenie powinno być priorytetem dla firmy stawiającej na rozwój. Dzisiaj zajmiemy się tym elementem, który ma kluczowe znaczenie dla powodzenia transakcji, czyli ofertowaniem handlowców. To niezwykle ważny moment w procesie sprzedaży, a jego usprawnienie może realnie przyczynić się do wzrostu wyników i poprawy relacji biznesowych. Jak przygotować atrakcyjną ofertę handlową?
Czym jest oferta?
„Oferta — propozycja sprzedaży lub kupna towarów albo usług, określająca istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży.”
– K. P. Białecki, A. Dorosz, W. Januszkiewicz – „Słownik handlu(…)” 1984, s. 182
Przedstawiona wyżej definicja słowa oferta, choć trafna, nie zawiera oczywiście wszystkich wyróżników nowoczesnej oferty. Jej rola jest niezwykle istotna. W dużej mierze to od niej zależy to, czy klient w ogóle zdecyduje się na zakup, jaką ilość produktu kupi, czy którą wersję usługi wybierze. Źle złożona oferta może go też odwieść od zakupu w ogóle. Stanowi ona pewnego rodzaju pomost między handlowcem a kontrahentem. Jest często wynikiem wielogodzinnych analiz, negocjacji i rozmów. Stanowi owoc wysiłków handlowca, jest swoistym sprawdzianem jego skuteczności. To niezwykle istotne, ponieważ aby przygotować trafną, skuteczną i odpowiadającą oczekiwaniom klienta ofertę, trzeba najpierw poznać jego preferencje, potrzeby i pozycję rynkową. A to wszystko dzieje się jeszcze przed jej wystawieniem.
Proces ofertowania to tworzenie i ewidencjonowanie wszystkich wystawionych ofert, przy wykorzystaniu narzędzia umożliwiającego ich obsługę.
Czy Twoi handlowcy przechowują oferty na swoich dyskach?
Jeśli na to pytanie odpowiedziałeś twierdząco, czas pomyśleć o innym rozwiązaniu. Możesz być w jednej z dwóch sytuacji. Albo Twoi pracownicy trzymają oferty na dyskach twardych swoich komputerów. Wtedy narażasz się na utratę szablonów, oraz historii ofert wraz z odejściem pracownika. Pojawia się też ryzyko wycieku informacji, bo ich komputery mogą nie być odpowiednio zabezpieczone. Poza tym korzystanie z takiej formy niesie za sobą ryzyko niespójności ofert. Drugą opcją jest wykorzystywanie do gromadzenia ofert firmowego serwera, np. chmury plików. Tutaj pojawia się problem z niekontrolowanym dostępem każdego z pracowników do wszystkich delikatnych danych. Czy na pewno każdy pracownik powinien mieć dostęp do ofert, których realizacja jest kluczowa dla sytuacji finansowej firmy? Jeśli nie możesz zarządzać uprawnieniami dostępu do ważnych plików, pomyśl nad rozwiązaniem.
„W każdym większym przedsiębiorstwie, gdzie procesem ofertowania zajmuje się więcej niż jedna, dwie osoby, niezbędne jest wdrożenie jednolitego i zintegrowanego systemu do obsługi tych ofert. Wiele sytuacji, o których słyszałem, pokazuje, że brak takiego systemu prowadzi do problemów w relacjach biznesowych.”
– Wojciech Nosal, Business Development Manager, Questy
Jakie znaczenie ma wgląd w historię ofert?
Skoro wiesz już, że ofertowanie odgrywa szczególną rolę w procesie sprzedaży, czas zastanowić się, czy ewidencjonowanie wszystkich ofert z przeszłości ma jakiś określony sens. Aby lepiej odpowiedzieć na to pytanie, spójrzmy na poniższy przykład:
Wyobraź sobie sytuację, w której kontaktuje się z Tobą klient, któremu złożono ofertę pół roku temu. Jej okres ważności minął, czas więc przygotować nową. Handlowiec negocjuje warunki i ustala rabat w wysokości 5% na dany towar. Informuje klienta, że ten rabat został przydzielony specjalnie dla niego i był ustalony bezpośrednio z dyrektorem. Nie wie, że poprzednia oferta zakładała 15-procentowy rabat, o którym inny handlowiec mówił, że obowiązuje dla wszystkich nowych klientów. Kontrahent poczuje się oszukany i prawdopodobnie nie podejmie dalszych rozmów.
Takiej sytuacji można uniknąć, korzystając z narzędzia do ofertowania, jakim jest CRM. Takie rozwiązanie pozwala gromadzić wszystkie oferty dotychczas wystawione, odrzucone, zaakceptowane i przekształcone w zamówienia. Aby usprawnić obieg informacji i unikać nieporozumień, należy wykorzystywać możliwości, które daje nowoczesna technologia. W niektórych firmach handlowcy rywalizują ze sobą, starając się osiągnąć najlepsze wyniki. Stosując poziomy uprawnień dostępu można zdefiniować, które oferty zobaczą pracownicy niższego szczebla, które menedżerowie, a które tylko zarząd. Dzięki temu rywalizacja między handlowcami będzie zdrowa i unikniesz niepożądanych konfliktów. Dodatkowo system CRM pozwala zadbać o bezpieczeństwo danych, dzięki wykorzystaniu zewnętrznych serwerów, które są lepiej chronione, niż pojedyncze dyski twarde czy chmury online.
Szablony ofert – jak przygotować atrakcyjną ofertę handlową?
System CRM pozwala na utworzenie wielu szablonów ofert, które mogą różnić się wyglądem, treścią, ale również wyświetlanymi elementami (zdjęcia produktów, ceny, rabaty itd.). Można je dostosowywać do indywidualnych wymogów danego procesu. Np. jeśli dla danego produktu nadano rabat, to w ofercie wyświetli się kolumna zawierająca jego wysokość. Jeśli rabatu nie przyznano, to system nie wyświetli tej kolumny wcale. Takie szablony można też modyfikować dodając wstęp, zakończenie, lub spersonalizowany nagłówek.
Co jeśli produkt ma wiele różnych opcji?
„Ofertowanie produktów konfigurowalnych to jeden z najciekawszych modułów systemu CRM. Wdrażamy go coraz częściej, szczególnie w przedsiębiorstwach, w których produkt jest nieco bardziej skomplikowany. Im bardziej jest złożony, tym trudniej jest stworzyć ofertę. Aby uniknąć pomyłek system pozwala na przypisanie do produktu X komponentów A lub B itd. To ma na celu po pierwsze redukcję błędów, po drugie przyspieszenie całego procesu ofertowania, a ostatecznie ma pomóc w uporządkowaniu tego procesu. Coraz częściej wdrażamy też takie rozwiązania, które dają możliwość konfigurowania tych produktów przez samych klientów.”
– Wojciech Nosal, Business Development Manager, Questy
Mierzenie skuteczności ofertowania
Podstawowym miernikiem aktywności ofertowej handlowca jest liczba wystawionych przez niego ofert. Jest to raport, który pokazuje poziom zaangażowania sprzedawcy w kontaktach z danym klientem. Idąc krok dalej, można mierzyć konwersję tych ofert – czyli stosunek wystawionych ofert do tych, które zostały zaakceptowane i przekształcone w zamówienia. Istnieje również możliwość porównania liczby pozycji na ofercie z liczbą pozycji na zamówieniu. W ten sposób wiesz, z których produktów klienci wolą zrezygnować, a które to dla nich must-have. To oczywiście tylko kilka najważniejszych raportów, dotyczących ofert. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej na temat raportów CRM.
Sposobów na mierzenie aktywności handlowców jest wiele. Niektóre mogą być łatwe do sporządzenia samodzielnie, lecz zdecydowana większość zajmuje Ci dużo czasu. Aby przygotowywać nawet skomplikowane raporty błyskawicznie, zastanów się nad rozwiązaniem w postaci systemu CRM – umożliwia on tworzenie wielu różnych raportów w oparciu o dane wprowadzane codziennie przez Ciebie i Twoich pracowników.
Kiedy oferta staje się zamówieniem
Dzięki funkcjonalnościom systemu CRM, możesz przekształcić zaakceptowaną ofertę w gotowe zamówienie. To funkcja niezwykle wygodna, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, które prowadzą wiele procesów sprzedażowych jednocześnie. Dzięki niej unika się wielu błędów, oszczędza się czas i uwagę pracowników oraz minimalizuje się ryzyko zaniedbania oferty, która mogłaby już być zrealizowana. Integracja z ERP i programami magazynowo-handlowymi pozwala na przepływ informacji o klientach i ich zamówieniach między różnymi systemami.
„Po zaakceptowaniu oferty możemy dosłownie dwoma kliknięciami wygenerować z niej zamówienie. Przenoszą się wtedy informacje o kontrahencie, produktach, ich ilości i ewentualnych rabatach. Realizujemy też projekty, które dotyczą ściśle procesu akceptowania ofert. Wygląda to tak, że handlowiec do pewnego poziomu może zaproponować klientowi rabat. Jeśli przekroczy ten poziom, do zaakceptowania tej oferty konieczna będzie zgoda przełożonego.”
– Wojciech Nosal, Business Development Manager, Questy
Pamiętaj o języku i wyglądzie
Zastanawiając się, jak przygotować atrakcyjną ofertę, należy wiedzieć, jak ważnym elementem jej tworzenia, jest prawidłowe używanie języka. Należy pamiętać o poprawności ortograficznej, interpunkcyjnej i składniowej. Nie można zapominać, że komunikacja pisemna powinna mieć także określony styl – powinna być zwięzła, konkretna i bez niepotrzebnych słów-wypełniaczy. Poza tym oferta powinna też zawierać wszystkie niezbędne informacje, które są potrzebne klientowi do podjęcia decyzji. Wreszcie oferta powinna być estetyczna. Szablon, który utworzymy powinien być przejrzysty i prosty, a przy tym maksymalnie zachęcający. Zaleca się używanie prostych i niedrażniących kolorów oraz symetrycznych układów graficznych.
