Kiedy system CRM utrudni Ci życie?
Czyli jak uniknąć problemów przy wdrożeniu
Stoisz przed wyborem systemu CRM, ale słyszałeś, że nie dla wszystkich to rozwiązanie zakończyło się sukcesem? Sprawdź, co może doprowadzić do nieudanego wdrożenia.
Kupiłeś system, który nie był rozwiązaniem dla Ciebie
Wybór systemu CRM to duży krok dla rozwoju Twojej firmy. Przejrzałeś wiele ofert różnych firm, sprawdziłeś wersje demonstracyjne i zdecydowałeś – kupuję! Jesteś przekonany, że wszystko zrobiłeś jak należy, byłeś skrupulatny, wybrałeś ciekawe rozwiązanie, Twój system ma wiele funkcji i ładnie wygląda… Ale jednak coś jest nie tak? Przed samym wyborem systemu warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, m.in.:
- dlaczego właściwie chcę wdrożyć system?
- jaki jest mój cel?
- jaki problem ma zostać rozwiązany przy pomocy systemu?
- kto będzie korzystał z systemu?
- jakie potrzeby ma zarząd?
- jakie są potrzeby pracowników?
Już wybrałeś, ale zapomniałeś o powyższych pytaniach? Muszę Cię zmartwić – to rozwiązanie może okazać się niewłaściwym dla Twojego biznesu. Sam zakup systemu nie wpłynie na wzrost wyników. Jest on wsparciem, które ma pomóc rozwiązać Twoje problemy, odpowiedzieć na potrzeby i w konsekwencji osiągnąć wytyczone przez Ciebie cele.
Wybrałeś system, który ma wszystko, ale nie to czego potrzebujesz
Systemy klasy CRM różnią się od siebie proponowanymi funkcjami. Z natury chcemy więcej, ale czy to „więcej” jest nam na pewno potrzebne? Wspominaliśmy już sobie o analizie potrzeb. Ważna jest również branża i sposób, w jaki pracuje Twoja firma. Określ, co jest rzeczywiście potrzebne do jej funkcjonowania. Wyobraź sobie, że Twoi handlowcy pracują w terenie, a Ty nie zdecydowałeś się na mobilne rozwiązanie CRM. Poniosłeś koszt, a Twoi pracownicy mają dwa razy więcej pracy.
Wybór był dobry, ale wdrożenie okazało się fiaskiem
Długa droga za Tobą. Właśnie odebrałeś część systemu od dostawcy, ale widzisz swój CRM i zastanawiasz się: co poszło nie tak? Gdzie popełniłeś błąd, skoro tak dobrze przemyślałeś swój wybór? Wiele firm zapomina o tym, że wdrożenie systemu to wspólna praca dostawcy i klienta. System to duże wsparcie, ale aby przyniósł Ci korzyści i rozwiązał problemy, powinieneś zaangażować się w pracę nad nim. Nie bój się, nie mówię o programowaniu. Wystarczy, że wspólnie z dostawcą określicie, czego oczekujecie i będziecie rozmawiać ze sobą. Kilka, nawet krótkich rozmów w trakcie wdrożenia sprawi, że ostateczny odbiór systemu będzie tylko podaniem sobie ręki.
Nieprzygotowanie pracowników do zmiany w organizacji
Myślisz, że jeśli masz za sobą wybór systemu, a całe wdrożenie poszło świetnie, to nic złego już Cię nie spotka? Przepraszam, ale znowu muszę Ci o czymś przypomnieć. Najważniejsi są ludzie, którzy tworzą Twoje przedsiębiorstwo. Wdrożenie systemu to zmiana, z którą będą musieli się zmierzyć. Przygotuj ich do tego! W czasie prezentacji systemu na pewno widziałeś piękne wykresy i rosnące słupki. System tworzy je na podstawie danych, które wprowadzają do systemu Twoi pracownicy. Od ich poprawnej pracy z nowym narzędziem zależy to, czy wdrożenie okaże się sukcesem, \dlatego tak ważne jest przygotowanie. Wyjaśnij swoim pracownikom, że system CRM to nie narzędzie kontroli i pokaż w jakim zakresie system usprawni ich pracę. Poinformuj, że wszystkie potrzebne im informacje znajdą w jednym miejscu. Zaprezentuj, jak proste jest korzystanie z systemu i jakie możliwości daje. Im szybciej pracownicy zrozumieją powody wdrożenia i korzyści płynące z wykorzystania systemu, tym szybciej zaczniesz zauważać, że był to dobry wybór.
Podsumowanie
Stojąc przed wyborem systemu CRM postaw sobie pytania, o których wspominaliśmy na początku, a później postaraj się udzielić jak najtrafniejszej odpowiedzi. Przeanalizuj sposób działania Twojego przedsiębiorstwa, zwróć szczególną uwagę na procesy i poznaj potrzeby. Zaangażuj się we wdrożenie i nie zapominaj o swoich pracownikach. Co jeszcze mogę Ci poradzić? Patrz szerzej. Pamiętaj, że nie kupujesz wyłącznie systemu informatycznego. Kupujesz odpowiedź na swoje problemy. Wiem, że nie masz wiele czasu, ale postaraj się być aktywnym podczas wdrożenia systemu. Twój wysiłek nie pójdzie na marne. Będziesz pewien, że masz najlepsze rozwiązanie dla siebie. Doświadczony dostawca oprogramowania na pewno postara się, aby ogromna część pracy została na jego barkach. Z pewnością będzie również pamiętał o konieczności stworzenia rozwiązania zgodnego z potrzebami Twojej firmy. Ty też nad tym czuwaj, abyś mógł cieszyć się z korzyści płynących z wdrożenia systemu CRM!
