Zarządzanie zespołem rozproszonym w obszarze sprzedaży i obsługi klienta
W obecnych czasach coraz popularniejszym jest model pracy z zespołem rozproszonym, czyli takim, którego członkowie nie przebywają na co dzień w jednej lokalizacji. Poza centralą firmy mogą operować zarówno zespoły sprzedażowe - na przykład mobilnych handlowców lub outsourcowane jednostki call center, ale również i wyspecjalizowane zespoły projektowe.
Wady i zalety pracy z zespołem rozproszonym
Model pracy z zespołem rozproszonym ma kilka istotnych zalet, które mogą pozytywnie wpływać na konkurencyjność przedsiębiorstwa. Przede wszystkim jest niezwykle elastyczny, bowiem umożliwia tworzenie zespołów zadaniowych z puli ekspertów nieograniczonej w żaden sposób miejscem ich zamieszkania. Praca bez konieczności odwiedzania centrali firmy wiąże się również z obniżeniem kosztów i oszczędnością czasu - chociażby poprzez eliminację konieczności dojazdów do siedziby głównej czy organizacji w niej odpowiednio dużo przestrzeni dla wszystkich pracowników. Co więcej, najmłodsze pokolenie na rynku pracy wysoko sobie ceni opcję pracy w systemie “home office”, więc udostępnienie mu takiej możliwości może w znacznym stopniu ułatwić procesy rekrutacyjne.
Zanim jednak przedsiębiorstwo będzie mogło korzystać z benefitów pracy z zespołami rozproszonymi, musi się do tego odpowiednio przygotować. Wiąże się ona bowiem z pewnymi wyzwaniami, z którymi trzeba się wcześniej uporać. Jakie to wyzwania i jak w sprostaniu im może pomóc system Aura Business?
Koordynacja i synchronizacja pracy w obszarze obsługi klienta
Sprawna organizacja pracy wszystkich członków zespołu rozproszonego to największe wyzwanie, jakie stoi przed osobą nim zarządzającą. Musi ona przede wszystkim zadbać o to, by cele zespołu i zadania, które ma on wykonać, były jasno określone. Kierownik musi również w sprawny sposób wskazywać zespołowi sprawy priorytetowe oraz synchronizować jego działania.
Aura Business sprawia, że wszystko to staje się łatwiejsze. Podstawowym narzędziem pracy jest tutaj tablica Kanban, która jest czytelną wizualizacją zleceń wykonywanych przez zespół projektowy. Pozwala ona - zarówno kierownikowi jak i pracownikowi - na łatwe zorientowanie się w harmonogramie pracy oraz szybkie wyłowienie spraw priorytetowych. Dzięki zleceniom przedstawionym w widoku Kanban, osoba zarządzająca zespołem rozproszonym ma pełną kontrolę nad tym, czym aktualnie zajmują się (lub powinni się zająć) jego członkowie i na jakim etapie są prowadzone przez nich sprawy. Pozwala to na optymalizację harmonogramów pracy, a tym samym zwiększenie jej efektywności - a wszystko to bez konieczności tracenia czasu na komunikację z poszczególnymi pracownikami i indywidualne omawianie postępów prac, grafików i tak dalej.
Zarządzanie zleceniami w zespole rozproszonym za pomocą systemu Aura Business oznacza benefity również dla osób wykonujących zadania. Aby pracownicy mieli pełny kontakt z centralą firmy, dostęp do aktualnych harmonogramów zadań oraz możliwość przesyłania dokumentów w obie strony, wystarczy im urządzenie z dostępem do Internetu. Zlecenia oraz zadania, które zostają im w sposób zdalny przekazane przez kierownika, opisane są wszystkimi najważniejszymi dla wykonania usługi informacjami. Mogą one dotyczyć, na przykład, adresu klienta i jego danych, szczegółowe wytyczne zlecenia czy też historię wcześniej wykonywanych usług. To spora zaleta dla zespołów operujących zdalnie, ponieważ jego członkowie oszczędzają wiele czasu - zarówno dzięki czytelnej organizacji pracy jak i informacjom dostępnym pod ręką, bez konieczności kontaktu bezpośredniego z pozostałymi członkami zespołu.
Podsumowując - Aura Business jest w pełni wyposażona do tego, aby stać się wirtualną centralą zespołów rozproszonych, które zajmują się wykonywaniem usług. Rozwiązuje bowiem najważniejsze ich problemy - kwestię sprawnej komunikacji oraz optymalnej organizacji pracy.
Zarządzanie zespołem rozproszonym - obszar sprzedaży
W podobny sposób można zarządzać nie tylko zespołami zajmującymi się projektami, ale także działami sprzedaży. Zarządzanie szansami sprzedaży to funkcja Aury Business, która ułatwi pracę działu handlowego. To również tablica Kanban, na której przedstawione są transakcje podzielone na etapy sprzedaży. To proste w założeniach, ale bardzo funkcjonalne narzędzie do zarządzania rozproszonymi zespołami handlowymi i efektywnego synchronizowania ich działań.
Zarządzanie w ten sposób rozwijaniem sieci odbiorców oraz rozbudowywaniem z nimi współpracy niesie ze sobą wiele korzyści - zwłaszcza w sytuacji, w której członkowie działu sprzedaży pracują w modelu rozproszonym. Dzięki szansom sprzedaży zarówno kadra zarządzająca jak i pracownicy mają czytelny wgląd na to, kto powinien zająć się czym i w jakiej kolejności. Wszystkie zadania mogą zostać dowolnie opisane i powiązane z konkretnymi klientami oraz dokumentami, co jest sposobem na wyeliminowanie zbędnej komunikacji pomiędzy przebywającymi w terenie handlowcami.
Kwestia monitorowania pracy oraz analizowania jej wyników
Kolejną kwestią, której czoła musi stawić osoba zarządzająca zespołem rozproszonym, jest monitorowanie oraz analiza działań poszczególnych pracowników. Bez wsparcia się odpowiednim narzędziem jest to niezwykle trudne - trzeba bowiem mocno opierać się na bezpośredniej komunikacji z podwładnymi oraz żmudnym, ręcznym analizowaniu wielu dokumentów. W modelu polegającym na pracy zdalnej działanie w ten sposób nie sprawdza się - jest zbyt wolne oraz może generować błędy.
Aura Business przychodzi tutaj w sukurs oferując liczne raporty dla zarządu. Za ich pomocą kierownicy bez problemu otrzymają informacje o tym, ile czasu na daną czynność poświęcił ich pracownik. Raporty umożliwiają ponadto analizę takich danych jak ilość i rodzaj zleceń lub transakcji zakończonych w danym okresie czasu. Uzyska również informacje na temat wysłanych ofert, utraconych szans sprzedaży czy konwersji lejka. Analizowane w ten sposób dane można dowolnie sortować, ponadto istnieje możliwość tworzenia indywidualnych raportów.
Dzięki automatycznym raportom w systemie Aura Business, kierownicy zespołów rozproszonych dysponują znaczną ilością cennych danych, bez konieczności żmudnego pozyskiwania ich od pracowników czy ze stert dokumentów.
Kwestia sprawnej komunikacji
Charakterystycznym problemem, który często pojawia się w przypadku pracy w zespole rozproszonym, są trudności komunikacyjne. Paradoksalnie, mnogość dostępnych w dzisiejszych czasach kanałów komunikacyjnych może zaowocować pewnym chaosem, w walce z którym kierownik zespołu regularnie traci wiele czasu. W związku z tym niezwykle istotne jest, by już na etapie organizacji pracy wyraźnie wskazać, z których z nich i w jakich przypadkach mają korzystać pracownicy - to podstawa, jeżeli chcemy uniknąć przestojów oraz niedomówień.
Aura Business posiada możliwości odpowiednie do tego, aby stała się główną platformą dla przedsiębiorstwa zatrudniającego zespoły rozproszone. Oferowany przez nas system wyposażony jest w rozbudowany komunikator, dzięki któremu można prowadzić rozmowy z dowolną grupą użytkowników. Dyskusje w łatwy sposób można powiązać z innymi elementami systemu - szansami sprzedaży, zleceniami, kartami kontrahentów i wieloma innymi. Do wiadomości dołączyć można również załączniki. Wszystkie takie rozmowy są archiwizowane i dają się w prosty sposób wyszukiwać. To idealna opcja do tego, aby trafić z komunikatem do odpowiedniej osoby i wskazać jej przedmiot rozmowy.
Przydatne jest również repozytorium plików, które jest łatwo dostępną, ustandaryzowaną dla wszystkich pracowników bazą plików, dokumentów oraz innych materiałów. Dzięki niej wszyscy członkowie zespołu rozproszonego mają pod ręką najpotrzebniejsze materiały, zupełnie tak, jakby przebywali w siedzibie firmy.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie zespołem rozproszonym nie jest, sprawą, do której można podejść bez odpowiedniego przygotowania. Warto jednak je poczynić, bowiem w obecnych czasach organizacja przynajmniej części obszarów działalności firmy w ten sposób może przyczynić się do zwiększenia jej konkurencyjności. Aura Business posiada wszelki potencjał do tego, aby ułatwić owe przygotowania.
