Repozytorium plików
w systemie Aura Business
Baza plików firmowych
Aura Business to kompleksowe rozwiązanie wspierające wiele obszarów biznesowych we współczesnych przedsiębiorstwach. Jednym z modułów, który warto wykorzystywać w codziennej pracy jest repozytorium plików stanowiące bazę dokumentów firmowych. Zadaniem tego narzędzia jest uporządkowanie i usystematyzowanie materiałów niezbędnych pracownikom w realizacji ich obowiązków.
Serdecznie rekomendujemy współpracę z dostawcą oprogramowania — Questy Wdrożenia i Wsparcie IT Sp. z o.o. Wysoki profesjonalizm, biznesowe podejście i elastyczność wobec wymagań klienta, utwierdzają nas w przekonaniu, iż jest to jeden z najlepszych producentów systemów informatycznych na polskim rynku.
Maciej Piątkowski, Interhandler
Sposób organizacji plików
Systematyzacji służy budowa samego mechanizmu. Składają się na niego katalogi oraz podkatalogi będące dowolnie dobieranymi tematycznie folderami z plikami firmowymi. Jako użytkownik systemu możesz dowolnie formułować nazwy poszczególnych katalogów i dopasowywać je do dokumentów, które się w nich znajdują.
Przeszukiwanie tak zbudowanego repozytorium plików jest bardzo proste – każdy dokument oznaczony jest nazwą, miniaturą, datą dodania, typem rozszerzenia oraz autorem. Dodatkowo w systemie znajduje się opcja filtrowania, która pozwala wyszukiwać pożądane materiały po nazwie bądź dacie dodania. Narzędzie to jest niezwykle przydatne w firmach, które posiadają dużą liczbę istotnych dokumentów i aktywnie korzystają z bazy plików stale ją rozbudowując.
Aby repozytorium był kompletnym mechanizmem musiało zostać uzupełnione o specjalne opcje służące zarządzaniu zawartością. W przypadku katalogów dostępne są następujące akcje: przeniesienie, zmiana nazwy, usunięcie, nadanie uprawnień typu odczyt lub edycja. Natomiast w stosunku do pojedynczych plików mogą być podjęte takie działania: przeniesienie, zmiana nazwy, usunięcie, pobranie.
Ułatwieniem jest również to, że poszczególne akcje mogą być dokonywane w stosunku do kilku elementów jednocześnie. Jest to sposób na oszczędność czasu w procesie zarządzania plikami.
Jak wykorzystać repozytorium plików?
Jeżeli baza plików będzie tworzona w sposób systematyczny z zachowaniem porządku i wykorzystaniem podziału na katalogi, przyczyni się to do usprawnień w Twojej organizacj. Nowi pracownicy będą mogli zapoznać się z odpowiednią dokumentacją, obecnie zatrudnieni będą mieli stały i szybki dostęp do plików istotnych w ich pracy, a wszystkie kluczowe informacje gormadzone będę w jednym, ogólnodostępnym miejscu.
To, co jako przedsiębiorstwo umieścicie w repozytorium plików zależy od Was samych. Z pewnością powinny być to materiały, które są istotne ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, a co najważniejsze przydatne pracownikom w ich codziennych obowiązkach.
Mogą nimi być: wzory i szablony dokumentów, instrukcje i standardy działania, zasady bezpieczeństwa, materiały promocyjne, materiały wdrożeniowe, specyfikacje i dokumenty techniczne, prezentacje, materiały dotyczące organizacji firmy i wiele innych.
Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może odpowiedzieć na potrzeby Twojej firmy?
Zamów prezentację