Repozytorium plików
w systemie Aura Business
Baza plików firmowych
Aura Business to kompleksowe rozwiązanie wspierające wiele obszarów biznesowych we współczesnych przedsiębiorstwach. Jednym z modułów, który warto wykorzystywać w codziennej pracy jest repozytorium plików stanowiące bazę dokumentów firmowych. Zadaniem tego narzędzia jest uporządkowanie i usystematyzowanie materiałów niezbędnych pracownikom w realizacji ich obowiązków.
Opinia klienta
„Wdrożenie Aury CRM pozwoliło nam usprawnić komunikację wewnętrzną dotyczącą naszych kontrahentów, a także usystematyzować szeroką wiedzę na ich temat i ich potrzeby. Dzięki CRM mamy dostęp do całej historii danego kontrahenta, a zatem odpowiednio możemy dostosować działania marketingowe. CRM pomaga nam także bardzo sprawnie zdalnie organizować szkolenia w wielu lokalizacjach w Polsce.”
Sposób organizacji plików w systemie
Systematyzacji służy budowa samego mechanizmu. Składają się na niego katalogi oraz podkatalogi będące dowolnie dobieranymi tematycznie folderami z plikami firmowymi. Jako użytkownik systemu możesz dowolnie formułować nazwy poszczególnych katalogów i dopasowywać je do dokumentów, które się w nich znajdują.
Przeszukiwanie tak zbudowanego repozytorium plików jest bardzo proste – każdy dokument oznaczony jest nazwą, miniaturą, datą dodania, typem rozszerzenia oraz autorem. Dodatkowo w systemie znajduje się opcja filtrowania, która pozwala wyszukiwać pożądane materiały po nazwie bądź dacie dodania. Narzędzie to jest niezwykle przydatne w firmach, które posiadają dużą liczbę istotnych dokumentów i aktywnie korzystają z bazy plików stale ją rozbudowując.
Aby repozytorium był kompletnym mechanizmem musiało zostać uzupełnione o specjalne opcje służące zarządzaniu zawartością. W przypadku katalogów dostępne są następujące akcje: przeniesienie, zmiana nazwy, usunięcie, nadanie uprawnień typu odczyt lub edycja. Natomiast w stosunku do pojedynczych plików mogą być podjęte takie działania: przeniesienie, zmiana nazwy, usunięcie, pobranie.
Ułatwieniem jest również to, że poszczególne akcje mogą być dokonywane w stosunku do kilku elementów jednocześnie. Jest to sposób na oszczędność czasu w procesie zarządzania plikami.
Jak wykorzystać repozytorium plików?
Jeżeli baza plików będzie tworzona w sposób systematyczny z zachowaniem porządku i wykorzystaniem podziału na katalogi, przyczyni się to do usprawnień w Twojej organizacj. Nowi pracownicy będą mogli zapoznać się z odpowiednią dokumentacją, obecnie zatrudnieni będą mieli stały i szybki dostęp do plików istotnych w ich pracy, a wszystkie kluczowe informacje gormadzone będę w jednym, ogólnodostępnym miejscu.
To, co jako przedsiębiorstwo umieścicie w repozytorium plików zależy od Was samych. Z pewnością powinny być to materiały, które są istotne ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, a co najważniejsze przydatne pracownikom w ich codziennych obowiązkach.
Mogą nimi być: wzory i szablony dokumentów, instrukcje i standardy działania, zasady bezpieczeństwa, materiały promocyjne, materiały wdrożeniowe, specyfikacje i dokumenty techniczne, prezentacje, materiały dotyczące organizacji firmy i wiele innych.
Korzyści z wdrożenia systemu Aura Business
- Stały dostęp do plików firmowych
- Najważniejsze dane w jednym miejscu
- Porządek w dokumentach firmowych
- Szybki dostęp do niezbędnych informacji
- Nadawanie uprawnień do poszczególnych folderów
- Oszczędność czasu dzięki filtrowaniu
