Repozytorium plików

w systemie Aura Business

Baza plików firmowych

Aura Business to kompleksowe rozwiązanie wspierające wiele obszarów biznesowych we współczesnych przedsiębiorstwach. Jednym z modułów, który warto wykorzystywać w codziennej pracy jest repozytorium plików stanowiące bazę dokumentów firmowych. Zadaniem tego narzędzia jest uporządkowanie i usystematyzowanie materiałów niezbędnych pracownikom w realizacji ich obowiązków.

Repozytorium plików w systemie do zarządzania

Opinia klienta

„Wdrożenie Aury CRM pozwoliło nam usprawnić komunikację wewnętrzną dotyczącą naszych kontrahentów, a także usystematyzować szeroką wiedzę na ich temat i ich potrzeby. Dzięki CRM mamy dostęp do całej historii danego kontrahenta, a zatem odpowiednio możemy dostosować działania marketingowe. CRM pomaga nam także bardzo sprawnie zdalnie organizować szkolenia w wielu lokalizacjach w Polsce.”
Aura Business - rozwiązanie biznesowe dla hairtalk
Iwona Działach, hairtalk

Sposób organizacji plików w systemie

Systematyzacji służy budowa samego mechanizmu. Składają się na niego katalogi oraz podkatalogi będące dowolnie dobieranymi tematycznie folderami z plikami firmowymi. Jako użytkownik systemu możesz dowolnie formułować nazwy poszczególnych katalogów i dopasowywać je do dokumentów, które się w nich znajdują.

Przeszukiwanie tak zbudowanego repozytorium plików jest bardzo proste – każdy dokument oznaczony jest nazwą, miniaturą, datą dodania, typem rozszerzenia oraz autorem. Dodatkowo w systemie znajduje się opcja filtrowania, która pozwala wyszukiwać pożądane materiały po nazwie bądź dacie dodania. Narzędzie to jest niezwykle przydatne w firmach, które posiadają dużą liczbę istotnych dokumentów i aktywnie korzystają z bazy plików stale ją rozbudowując.

Aby repozytorium był kompletnym mechanizmem musiało zostać uzupełnione o specjalne opcje służące zarządzaniu zawartością. W przypadku katalogów dostępne są następujące akcje: przeniesienie, zmiana nazwy, usunięcie, nadanie uprawnień typu odczyt lub edycja. Natomiast w stosunku do pojedynczych plików mogą być podjęte takie działania: przeniesienie, zmiana nazwy, usunięcie, pobranie.

Ułatwieniem jest również to, że poszczególne akcje mogą być dokonywane w stosunku do kilku elementów jednocześnie. Jest to sposób na oszczędność czasu w procesie zarządzania plikami.

Repozytorium plików w systemie CRM

Jak wykorzystać repozytorium plików?

Jeżeli baza plików będzie tworzona w sposób systematyczny z zachowaniem porządku i wykorzystaniem podziału na katalogi, przyczyni się to do usprawnień w Twojej organizacj. Nowi pracownicy będą mogli zapoznać się z odpowiednią dokumentacją, obecnie zatrudnieni będą mieli stały i szybki dostęp do plików istotnych w ich pracy, a wszystkie kluczowe informacje gormadzone będę w jednym, ogólnodostępnym miejscu.

To, co jako przedsiębiorstwo umieścicie w repozytorium plików zależy od Was samych. Z pewnością powinny być to materiały, które są istotne ze względu na rodzaj prowadzonej działalności, a co najważniejsze przydatne pracownikom w ich codziennych obowiązkach.

Mogą nimi być: wzory i szablony dokumentów, instrukcje i standardy działania, zasady bezpieczeństwa, materiały promocyjne, materiały wdrożeniowe, specyfikacje i dokumenty techniczne, prezentacje, materiały dotyczące organizacji firmy i wiele innych.

Korzyści z wdrożenia systemu Aura Business:

  • Stały dostęp do plików firmowych
  • Najważniejsze dane w jednym miejscu
  • Porządek w dokumentach firmowych
  • Szybki dostęp do niezbędnych informacji
  • Nadawanie uprawnień do poszczególnych folderów
  • Oszczędność czasu dzięki filtrowaniu

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może odpowiedzieć na potrzeby Twojej firmy?

Umów konsultację

Aura Business jest systemem wspierającym polskie przedsiębiorstwa od ponad 20 lat. Aura Business jest produktem poznańskiej firmy Questy, istniejącej na rynku od 2002 roku.

Dziś firma Questy ma na swoim koncie kilkaset udanych wdrożeń systemu Aura Business w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.

+48 506 504 540
  • Blog
  • Vlog
  • Wywiady
  • FAQ
  • RODO
  • Dofinansowanie
  • Bezpieczeństwo
  • Finansowanie
  • Dla Partnera