Dashboard dyrektora sprzedaży z AI: dopasuj go do swoich procesów

Dashboard dyrektora sprzedaży z AI w Aura Business to punkt wyjścia, który dopasowujemy do procesów i wskaźników Twojej firmy, a potem rozwijamy razem z Tobą. Zbiera w jednym widoku wyniki zespołów, stan lejka i szanse wymagające reakcji. AI wskazuje, gdzie patrzeć, a decyzje zostają po stronie dyrektora sprzedaży i zarządu.

Questy Software tworzy oprogramowanie dla firm od 2002 roku i przeprowadziła ponad 5000 projektów wdrożeniowych. W tym artykule pokazujemy, co dyrektor sprzedaży widzi na dashboardzie od pierwszego dnia, co można dopasować do organizacji z wieloma zespołami lub oddziałami i jak wygląda rozwój funkcji w projekcie.

Dlaczego organizacja z wieloma zespołami potrzebuje innego dashboardu

W firmie z kilkoma zespołami, oddziałami lub liniami biznesowymi problemem nie jest brak danych, tylko ich niespójność. Każdy oddział nazywa etapy po swojemu, inaczej liczy cele i raportuje w innym terminie. Dyrektor widzi wynik historyczny, ale nie ma pewności, czy prognoza opiera się na porównywalnych danych. Przed posiedzeniem zarządu ktoś składa zestawienia z kilku źródeł i każda zmiana w jednym oddziale wymaga ręcznej korekty całości.

Dashboard managera AI w Aura Business porządkuje ten obraz na wspólnych zasadach, które ustalamy razem z Tobą. Zespoły zachowują swoją specyfikę, a zarząd dostaje dane, które da się porównać.

Co dyrektor sprzedaży widzi od pierwszego dnia?

Dashboard managera AI zaczyna od kilku kluczowych wniosków, a dopiero potem pokazuje szczegóły. Dyrektor określa zakres analizy: okres (od tygodnia po rok lub dowolny przedział dat), kampanię sprzedażową i typy zdarzeń. AI przygotowuje wnioski dokładnie dla tego zakresu, więc można sprawdzić bieżącą sytuację albo dowolny wcześniejszy okres.

Na dashboardzie dyrektor sprzedaży znajduje odpowiedzi na pięć pytań:

Dopasowanie wskaźników, etapów i sposobu liczenia celów

Dashboard managera AI w Aura Business dopasowujemy do tego, jak Twoja organizacja naprawdę sprzedaje, a nie odwrotnie. Funkcja działa na etapach, polach i zasadach, które są w systemie. Im lepiej odwzorują Twój proces, tym trafniejsze wnioski.

W praktyce ustalamy z Tobą cztery obszary:

• Etapy sprzedaży: własne etapy dla różnych linii produktowych lub oddziałów, z jedną wspólną mapą do raportowania zarządczego.
• Pola i przyczyny utraty szans: wspólna lista przyczyn oraz pola specyficzne dla branży, np. źródło pozyskania, typ klienta albo region. Na takich polach można potem opierać analizę wygranych i utraconych szans.
• Sposób liczenia celów: cele ustalane osobno dla handlowca, zespołu, oddziału albo kampanii, według zasad przyjętych w firmie.
• Wskaźniki i widoki: zestaw wskaźników dla dyrektora, dla kierowników zespołów i dla zarządu, z podziałem na to, co jest wynikiem, a co sygnałem ostrzegawczym.

Zakres dopasowania określamy według jednego schematu, który stosujemy w całej ofercie:

Szczegółowy zakres każdego obszaru potwierdzamy na prezentacji i w analizie przedwdrożeniowej.

Jak dopasować dashboard do firmy z wieloma oddziałami lub działem serwisu?

Poniższe scenariusze są ilustracją typowych sytuacji, a nie opisem konkretnego klienta.

Widok dla zarządu: kilka zespołów, oddziałów i raportowanie w górę

Zarząd potrzebuje jednego obrazu sprzedaży całej organizacji, który da się rozłożyć na zespoły i oddziały. Dashboard dyrektora sprzedaży z AI może pokazywać wynik na kilku poziomach: firmy, oddziału, zespołu i handlowca. Wspólne definicje etapów i przyczyn utraty sprawiają, że porównania mają sens.

Na poziomie zarządczym dyrektor może:

• porównać skuteczność i wartość lejka między oddziałami lub liniami biznesowymi,
• sprawdzić, w którym zespole szanse tracą dynamikę i gdzie rośnie wartość szans zaniedbanych,
• przygotować raport dla zarządu z tych samych danych, którymi na co dzień pracują zespoły, bez ręcznego składania arkuszy.

Scorecard i plan działań działają dziś na poziomie handlowców i szans. Rozszerzenie ich o porównania zespołów i oddziałów oraz o widoki dopasowane do struktury Twojej firmy realizujemy projektowo.

AI na danych z całego systemu

Aura Business łączy sprzedaż, serwis, marketing i B2B w jednym systemie, dlatego wnioski AI mogą opierać się na szerszym obrazie klienta niż sam lejek sprzedażowy. Dla dyrektora sprzedaży oznacza to możliwość spojrzenia na szanse w kontekście tego, co dzieje się z klientem w pozostałych obszarach firmy.

Przykładowe kierunki, które omawiamy z klientami:

• sygnały z serwisu, np. zbliżający się przegląd lub zakończona gwarancja urządzenia, jako podstawa do szansy dosprzedaży,
• aktywność marketingowa, która poprzedziła wygraną szansę,
• historia zamówień klienta w kanale B2B obok otwartej szansy.

Które z tych połączeń włączamy i jak je konfigurujemy, zależy od modułów używanych w Twojej organizacji i od danych, które są w systemie. Standardowy dashboard analizuje dane sprzedażowe. Włączenie danych z serwisu, marketingu i B2B należy do personalizacji, którą projektujemy razem z Tobą.

Rozwój funkcji razem z klientem: od analizy do rozbudowy

Wdrożenie Aura Business opieramy na współpracy z Twoim zespołem. Jako producent systemu poznajemy potrzeby organizacji i wspólnie ustalamy zakres zmian. Zaczynamy od najważniejszych funkcji dashboardu, a kolejne rozszerzenia planujemy na podstawie doświadczeń z codziennej pracy. Projekt obejmuje cztery etapy:

1. 01

   Analiza

   Poznajemy Twój proces sprzedaży, strukturę zespołów, obecne raporty i wskaźniki, które zarząd naprawdę sprawdza.

2. 02

   Projekt

   Ustalamy etapy, pola, przyczyny utraty, zasady liczenia celów i układ widoków. Wskazujemy, co działa w standardzie, co konfigurujemy, a co robimy projektowo.

3. 03

   Wdrożenie

   Konfigurujemy system i dashboard, a z Twoim zespołem przechodzimy na danych, które zna. Dedykowany zespół ekspertów i opiekun projektu pracują w języku polskim.

4. 04

   Rozwój

   Po uruchomieniu zbieramy wnioski z codziennej pracy i dokładamy kolejne widoki, wskaźniki i analizy, np. dla nowych oddziałów albo kolejnych modułów.

Taki rytm pozwala zacząć od widoków, które dają wartość od razu, i poszerzać zakres, gdy zespoły się do niego przyzwyczają.

Bezpieczeństwo danych w Aura Business i przy analizie AI

Dashboard managera AI w Aura Business działa w środowisku zgodnym z RODO, a Questy Software ma certyfikat ISO/IEC 27001. Dla organizacji, które wymagają audytowalności i kontroli nad danymi, ma to znaczenie już na etapie wyboru dostawcy.

W kontakcie z AI stosujemy trzy zasady:

• Kodowanie danych wrażliwych. Dane takie jak nazwy firm i osób są kodowane przed wysłaniem do AI i odkodowywane w odpowiedzi. Użytkownik może podejrzeć, jakie dane trafiają do analizy.
• Ocena wielkości próby. Przy analizie wygranych i utraconych szans widać, czy wynik jest mocnym sygnałem, czy hipotezą do sprawdzenia.
• Decyzje zostają przy człowieku. AI wskazuje, gdzie patrzeć i co sprawdzić. Dyrektor i zarząd decydują o ludziach, priorytetach i klientach.

Dane systemu Aura Business przechowujemy wyłącznie w serwerowniach na terenie Unii Europejskiej, a dostęp do funkcji kontrolujesz przez role i uprawnienia użytkowników. Pełny opis zabezpieczeń znajdziesz na stronie bezpieczeństwo w Aura Business.

Jakość wniosków zależy od danych w systemie. Uzupełnione etapy, przyczyny utraty i zaplanowane zadania dają dashboardowi materiał do trafnych podpowiedzi, dlatego uporządkowanie tych elementów jest częścią naszej analizy.

Jak wygląda start rozmowy o wdrożeniu

Rozmowę zaczynamy od Twoich pytań do danych, a nie od listy funkcji. Zwykle są to: czy prognoza jest wiarygodna, gdzie szanse tracą tempo i czym różnią się oddziały. Do pierwszego spotkania warto przygotować kilka rzeczy:

• obecne etapy sprzedaży w poszczególnych zespołach lub oddziałach,
• raporty, które zarząd dziś dostaje, i te, których brakuje,
• systemy, z których płyną dane (ERP, obecny CRM, arkusze),
• osoby po stronie biznesu i IT, które powinny wziąć udział w analizie.

Na tej podstawie wskazujemy, jak mógłby wyglądać pierwszy etap dashboardu dyrektora sprzedaży z AI w Twojej firmie.

---

Często zadawane pytania (FAQ)