Koordynacja pracy zdalnej. Rola systemu CRM.
Jakie narzędzia usprawnią zarządzanie zdalnym zespołem?
Postępujące na świecie zmiany coraz mocniej rozpowszechniają model pracy zdalnej. Kiedyś - forma zatrudnienia charakterystyczna głównie dla programistów. Teraz, po części wymuszony przez sytuację gospodarczą, styl działania wielu innych profesji. Nie ma wątpliwości, że praca zdalna istotnie zaznaczy swoją obecność na rynku zatrudnienia.
Plusy i minusy pracy zdalnej
Zmiana sposobu działania pracowników i rozpoczęcie pracy z domu ma zarówno plusy jak i minusy. Z perspektywy przedsiębiorcy, zaletą może być:
- obniżenie lub zlikwidowanie kosztów wynajmu powierzchni biurowej,
- szansa na zatrudnienie specjalistów w swojej branży, bez ograniczeń terytorialnych,
- zmniejszenie wydatków na prowadzenie biura.
Jest też jednak kilka wad takiej formy współpracy:
- ograniczona kontrola nad działaniami pracowników,
- zanikające relacje międzyludzkie i atmosfera zespołu,
- utrudnione motywowanie pracowników.
Aby zmiana organizacji pracy nie przełożyła się negatywnie na wynik finansowy, konieczne jest wdrożenie rozwiązań odpowiadających tym potrzebom. Na szczęście jest wiele przydatnych narzędzi do zarządzania pracą zdalną - jednym z nich jest Aura Business.
Komunikacja w zespole to podstawa
Kluczem do utrzymania wysokiego poziomu realizacji zadań przez pracowników jest sprawna komunikacja. Choć zespół nie widzi się osobiście, musi ustalić sobie kanał, poprzez który przekazuje bieżące informacje. To bardzo ważne, aby podtrzymywać stały kontakt ze współpracownikami i regularnie wymieniać się postępami prac bądź szybko alarmować o nieprawidłowościach. W ten sposób, mimo rozproszenia, utrzymuje się stałą kontrolę nad procesami firmy.
IT odpowiada na potrzeby
Zdalna koordynacja pracy byłaby niemożliwa bez systemów informatycznych. To jedyny sposób na utrzymanie w ryzach przedsiębiorstwa i zachowanie kontroli nad procesami. Programy usprawniające pracę projektową, nadzorujące czas wykonywanych zadań czy umożliwiające zdalne spotkania - to tylko kilka przykładów obszarów obsługiwanych przez IT. Im większy zespół, tym bardziej przydaje się elastyczne rozwiązanie, które można dostosować do jego użytkowników. Łatwiej jest przekonać pracowników do działania zgodnie ze znanymi im procedurami, niż wprowadzać całkowicie nowy system pracy i oczekiwać szybkiego przyswojenia tych zasad. Aura Business jest dedykowanym rozwiązaniem, które doskonale sprawdza się w średnich i dużych przedsiębiorstwach, wspierając ich działania przy rozproszonym zespole.
CRM w pracy zdalnej
Choć system CRM w pierwszym skojarzeniu przywodzi na myśl zarządzanie relacjami z klientami, to jest też skarbnicą wiedzy o wewnętrznej sytuacji przedsiębiorstwa. To doskonałe narzędzie do koordynacji pracy zespołu - również tego, działającego zdalnie. Jest swoistym spoiwem organizacji, zestawiającym skuteczność wszystkich prowadzonych przedsięwzięć, a także alarmującym o pojawiających się odchyleniach. Funkcje Aura Business CRM istotnie wykraczają poza ramy standardowych programów CRM skupiających się głównie na procesach sprzedaży. To kompleksowe rozwiązanie które sprawdza się również w zarządzaniu pracownikami.
Jak koordynować zdalny zespół?
Jeśli zarządzasz przedsiębiorstwem, które musiało przeorganizować swoją strukturę, a pracownicy udali się na home office, przed Tobą spore wyzwanie. Zarządzając rozproszonym zespołem warto pamiętać o kilku elementach:
- Okreś konkretne zasady współpracy - przedstaw pracownikom plan działania w nowej rzeczywistości, sposób pracy, formy raportowania i narzędzia, którymi mają się posługiwać.
- Monitoruj działania pracowników - korzystaj z narzędzi ułatwiających weryfikację postępów prac i reaguj tam, gdzie zauważysz coś niepokojącego.
- Bądź w stałym kontakcie - nie zapominaj o podtrzymywaniu relacji z pracownikami i dopilnuj aby działy kontaktowały się ze sobą, nie tracąc zespołowego ducha.
- Zapewnij szkolenie - jeśli zdalna forma pracy jest dla Twojej firmy zupełną nowością, warto gruntownie wdrożyć w nią pracowników, by wyeliminować ryzyko nieporozumień.
- Reaguj i modyfikuj procesy - bądź elastyczny i nieustannie staraj się udoskonalać wypracowane procedury.
Praca zdalna handlowców
Dobre narzędzie do zdalnej pracy handlowców to punkt wyjścia skutecznej organizacji sprzedaży. Kiedy pracownicy działają w rozproszeniu i nie znają aktualnego zajęcia ani planów kolegi czy koleżanki z działu, a muszą zaplanować im jakieś działanie, bardzo przydatne jest współdzielenie kalendarzy. Jeżeli użytkownikom zostaną nadane odpowiednie uprawnienia, mogą mieć wgląd w zaplanowane, publiczne zadania współpracowników. Każdy wybiera swój kolor zadań w kalendarzu, dzięki czemu łatwo rozróżnić poszczególne taski. Ponadto poszczególne typy zadań mają też swoje ikonki mówiące o tym, czy np. jest to spotkanie czy też rozmowa telefoniczna. W ten sposób szybkim spojrzeniem na tak skonfigurowany kalendarz można sprawdzić, czy jest szansa aby w danym terminie umówić handlowcowi kolejne spotkanie.
Pracując na odległość dużo trudniej też delegować zadania i koordynować podejmowane tematy. Aby nie dopuścić do sytuacji, gdzie przykładowo dwóch przedstawicieli rozmawia z tym samym klientem, albo odpisuje na tego samego maila, system CRM posiada kilka usprawnień przydatnych w pracy zdalnej.
Centralnym punktem zarządzania leadami są kampanie sprzedażowe i praca na szansach sprzedaży. W zależności od rodzaju produktu czy usługi i ścieżki zakupowej, charakterystycznej dla Twojej branży, można wyznaczyć tam poszczególne etapy na drodze do sukcesu sprzedażowego. Wchodząc w widok Kanban przełożony od razu widzi w jakiej fazie znajdują się konkretne tematy i który handlowiec za nie odpowiada.
Ponadto wewnątrz każdej szansy sprzedaży pracownicy rejestrują zdarzenia powiązane z daną firmą i notują wszystkie ustalenia z klientem. To ogromne ułatwienie w momencie gdy w późniejszym etapie ktoś np. musi zastąpić handlowca, który udał się na urlop. Współpracownik przejrzy tylko najważniejsze zdarzenia i szybko odnajdzie się w temacie. Pomocna jest tutaj również integracja z pocztą poprzez protokół IMAP, dzięki której widoczne są również wiadomości mailowe powiązane z kontrahentem. Łatwo zatem sprawdzić, czy ktoś już odpisywał klientowi na konkretnego maila.
Te narzędzia do pracy zdalnej znacznie usprawniają proces koordynacji zadań. Oszczędzają sporo czasu pracowników, którzy nie muszą w każdym temacie kontaktować się ze sobą i odrywać co chwilę od wykonywanych obowiązków. Najważniejsze ustalenia można samodzielnie sprawdzić, jeśli handlowcy prowadzą uporządkowane kampanie szans sprzedaży. To wygoda zarówno dla pracowników jak i pracodawcy.
Zdalne zarządzanie projektami
Zespoły pracujące projektowo, odpowiedzialne za dostarczanie usług potrzebują nieco innego narzędzia. Tutaj świetnie sprawdzą się tablice Kanban pokazujące poziom realizacji ich zleceń. Pracownicy rejestrują w nich czas poświęcony na konkretny projekt oraz szacują ile go jeszcze potrzebują do zakończenia. Na widoku ogólnym od razu widać na jakim etapie są wszystkie zlecenia oraz jak wygląda obłożenie godzinowe pracowników.
Dzięki temu pracownicy mają jasno określone priorytety i dokładnie wiedzą czym powinni się zająć. Kierownik natomiast ma podgląd na raporty analizujące przepływ pracy osób odpowiedzialnych za zlecenia.
Monitoruj zaangażowanie pracowników
To, że nie siedzicie razem w biurze i nie widzicie siebie nawzajem nie musi oznaczać kompletnego braku kontroli nad działaniami pracowników. CRM do pracy zdalnej posiada kilka funkcji umożliwiających nadzorowanie poziomu realizacji obowiązków zarówno osób z działu handlowego jak i marketingu czy zespołów projektowych.
Przykładowo, jako kierownik możesz monitorować czas poświęcony na zadania współpracowników za pomocą takich narzędzi jak:
- Realizacja celów - wyznacz pracownikom pułapy które mają osiągnąć w swoich obszarach i wspólnie kontrolujcie ich postępy dążąc do osiągania najlepszych wyników.
- Aktywność handlowców - raport prezentujący liczbę zarejestrowanych przez handlowców zdarzeń z podziałem na typy (ile wysłali ofert, ile przeprowadzili spotkań i jak często kontaktują się telefonicznie z klientami).
- Zdarzenia pracowników - czyli lista zapisanych zdarzeń przez wszystkich pracowników z możliwością podejrzenia sporządzanych przez nich notatek. To dobre miejsce na wyłapanie potencjalnych problemów, których być może pracownik bezpośrednio Ci nie zgłosił, ale odnotował w systemie.
- Napływ i odpływ czasu pracy - podsumowanie liczby godzin pracy zarejestrowanych przez pracowników i wykonanych przez nich w tym czasie zadań.
Praca zdalna bez ograniczeń
Wszystkie wspomniane powyżej elementy to tylko przykłady wykorzystania systemu CRM do pracy zdalnej i koordynacji pracy rozproszonego zespołu. Aura Business pozwala na elastyczne dostosowanie jej funkcji do specyfiki każdego przedsiębiorstwa. Posiada wiele modułów, z których możesz wybrać tylko te odpowiadające procesom Twojej organizacji, uzyskując tym samym rozwiązanie szyte na miarę.
Być może z punktu widzenia Twojej firmy przydatna okaże się funkcja zarządzania urlopami - moduł pozwalający na zgłaszanie terminów i rodzajów urlopu w formie elektronicznej. Pracownik rejestruje termin w jakim chce wziąć dzień wolny, a jego przełożony akceptuje go lub odrzuca. Wszystko odbywa się bez konieczności składania papierowych wniosków, zatem świetnie się sprawdza przy pracy zdalnej.
Jeżeli natomiast Twoja firma dysponuje wieloma materiałami np. marketingowymi, szablonami ofert, czy grafikami potrzebnymi kilku osobom z różnych działów, pracę może usprawnić repozytorium plików wewnątrz systemu CRM. To przestrzeń do współdzielenia plików, skąd każdy uprawniony pracownik może pobrać niezbędne materiały. Nie musi zatem pytać współpracowników i szukać osoby, która posiada na swoim dysku np. szablony plików firmowych. Zdalny zespół może sobie poradzić samodzielnie, dysponując tylko dobrym narzędziem.
Jaka przyszłość nas czeka?
Już teraz można zauważyć, że coraz więcej przedsiębiorstw przekonuje się do zdalnego trybu pracy. Firmy widząc duże oszczędności na kosztach stałych, a równocześnie utrzymany wysoki poziom jakości działań pracowników, zaczynają rozważać pozostawienie takiego stanu rzeczy na dłużej, albo przynajmniej hybrydowo. Bardzo możliwe, że wiele z nich całkowicie zrezygnuje z wynajmu powierzchni biurowych, a inni umożliwią pracownikom łączenie home office z wizytami w centrali, ale już w mniejszym natężeniu. Wypracowanie dobrego kanału komunikacji i skutecznej koordynacji pracy zdalnej wydaje się już być koniecznością. Warto zatem rozważyć wdrażanie małymi krokami zmian kierujących Twoją firmę w stronę nowocześnie działającej organizacji dostosowanej do najnowszych trendów.
