Wybierz system do reklamacji, który będzie rozwijał się razem z Twoją firmą
Wiele mówi się ostatnimi czasy o systemach informatycznych, które stanowią serce firmy. Zarówno jeżeli chodzi o sprzedaż i obsługę klienta, jak również zarządzanie wieloma zróżnicowanymi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie, takimi jak reklamacje. Mówi się o nich jednak również ze sceptycyzmem i jest to zazwyczaj głos tych, którzy zawiedli się na rozwiązaniach, które oferuje rynek. Czy wynika to ze słabości systemów? Nie, przede wszystkim z faktu, że niezadowoleni przedstawiciele firm skorzystali z gotowych rozwiązań, które sprawdzały się w danym momencie. Jednak przez brak elastyczności i możliwości rozwoju – okazywały się z biegiem czasu coraz mniej funkcjonalne. System do reklamacji musi rozwijać się razem z firmą, w przeciwnym razie nie pomoże jej w należytym stopniu.
Co daje mi system do reklamacji?
Na początek wyjaśnijmy podstawową kwestię – jak właściwie można wykorzystać system do reklamacji i czy rzeczywiście jest on tak przydatnym narzędziem? Oczywiście! Szczególnie jeśli mowa o firmach specjalizujących się w produkcji oraz naprawie urządzeń, gdzie reklamacje – niestety – się zdarzają. Pozwala ustalać i przestrzegać procedury reklamacyjne, ułatwia przepływ informacji i daje nam pełną wiedzę odnośnie tego, co należy zmienić w firmie i w jaki sposób możliwe jest ulepszenie produktu.
System do reklamacji umożliwia generowanie raportów oraz wskaźników efektywności, a co za tym idzie – poprawę efektywności naszych działań oraz zminimalizowanie ryzyka występowania kolejnych usterek. Najważniejsze jednak, aby narzędzie to było dopasowane do potrzeb i elastyczne – bez tego nawet najlepsze rozwiązanie tego typu nie przyniesie nam oczekiwanych efektów.
System, który rozwija się razem z tobą
Zazwyczaj myślimy o tym co jest teraz, nie wybiegając zbyt daleko w przyszłość. Tyczy się to również przedsiębiorców i jest dużym błędem, mocno hamującym rozwój. Wybierając gotowy system do reklamacji, którego producent nie przewiduje aktualizacji i dedykowanych indywidualnemu klientowi zmian w późniejszym czasie, popełniamy duży błąd.
Firma bowiem rozwija się, pojawia się więcej klientów, powstają nowe działy, a serwis czy dział produkcji otrzymuje nowe zadania. System musi być otwarty na tego rodzaju zmiany i dawać możliwość wprowadzania nowych funkcji. Niektóre z nich na początku mogą wydawać się niepotrzebne, więc przedsiębiorca nie chce ponosić dodatkowych kosztów, co jest zupełnie logiczne. Tymczasem dużą część dostępnych na rynku programów to gotowe narzędzia, których życie kończy kończy się w momencie, w którym się rozpoczęło – z takich nie warto korzystać.
Przykład? Bardzo uniwersalny – responsywność i mobilność. Jeszcze kilka lat temu systemy informatyczne były obsługiwane przede wszystkim z poziomu komputera, bowiem mobilne rozwiązania nie były tak popularne jak teraz. Warto więc wyobrazić sobie sytuację, w której posiadamy program np. do reklamacji i nie możemy korzystać z niego w telefonie czy na tablecie, bo jego producent nie daje nam takiej szansy na jego dopasowanie do mniejszych ekranów.
Potrzebujesz zmian? Dokonaj ich w każdej chwili!
Niezależnie od tego jak długo rozwija się firma i po jakim czasie zechcemy skorzystać z nowych funkcji, powinniśmy mieć do tego pełne prawo w każdej chwili. Musisz rozbudować swój system do reklamacji o niestandardowe funkcje? Chcesz mieć możliwość korzystania z dodatkowych dokumentów lub nie podoba ci się działanie któregoś z dostępnych narzędzi? Jeżeli postawisz na rozwiązanie odpowiedniego producenta, elastycznego w kwestii rozwoju i zmian, wystarczy że się do niego zwrócisz. W kilka dni powinieneś móc cieszyć się systemem zoptymalizowanym pod kątem potrzeb i procesów zachodzących w firmie.
Możliwość integracji z innymi systemami
Rozwój firmy niesie za sobą również konieczność stosowania kolejnych programów i systemów informatycznych, które znacznie usprawniają pracę przedsiębiorstwa. Ważne jest więc, aby system do reklamacji mógł bezproblemowo współpracować z innymi rozwiązaniami np. służącymi do kontrolowania procesów sprzedaży. Producent systemu powinien więc dawać możliwość dopasowania innych narzędzi i rozbudowy ich o kolejne funkcje – jeżeli nie jest w stanie tego zagwarantować, poszukajmy gdzie indziej.
Dopasowany czy gotowy produkt?
Podobnie jak kwestia rozwoju i aktualizowania systemu do reklamacji, również ważna jest ta związana z wyborem podstawowego rozwiązania. Spośród producentów nie wszyscy oferują dedykowane systemy, dając ograniczone możliwości, posiadające określone, nie zawsze przydatne funkcje. Dlatego też zaopatrując się w takie narzędzie, skorzystajmy z oferty, która pozwoli nam wybrać tylko te wartościowe funkcje. Ponadto warto dowiedzieć się czy możemy ukształtować program w taki sposób, aby był on dla nas jak najbardziej przydatny. W ten sposób zapłacimy dokładnie za to, czego potrzebujemy i co pozwoli nam w rozwoju firmy, a nie za to, za co musimy zapłacić.
Podsumowując – dobry program do reklamacji to taki, który można konfigurować zarówno na początku, jak i na końcu jego użytkowania.
