Raportowanie sprzedaży w firmie. Jak robić to sprawniej?
Systemy do zarządzania firmą i raportowania wyników
Raporty sprzedażowe w CRM są dla nas solidną dawką wiedzy. W tym odcinku vloga pokażemy Ci kilka przykładowych raportów sprzedażowych wykorzystywanych na co dzień przez wielu managerów. Pokażemy też, że raportowanie nie musi być czasochłonne, a Ty możesz zyskać kilka godzin na ważniejsze tematy niż zbieranie danych.
Kluczowych wskaźników, które monitorują właściciele firm jest kilka. I to jest zdrowe podejście. Więcej nie znaczy lepiej. Wybierz kluczowe raporty dla swojej firmy. Pozostałe traktuj jako informacje uzupełniające, gdy będzie taka potrzeba.
Dlaczego warto raportować sprzedaż w CRM?
Zarządzanie sprzedażą z wykorzystaniem systemu CRM pozwala wprowadzić spójny i uporządkowany plan pozyskiwania klientów. Każdy z handlowców postępuje w podobny sposób i dokładnie wie czym powinien zająć się w pierwszej kolejności. Dane zbierane przez CRM są dostarczane kierownikom w postaci przystępnych raportów. Proste jest więc monitorowanie i wdrażanie usprawnień oraz mierzenie rezultatów.
Główne zalety korzystania z raportów w CRM:
- oszczędność czasu - raporty generują się automatycznie,
- aktualność - zyskujesz dostęp do zawsze aktualnych danych (nie musisz czekać całego dnia aż każdy zda relację),
- mobilność - dzięki temu, że system CRM jest rozwiązaniem mobilnym, zyskujesz dostęp do danych z każdego urządzenia z dostępem do Internetu.
Raporty generowane na podstawie kampani sprzedażowej
System CRM jest stworzony do skutecznego zarządzania procesem pozyskiwania nowych klientów, partnerów czy transakcji. Tablica kanban, która wyświetla wszystkie szanse sprzedaży jest drogowskazem działania dla handlowców i kopalnią wiedzy dla kierowników. Na podstawie danych gromadzonych w tym obszarze w CRM możesz znaleźć już gotowe raporty. Jeżeli okaże się, że potrzebujesz więcej - możemy je dla Ciebie przygotować.
Poniżej przedstawiamy przykłady raportów wykorzystywanych do mierzenia procesu pozyskiwania nowych klientów.
Napływ szans sprzedaży- to lista szans sprzedaży, które zostały dodane do lejka w danym okresie.
Lejek szans sprzedaży - ile szans i o jakiej wartości znajduje się na poszczególnych etapach, ułatwia prognozowanie.
Przyczyny utraty - lista pogrupowanych powodów utraty potencjalnych klientów, pozwala analizować obszary, na jakich przegrywasz z konkurencją.
Konwersja lejka - jaki % szans sprzedaży zostaje wygranych lub przegranych na danym etapie, pomaga wyłonić wąskie gardła procesu.
Raporty generowane na podstawie dokumentów
W systemie CRM można zarządzać takimi dokumentami jak zamówienia, oferty czy faktury. Na ich podstawie tworzone są automatyczne raporty sprzedażowe.
Ranking kontrahentów
Ranking handlowców
Ranking kategorii produktowych
Dynamika sprzedaży
W podobny sposób wyświetlane są raporty z pozostałych dokumentów. Jeżeli jest to dla Ciebie ważne, możesz na widgecie wyświetlić także jeden z poniższych raportów:
- Ofertowanie wg PH
- Ofertowanie wg kontrahentów
- Ofertowanie wg kategorii produktowej
- Ofertowanie wg pozycji
- Ofertowanie w okresie
- Zamówienia wg PH
- Zamówienia wg kontrahentów
- Zamówienia wg kategorii produktowej
- Zamówienia wg pozycji
- Zamówienia w okresie
Raporty generowane na podstawie zdarzeń pracowników
Koordynacja i planowanie w CRM jest szybkie i wygodne. Pracownicy korzystają z kalendarzy, gdzie mogą planować zadania wg typu np. spotkania, przygotowanie oferty i inne. Oprócz zadań w systemie są również zdarzenia, czyli wykonane zadania zawierające notatkę pracownika.
Jako kierownik masz możliwość na widgecie wyświetlić listy zadań lub zdarzeń z podziałem na konkretne typy oraz osoby.
Ponadto system tworzy raporty wskazujące liczbę wykonanych aktywności danego typu przez pracowników.
Raporty generowane na podstawie ustalonych celów handlowych
W narzędziu do organizowania pracy działu sprzedaży nie może zabraknąć celów handlowych takich jak wartość sprzedaży w okresie lub pomocniczych - liczba wykonanych zdarzeń (spotkań, przekazanych ofert itd). Aktualny status realizacji celu również możesz wyświetlić na swoim pulpicie, który widzisz przy każdym zalogowaniu się do systemu.
Indywidualne raporty sprzedażowe dla firm
Jak już wspominaliśmy, możliwe jest także przygotowanie nowych lub dostosowanie istniejących raportów, w taki sposób, aby odpowiadały na potrzeby Twojego biznesu i dostarczały najważniejszych informacji.
Przykładowe raporty:
- Rentowność współpracy z klientem
- Pracochłonność zleceń
- Miękka windykacja - lista niezapłaconych faktur
Raportowanie sprzedaży w CRM jest automatyczne, dzięki czemu oszczędza czas, który możesz poświęcić na planowanie działań usprawniających sprzedaż. Na pulpicie pracy, który widzisz od razu po wejściu do systemu powinny znajdować się najważniejsze raporty - to Twój dashboard managera. Tylko na podstawie aktualnych danych możesz podejmować dobre decyzje biznesowe. Dlaczego więc nie zautomatyzować tego obszaru?
Zapraszamy do zapoznania się z pozostałymi naszymi materiałami na temat pracy z systemem CRM. Poruszyliśmy, między innymi, tematy:
