Dedykowane systemy CRM a gotowe rozwiązania
Zastanawiając się nad sposobem spędzenia urlopu zastanawiamy się czy wybrać gotową ofertę biura turystycznego, w której dokładnie zaplanowano gdzie zamieszkamy, jaki będzie nasz plan dnia i co zjemy, czy też samodzielnie zdecydować o tym wszystkim. Część z nas postawi na pierwszą opcję, która idealnie wpasuje się w nasze potrzeby, a część wybierze niezależność i dowolność w wyborze. Obie opcje są dobre i obie posiadają liczne zalety. Podobnie jest jeśli chodzi o systemy CRM, z których korzystamy w firmach. Do naszej dyspozycji są zarówno te gotowe, przygotowane i dopasowane pod kątem określonego rodzaju działalności, jak też dedykowane, których funkcjonalność jest ustalana w sposób całkowicie indywidualny, najczęściej gdy wśród rozwiązań gotowych nie ma dokładnie tego, czego szukamy. Czy można więc jednoznacznie ustalić, które rozwiązanie będzie lepsze?
Dedykowane znaczy funkcjonalne
Oczywiście – jeżeli tylko znamy swoje potrzeby i wiemy czego potrzebuje nasze przedsiębiorstwo, by należycie funkcjonować i rozwijać się. Gotowe systemy CRM posiadają zakres funkcji przystosowanych do określonego modelu biznesowego, konkretnej branży i wymogów, jakie rynek stawia przedsiębiorcy. Jednak nie zawsze istnieje możliwość znalezienia rozwiązania, które w stu procentach spełni indywidualne potrzeby. Wtedy naprzeciw wychodzą systemy dedykowane, w których to my, samodzielnie i po konsultacji z producentem możemy wybrać funkcje, które nas interesują.
Rozwiązania dedykowane są “szyte na miarę” i najczęściej sprawdzają się w firmach o dość wąskich lub nietypowych specjalizacjach, gdzie standardowe narzędzia mogą nie wystarczyć. Dedykowane systemy CRM dają możliwość obsługi unikatowych procesów zachodzących w firmie. Pozwalają konfigurować, dodawać i zmieniać poszczególne atrybuty czy łączyć wiele modułów. Zdają egzamin również tam, gdzie część narzędzi oferowanych w gotowych rozwiązaniach jest po prostu nieprzydatna, w związku z czym inwestycja w nie jest nieopłacalna.
Gdy ważny jest czas
Wiele firm decyduje się na gotowe systemy CRM, mimo że nie są one do końca dopasowane do ich potrzeb. Dlaczego? W grę wchodzi tutaj czas – rozwiązanie, które zostało już przygotowane można wdrożyć natychmiast. Natomiast na takie, które trzeba odpowiednio skonfigurować, trzeba nieco poczekać. Ile? Wszystko zależy od ilości i rodzaju zaimplementowanych funkcji oraz tego, jak bardzo będą one nietypowe. Warto w tym miejscu odpowiedzieć sobie na pytanie – czy warto rezygnować z tego, co będzie dla nas odpowiednie na rzecz tego, co nie będzie dostosowane w stu procentach i które prawdopodobnie trzeba będzie zmieniać lub, co gorsza, wymienić?
Koszty, czyli obalamy mity
A jak wygląda kwestia kosztów? Na pierwszy rzut oka wygrywa na tym polu gotowe rozwiązanie. W końcu w jego przypadku producent nie musi tracić dodatkowo czasu i narzędzi, by dostosować system CRM do określonych potrzeb. Nie jest to jednak regułą i wszystko zależy od dostawcy, który ustala czy w większym stopniu kupujący płaci za sam moduł, czy też pojedynczo za określone funkcje. Jeżeli nie korzystamy z niestandardowych rozwiązań, a nasz system potrzebuje mniej funkcji niż te standardowe, znajdujące się w ofercie klienta – dedykowane rozwiązanie może być nawet tańsze.
Jednak co w sytuacji, gdy musimy zapłacić dużo więcej, bo określona funkcjonalność, której potrzebujemy jest niestandardowa i wymaga pieczołowitego przygotowania? Wybór należy do właściciela firmy. Musi on obliczyć na ile inwestycja w taki dodatkowy moduł będzie opłacalna i czy koszt zakupu systemu CRM zwróci się wystarczająco szybko, dzięki swoim funkcjonalnościom. Jeżeli tak – warto zapłacić więcej.
Jak tworzy się i wdraża dedykowane systemy CRM?
W pełni indywidualnie, dlatego inwestor ma pewność tego, że producent, który jest zaufanym partnerem i posiada doświadczenie, dokładnie zapozna się z potrzebami i stworzy dokładnie takie funkcjonalności, jakie będą potrzebne. Najważniejszy jest etap poznawania oczekiwań klienta i konsultacji. To dzięki niemu możliwe jest stworzenie systemu idealnego i tym samym rozwiązanie problemów firmy. Kiedy jest on gotowe, a testy zakończą się sukcesem, następuje etap wdrażania, który przebiega tak samo jak w przypadku gotowych produktów – bez zakłócania pracy przedsiębiorstwa. Istotne są również szkolenia dla pracowników i kadry kierowniczej oraz wsparcie producenta w przyszłości.
Dedykowane systemy CRM zawsze tworzone są w oparciu o istniejący już, w pełni sprawdzony silnik. Stąd mamy pewność, że rozwiązanie będzie tak samo wydajne, jak to gotowe.
Grunt to rozwój
Wybór jest zależny wyłącznie od potrzeb firmy, bo zarówno gotowe, jak i dedykowane rozwiązania mają swoje zalety. Najważniejsze, by pamiętać o wyborze takiego systemu, które w przyszłości, wraz z rozwojem firmy, będziemy mogli rozbudowywać o nowe funkcje. Podobnie jest w przypadku możliwości integracji z systemu CRM z innymi systemami. Nie wszyscy producenci są w stanie zaoferować to swoim klientów, a ma to kluczowe znaczenie – zarówno dla osiągnięcia celów biznesowych, jak i stanu firmowego konta.
