27 czerwca 2019

Zarządzanie projektami z wykorzystaniem wykresu kanban.

Serwis

Zarządzanie projektami z wykorzystaniem wykresu kanban.

Czyli jak zmienić “dopiero zaczynam” w “już kończę”.

 

Metodyki zarządzania projektami proponują rozmaite sposoby na zwiększanie efektywności zespołu. Jednym z takich rozwiązań jest wykres kanban, czyli metoda oparta na wizualizacji procesu.

 

Czym jest wykres kanban?

Kanban to wypracowana w latach 50. XX wieku metoda zarządzania produkcją. Powstała w Japonii, a słowo to w wolnym tłumaczeniu oznacza: “widoczna kartka” lub “widoczny spis”. Podstawową jej zasadą jest wizualizacja pracy: polega ona na pokazaniu na tablicy (czyli wykresie kanban) zadań, które są w trakcie realizacji, które zostały już zrobione i które czekają w kolejce na realizację:

Klasyczny wykres Kanban na tablicy.

 

Czy wiesz, że po trzech latach od wprowadzenia metody Kanban w procesie produkcyjnym Toyoty osiągnięto 30-sto procentowy wzrost produkcji?

 

Nowe zastosowanie
Ta metoda, początkowo zaprojektowana do zarządzania produkcją, znalazła swoje zastosowanie także w innych dziedzinach biznesu. Stosuje się ją do zarządzania projektami technologicznymi, marketingowymi, do tworzenia i rozwijania produktów i do innych projektów, które mają charakter ciągły i wymagają zaangażowania zespołu.

 

Dlaczego warto stosować kanban?
Wyobraź sobie zespół projektowy. Tworzą go osoby o różnych kompetencjach, różnym nastawieniu, różnych predyspozycjach i talentach. Drzemie w nim potencjał, który możesz wykorzystać, aby wytwarzać najważniejszy komponent w każdym biznesie: wartość dla klienta.

Jednak bez wypracowanego sposobu zarządzania pracą są oni skazani na samych siebie. Kanban jest więc w pewnym sensie narzędziem, za pomocą którego zespół ma przemieniać swój potencjał w rzeczywistą wartość dla klienta. Innymi słowy — jest metodą na przekształcenie chaosu w porządek (czyli skutecznie zrealizowany projekt).

 

Jak zastosować kanban w praktyce? Najważniejsze zasady

Aby wprowadzić tą metodę, należy zastosować się do kilku zasad:

  1. Wizualizacja pracy — przedstawienie kolejnych etapów procesu na tablicy. Najprostszym rozwiązaniem jest zastosowanie trzech etapów “Do zrobienia” “W realizacji” oraz “Zrobione”.
  2. Ograniczenie pracy w toku (WIP – work in progress) — ustalenie maksymalnego zakresu zadań, które mogą znajdować się na każdym z etapów. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zadania gromadzą się w jednym miejscu, uniemożliwiając ich płynne finalizowanie. Dobrym rozwiązaniem jest dzielenie zadań na mniejsze części — sprawia to, że pracy w toku jest mniej.
  3. Zarządzanie przepływem pracy — stałe, systematyczne, oparte na danych mierzenie i optymalizowanie przebiegu procesów.

 

Przykład

Załóżmy, że masz do czynienia z zespołem, w którym zauważyłeś niewykorzystany potencjał. Widzisz, że tworzą go osoby pełne entuzjazmu i pomysłów, jednak w codziennej pracy nie wykorzystują tego potencjału w stu procentach. Chcąc zacząć stosować wykres kanban, poproś ich, aby jednego dnia wypisali wszystkie pomysły, które przyjdą im do głowy i zapisali je na małych kartkach.

 

 

1. Zbierz pomysły
Umieść je w tzw. backlogu — miejscu, z którego członkowie zespołu będą dobierać zadania do realizacji. W wybranym dniu zorganizujcie spotkanie, na którym omówicie każdą propozycję i wybierzecie te, które mają największy potencjał. To znaczy te, które niosą największą wartość dla Twojej firmy i jej klientów. Do każdego zadania przydziel osobę odpowiedzialną, a kartki z tymi pomysłami przenieś do kolejnego miejsca, czyli pierwszego etapu (“Do zrobienia”). Następnie w ciągu tygodnia osoby dobierają zadania, przenosząc je do kolejnej kolumny (“W realizacji”).

2. Ogranicz pracę w toku
Pamiętaj, aby ograniczyć zakres zadań, które mogą się tam znajdować! W ten sposób wyeliminujesz zagrożenie tzw. kolejkowania zadań, czyli grupowania ich na jednym etapie (co może w dużym stopniu ograniczyć płynność procesu).

3. Zacznij kończyć
Po realizacji danego zadania, kartka ląduje na ostatnim etapie (“Zrobione”). Warto umieścić tam także uwagi końcowe. Wypisać, co udało się zrobić, jakie trudności napotkano przy realizacji lub gdzie znajdują się efekty pracy.

4. Spotykaj się regularnie
Podczas cyklicznego spotkania, w pierwszej kolejności zespół omawia to, co udało się zrealizować w poprzedzającym okresie. Następnie przygląda się nowym propozycjom, które pojawiły się od ostatniego spotkania i wybiera te, które trafią do backloga. Ostatnim etapem spotkania jest wybranie z backloga zadań na dany tydzień i przypisanie im wykonawców. Całość powtarzaj w każdym tygodniu i uważnie obserwuj zmiany.

 

Wykres kanban z zadaniami na tablicy - Aura Business

Zadania na wykresie Kanban.

 

Kanban na papierze: analogowy grzejnik informacyjny

Etapy procesu w powyższym przykładzie wizualizowane są za pomocą białej tablicy, na której przyklejasz kartki, odpowiadające poszczególnym zadaniom. Określa się to mianem tzw. “grzejnika informacyjnego”.

 

Dlaczego?
Przede wszystkim powinien on być w miejscu, które jest widoczne dla wszystkich tak, aby stale “grzać” członków zespołu informacjami. Nikt nie musi wyjaśniać i pytać o postępy w danym zadaniu, wystarczy spojrzeć na tablicę i wszystko staje się jasne. Jednak to rozwiązanie, stanowiące tradycyjny wykres kanban, jest jedynie ułamkiem tego, co możesz osiągnąć, jeśli dodasz do tego zestawu technologię.

 

Kartki nie mówią

Omówiony wyżej przykład opiera się na papierowych kartkach, co niesie za sobą wiele ograniczeń. Biała tablica nie odpowie na następujące pytania:

  • Ile czasu zajęło członkom zespołu wykonanie poszczególnych zadań?
  • Ile wynosi średni czas realizacji zadania?
  • Jaki jest tygodniowy odpływ zadań (ile czasu pracownicy poświęcili na zrealizowane zadania)?
  • Ile zadań utknęło na poszczególnych etapach i jak długo się tam znajdują?
  • Który z pracowników jest najbardziej/najmniej efektywny pod kątem finalizowania zadań?

To pytania, które bez wątpienia będą krążyć Ci po głowie. Aby na nie odpowiedzieć, wykorzystaj technologię.

 

Kanban w IT: cyfrowy grzejnik informacyjny

A teraz zastanów się, jak mógłby wyglądać Twój proces, gdybyś zamienił kartki samoprzylepne na funkcjonalne i zintegrowane oprogramowanie IT?

 

Wykres kanban w Aura Business

Wykres kanban w Aura Business.

 

Przede wszystkim, będzie dostępny zawsze i wszędzie
Nowe pomysły mogą pojawić się znienacka w każdej chwili. Często bez możliwości ich szybkiego zanotowania na kartce i umieszczenia w odpowiednim miejscu. Rozwiązanie technologiczne, pozwala Ci zapisywać je w dowolnym miejscu na ziemi – nawet za pomocą telefonu. To gwarantuje, że żaden pomysł nie zostanie zaniedbany i nie zniknie w ferworze dnia codziennego.

Tak samo wygląda to w przypadku dostępności informacji. Mając analogowy grzejnik informacyjny, tracisz do niego dostęp, kiedy jesteś poza biurem. Aura Business umożliwia śledzenie postępów projektu niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz.

 

Zarządzanie czasem pracy zespołu kanbanowego

Kolejną zaletą wykorzystania IT przy pracy z wykresem kanban są możliwości zarządzania czasem pracy zespołu. Każdy “temat” może być opisany krokami, które muszą zostać podjęte, aby go sfinalizować. Dzięki temu wykonawca może błyskawicznie podjąć się wykonania zadań. Każde zadanie ma też określony “budżet”, czyli czas, potrzebny na jego wdrożenie.

 

Wykres kanban w Aura Business. Zlecenie

Informacje o zadaniu w Aura Business.

 

W trakcie realizacji zadań, członkowie zespołu mogą rejestrować czas pracy, notując wykonanie poszczególnych kroków i napotkanych trudności. Nie jest to wbrew pozorom sposób na nadzorowanie ich pracy — wręcz przeciwnie. Ma to im dać swobodę w dobieraniu zadań (np. w oparciu o zdefiniowane priorytety lub dostępne materiały).

Dodatkowo, każdy proces może być powiązany z danym klientem, szansą sprzedaży, wysłaną wiadomością czy nawet innym procesem. To sprawia, że odnalezienie wszystkich niezbędnych informacji jest szybkie i maksymalnie intuicyjne.

 

Czy wiesz, że wykorzystanie narzędzi IT do wsparcia metodyk zarządzania i procesu optymalizowania prac projektowych może znacząco wpłynąć na efektywność zespołu?

 

Dlaczego zespół powinien rejestrować wykonane zadania?
Aura Business zbiera i porządkuje dane o wykonanych zadaniach, udostępniając Ci gotowe zestawienia i raporty. Odpowiedzą one na pytania, na które nie odpowie biała kartka. Dzięki temu, że wykres kanban przyjmuje postać cyfrową, możesz monitorować wydajność zespołu, a także prześledzić ścieżkę realizacji każdego z zadań. Ta wiedza pozwoli Ci na bieżąco optymalizować proces.

 

Napływ i odpływ zadań z zespołu

Wykres kanban - napływ i odpływ zleceń

Raport dotyczący przepływu zadań w kolejnych tygodniach.

 

 

Pamiętasz trzecią zasadę kanbana?
Zarządzanie przepływem pracy, które polega na stałym optymalizowaniu procesu? To ona jest najważniejszym, kluczowym czynnikiem, który zdecyduje o tym, czy kanban sprawdzi się w Twoim zespole. Opiera się na ciągłym doskonaleniu procesu i wprowadzaniu do niego wielu drobnych usprawnień.

Ciągłe doskonalenie
Dużo łatwiej stosować tą metodę, jeśli masz stały dostęp do informacji o jego przebiegu. Dlatego właśnie rozwiązania IT są tak skuteczne w zarządzaniu projektami. Umożliwiają łatwe pozyskiwanie informacji i wykorzystywanie ich do wprowadzania usprawnień. To pozwala na ciągłe generowanie przewagi na współczesnym, niezwykle konkurencyjnym rynku.