Jak CRM pomaga w miękkiej windykacji?
Pilnowanie tego, by kontrahenci terminowo wywiązywali się z opłacania faktur, nie jest zadaniem prostym. Dlatego poza pokładami cierpliwości i empatii, przydaje się tutaj dobre narzędzie, które ułatwia ten niezbyt przyjemny dla obu stron powód kontaktu. W tym materiale opowiemy pokrótce, jak system CRM usprawnia i automatyzuje miękką windykację w firmie.
Czym jest miękka windykacja?
Miękka windykacja jest łagodną formą wezwania zobowiązanego do uregulowania zaległych płatności. Dąży do polubownego rozwiązania zaistniałego opóźnienia w spłacie. Należy pamiętać, że powodów przeterminowanych faktur może być wiele. Klientowi mogła gdzieś zagubić się faktura, mógł o niej zapomnieć, lub sam czeka aż inna firma opłaci jego fakturę, by on mógł spłacić nas. Ważne aby w toku miękkiej windykacji ustalić warunki spłaty zobowiązania akceptowalne przez obie strony. Zanim zgłosimy klienta do rejestru dłużników, warto zacząć od zwykłego przypomnienia mailowego, kontaktu telefonicznego lub wysłania pocztą wezwania do zapłaty.
Dlaczego warto na bieżąco przypominać klientom o ich zaległych płatnościach?
- jest to okazja do okazania im zrozumienia i zainteresowania ich biznesem; orientujemy się w jakiej kondycji znajduje się ich firma i jeżeli możemy im w jakiś sposób pomóc, np. przedłużając termin płatności - to jest to doskonały na to moment
- jeżeli opóźnienie wynika z niezadowolenia klienta z wykonanej przez nas usługi i dostanie powiadomienie o przeterminowanej fakturze, jest duża szansa, że poinformuje nas o swoich zastrzeżeniach i możemy zbadać jak ocenia naszą współpracę
- przydaje się to też po prostu aby mieć kontrolę nad finansami firmy i wiedzieć jaka część wystawionych faktur nie została jeszcze sfinalizowana
- a przez formę łagodnej windykacji, przypomnienia nie są jakoś specjalnie inwazyjne czy nachalne
Miękka windykacja a system CRM
Teorię mamy za sobą, a teraz jak te mechanizmy przełożyć na praktykę? Z pomocą naszego narzędzia CRM zaczynamy od wysyłki maili automatycznych, monitorujemy raport płatności, a jeśli jakaś faktura już rażąco przekracza termin spłaty - dzwonimy do klienta.
Poza raportem, możemy też stworzyć szablon maila, który automatycznie będzie wychodził do wszystkich wskazanych klientów z nieopłaconymi fakturami. Dzięki automatycznie wysyłanym mailom z przypomnieniami o płatnościach oszczędzamy sporo czasu na powtarzalnych czynnościach, które normalnie musielibyśmy wykonywać ręcznie. Projektując takie wiadomości, należy pamiętać o kilku rzeczach:
- powinny brzmieć jak człowiek, a nie automat
- powinny zawierać informację o konkretnej fakturze i możliwość jej pobrania
- powinny zawierać informację o tym, o ile jest przeterminowana
- powinny zawierać informację, z kim się kontaktować w przypadku pytań lub problemów
Zakończenie
Stosując techniki miękkiej windykacji, dbamy o pozytywne relacje z klientami. Trzeba bowiem podkreślić, że najbardziej pożądanym wynikiem w windykacji jest nie tylko odzyskanie należności, ale również utrzymanie dobrych relacji biznesowych z klientem. Tylko w ten sposób możliwa jest dalsza kooperacja z kontrahentem.
Główną zaletą wdrożenia CRM w procesach windykacyjnych jest to, że możemy przekształcić kontakty z klientami w długoterminowe relacje partnerskie. Stosowanie tego narzędzia w wielu przypadkach poprawia również wyniki procedury ściągania należności. Miękka windykacja w CRM jest więc nie tylko skuteczna, ale również nie przekreśla dalszej potencjalnej współpracy z klientem.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów CRM - żaden problem! Zapraszamy pod poniższe linki:
