Ofertowanie a CRM: jak usprawnić ten proces?
Poniższy materiał z naszej vlogowej serii “System CRM w zarządzaniu” porusza temat jednego z kluczowych etapów procesu sprzedażowego - ofertowania. To niezwykle ważny etap, od którego bardzo często zależy to, czy klient skorzysta z usług naszego przedsiębiorstwa, czy też wybierze konkurencję. Dlatego właśnie warto mieć pełną kontrolę nad tym procesem. W niniejszym materiale najpierw omówimy najczęstsze problemy napotykane przy tworzeniu ofert, a później pokażemy, jak dzięki dobremu programowi usprawnić ofertowanie. CRM a kwestia ofert - zaczynamy!
Najczęściej spotykane problemy w ofertowaniu
Trudności w dostępie do wystawionych ofert. Oferty przygotowane dla klientów są często przechowywane wyłącznie na lokalnym dysku komputera. Ewentualnie, jeżeli tylko o tym pamiętamy, mogą być wysłane na dostępny pozostałym pracownikom dysk. W rezultacie sprzedawcy nie zawsze mają prosty i szybki dostęp do wszystkich ofert przygotowanych dla konkretnego klienta.
Niejednolity format oferty. Większość handlowców, jeżeli pozostawić im wolną rękę, stosuje swój własny wzór ofert. Pozostali, pracując na Wordzie, Excelu czy innym narzędziu tego typu, mogą wprowadzać własne zmiany i poprawki do szablonu oferty. W rezultacie każda oferta może być inna i nie mieć spójności z pozostałymi dokumentami wydawanymi przez firmę.
Dublowanie ofert. Niejednokrotnie zdarza się sytuacja, w której jeden klient obsługiwany jest przez kilku naszych pracowników. Powodów tego może być wiele i nie to jest teraz ważne - tylko to, że brak dostępnego dla wszystkich repozytorium ofert może doprowadzić do sytuacji, w której klient dostaje od naszego przedsiębiorstwa podwojone i do tego niespójne ze sobą dokumenty.
Tworzenie oferty jest zbyt czasochłonne. Wielu handlowców skarży się na to, że proces tworzenia oferty zajmuje im wiele cennego czasu, który mogliby przeznaczyć na bardziej produktywne działania.
Brak działania po przekazaniu oferty. Niejednokrotnie zdarza się tak, że handlowcy poprzestają na przesłaniu klientowi oferty, nie robiąc później nic poza biernym czekaniem na jej zaakceptowanie. Tymczasem nie mamy przecież nigdy pewności, że dokument do klienta dotarł i spełnia jego oczekiwania.
Oferta nie została wysłana. Czasami, niestety, po prostu zapominamy o przesłaniu naszej oferty klientowi. W najlepszym razie ryzykujemy w ten sposób utratę wizerunku i zmniejszenie prawdopodobieństwa sukcesu. W najgorszym zaś, szansa na sprzedaż spada praktycznie do zera.
Przesłanie nieaktualnej oferty. Jeśli w portfolio produktów lub usług naszej firmy znajduje się duża liczba pozycji i często one rotują, możemy niechcący zaoferować klientom produkty, których nie ma już w katalogu lub są oferowane na zmienionych warunkach.
Brak wiedzy na temat liczby ofert oraz ogólnej ich wartości. Ostatnim bardzo ważnym problemem związanym z ofertowaniem są elementy związane ze sprawozdawczością. Menedżerowie lub członkowie zarządu często nie dysponują wystarczającymi statystykami na temat ofert - ile ich jest, na jakie kwoty są wystawione i w jakiej kategorii produktowej utworzono ich najwięcej.
Ofertowanie z CRM
Czy istnieje narzędzie, którym można wyeliminować powyższe problemy i przy tym usprawnić ofertowanie? CRM wydaje się być tutaj najlepszym kandydatem. Specyfika pracy na tym rozwiązaniu oraz oferowane przezeń funkcje umożliwiają przyspieszenie, uporządkowanie oraz usprawnienie procesu ofertowania.
Przede wszystkim - system CRM udostępnia użytkownikom jedną, wspólną bazę z ofertami. Posiadając odpowiednie uprawnienia możemy sobie wyświetlić wszystkie oferty albo wejść do odpowiedniej sekcji w karcie klienta i podejrzeć tylko powiązane z nim dokumenty.
Ofertowanie w systemie CRM jest nieskomplikowane i składa się z kilku prostych kroków:
- wskazanie kontrahenta,
- określenie parametrów w stylu rodzaj dostawy czy forma płatności,
- wskazanie pozycji na ofercie i określenie ich cen,
- bezpośrednie przesłanie klientowi oferty mailem lub wygenerowanie jej w formacie PDF.
System CRM umożliwia ponadto przekształcenie zaakceptowanej oferty bezpośrednio w dokument zamówienia. Proces ten jest nie tylko szybki, ale również eliminuje ryzyko popełnienia błędu przy ręcznym przepisywaniu danych.
Względem opracowanej w systemie CRM oferty handlowiec może zaplanować na przyszłość jakieś zadania - na przykład podjęcia kontaktu z klientem celem zbadania, jak została przyjęta. Zresztą proces ten da się zautomatyzować, konfigurując system w ten sposób, aby po każdym wystawieniu oferty sam tworzył zadanie kontaktu.
Pozostaje jeszcze kwestia wiedzy osoby zarządzającej o ofertach tworzonych przez jej dział. Dzięki zestawowi raportów, kierownik może w prosty sposób zapoznać się z danymi oraz statystykami dotyczącymi ofert. Przykładowe raporty prezentują takie dane jak ilość ofert, ich wartość czy też z jakich kategorii produktowych pochodzą ich pozycje. Oczywiście, w zależności od indywidualnych potrzeb, raportów możemy opracować więcej.
To właśnie dzięki tym możliwościom nasz system wspomagający zarządzanie relacjami z klientami może usprawnić ofertowanie. CRM to jednak coś znacznie więcej niż tylko program do ofertowania. Materiały na temat kolejnych ich możliwości znajdziesz, między innymi, tutaj:
- Ofertowanie handlowców w CRM
- Lejek sprzedaży - co to jest i jak go stworzyć?
- System CRM dla firm - RANKING 2020 TOP 5 funkcji
