System CRM dla firm - RANKING 2020 TOP 5 funkcji
Systemy CRM oferują obecnie mnogość funkcji, które pozwalają zrobić dosłownie wszystko (no może prawie wszystko). Sprawdziliśmy, z jakich możliwości najczęściej korzystają nasi klienci i co przydaje im się najbardziej w codziennej pracy. Właśnie tak powstał ten materiał - przestawimy dziś pięć najpopularniejszych funkcji systemów CRM dla firm. Zaczynamy!
1 - Szanse sprzedaży
Nie bez powodu jest to funkcja, która otwiera nasz ranking. Szanse sprzedaży to element, który doskonale wpasowuje się w filozofię lejka sprzedażowego.
System CRM bez szans sprzedaży jest jak samochód bez kierownicy - możesz nim jechać, jednak albo będziesz miał dużo szczęścia i dojedziesz do celu, albo dojedziesz na skraj przepaści i wtedy uratują cię już tylko… hamulce. Skąd takie porównanie? Otóż szanse sprzedaży to właśnie trochę taka kierownica, która pozwala pozostać handlowcom na dobrej drodze i odpowiednio korygować tor jazdy, czyli podejmować odpowiednie działania sprzedażowe.
Czym jest widok szans sprzedaży?
To tablica Kanban podzielona na etapy, które odzwierciedlają poszczególne fazy lejka sprzedaży w danej firmie. W tym miejscu handlowcy mogą gromadzić swoje tematy sprzedażowe, każdy z kafelków to właśnie szansa sprzedaży, którą sukcesywnie przesuwać do kolejnych etapów. Kafelek już na pierwszy rzut oka mówi o tym, kto jest odpowiedzialny za daną szansę i na jakim jest etapie w całym procesie sprzedaży, zaś ikony informują o statusie zadań związanych z szansą. To pozwala sprawnie weryfikować, czy zostały zaplanowane odpowiednie działania.
Widok szans sprzedaży to też świetny sposób na sprawne monitorowanie pracy działu przez kierownika. Informacje zgromadzone w szansach sprzedaży można wyświetlić w formie raportów, o czym więcej powiemy za chwilę.
2 - Baza wiedzy o klientach i planowanie zadań do nich
Najbardziej podstawowy element każdego systemu CRM dla firm. Korzysta z niego dosłownie każdy z naszych użytkowników. Baza wiedzy o klientach to nic innego jak miejsce, w którym przechowywane są wszelkie informacje dotyczące kontrahentów. System przechowuje dane w spójny sposób, dlatego pracownicy mogą z łatwością do nich dotrzeć w każdej chwili. Jakiego typu informacje można przechowywać w systemie? Zaczynając od tak podstawowych jak adres i nazwa firmy, które mogą być automatycznie pobrane z bazy GUS, oszczędzając czas, po szczegóły rozliczeń z klientem, takie jak nieuregulowane płatności, czy obroty. Spod zakładki ‘dokumenty’ błyskawicznie przejdziesz do listy dokumentów - faktur, zamówień czy ofert.
To nawet nie baza, to kopalnia, bo możesz odkopać dowolną informację z historii współpracy z klientem. Wymienione pomiędzy wami maile, zaplanowane zadania i zdarzenia z przeszłości. W razie nieobecności lub zmiany handlowca odpowiedzialnego za współpracę z danym kontrahentem nowy pracownik natychmiast pozna wszystkie szczegóły relacji.
A propos pracowników - informacje o klientach to dane wrażliwe, dlatego nie zawsze wszyscy powinni mieć dostęp do ich wglądu bądź edycji. Warto mieć możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do bazy kontrahentów. To zapewni bezpieczeństwo informacji, pomoże uchronić je przed zaginięciem albo przypadkowym usunięciem przez kogoś niepowołanego.
Do klientów można przypisywać zadania. Jak to wygląda w praktyce? Wyobraź sobie, że potencjalny klient jest na pierwszym etapie lejka sprzedaży. Handlowiec kontaktuje się z nim, by zaplanować spotkanie. Świetnie! Spotkanie zaplanowane. Co dalej? Wpisuje je do kalendarza wiążąc z konkretnym klientem. Takie przypisane zadania mogą być dowolne - zaplanowana prezentacja produktu, spotkanie, szkolenie. Wszystkie te zadania znajdziesz oczywiście w karcie kontrahenta.
3 - Ofertowanie
To jeden z najważniejszych etapów całego procesu sprzedaży. Handlowiec przesyła swoją ofertę do klienta i czeka na jej akceptację. Niby prosta sprawa, jednak może być źródłem nieporozumień. Tutaj z pomocą przychodzi handlowcom dobry CRM dla firm z funkcją zarządzania ofertowaniem. Szybkie tworzenie ofert, automatyczne uzupełnianie informacji o kontrahentach i błyskawiczne dodawanie produktów z systemowej bazy to główne czynniki, które sprawiają, że handlowiec przyspieszy swoją papierkową robotę związaną z wysyłaniem ofert. Zaoszczędzony czas może poświęcić na budowanie relacji z klientami. Zaakceptowane przez klienta oferty w prosty sposób zostaną przekształcone w zamówienie.
Warto zadbać o spójność ofertowania i składania zamówień. Przygotowaną ofertę można wygenerować do PDF, którego wygląd jest edytowalny. Raz przygotowany ładny i estetyczny szablon można stosować do wszystkich ofert wystawianych przez dowolnych handlowców w firmie. Historia ofert składanych danemu klientowi będzie oczywiście widoczna w kartotece kontrahenta. To z kolei ułatwi dostęp do wystawionych ofert np. w razie zastępstwa handlowca.
4 - Raporty sprzedażowe
Jak usprawnić pozyskiwanie informacji zwrotnej na temat wyników sprzedaży? Skąd brać informacje na temat słabych punktów oferty? Dlaczego klienci mówią nie? Jak sprawdzić, którzy handlowcy są najbardziej aktywni? To całkiem… proste, gdy masz mnóstwo wolnego czasu i możesz przeanalizować kalendarze pracowników, przejrzeć wszystkie ostatnio wystawione faktury… Ale jest też inny sposób. Wykorzystanie funkcji, z której codziennie korzystają setki naszych klientów – raporty sprzedażowe. Niezbędne dla kierowników sprzedaży, przydatne także w codziennej pracy sprzedawców. Koordynatorzy mają możliwość monitorowania pracy handlowców w naprawdę szerokim zakresie. Zaś handlowcy mogą dzięki nim sprawdzić np. którzy z ich klientów kupują najwięcej.
Które raporty są najpopularniejsze w naszych systemach CRM dla firm?
Aktywność handlowców - czyli raport, który pokazuje jak aktywni byli poszczególni handlowcy w danym okresie: ile razy przygotowywali ofertę, ile spotkań i kontaktów wykonali.
Lejek sprzedaży - raport przedstawiający na wykresie wartość szans sprzedaży na każdym z etapów.
Konwersja lejka - to raport informujący o tym, jaka jest konwersja szans na każdym z etapów. To prosty sposób na wykrycie i odblokowanie przez kierownika wąskich gardeł w procesie sprzedaży.
5 - Integracje
Integracje to takie okno na zewnętrzny świat dla każdego systemu CRM, dlatego ta funkcja również znalazła się w naszym zestawieniu. To podstawowa metoda na dwustronną wymianę danych z programami handlowo magazynowymi, czy z pocztą e-mail. Dzięki niej kluczowe dane z zewnętrznych programów zostają zaimportowane do jednego systemu CRM, co umożliwia scentralizowanie zarządzania firmowymi danymi. Integracja z programem handlowym otwiera drogę do tego, by stany magazynowe, informacje o produktach i ich cenach aktualizowały się w pełni automatycznie. To rozwiązanie, które oszczędza całe wieki, bo handlowcy nie muszą ręcznie dodawać informacji podczas tworzenia zamówień.
Co w praktyce oznacza integracja:
- Dostęp do stanów magazynowych i faktur z programu handlowego.
- Dostęp do rozliczeń z klientami.
- Dostęp do historii maili z klientem.
- Dostęp do kilku skrzynek pocztowych z jednego miejsca.
Podsumowanie
Podsumowując – w naszym rankingu umieściliśmy TOP 5 funkcji CRM dla firm:
- szanse sprzedaży, które świetnie obrazują lejek sprzedaży,
- baza wiedzy o klientach i planowanie zadań do nich, czyli taki wirtualny segregator i kalendarz w jednym,
- zarządzanie ofertowaniem, by zachować spójność wysyłanych ofert,
- raportowanie, dzięki któremu wszystkie działania można analizować i poprawiać,
- integracje, które przyspieszą obsługę klienta.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemów CRM, to zapraszamy pod poniższe linki:
