Przygotowanie do spotkania z AI w Aura Business
Historia współpracy, otwarte tematy i pytania do klienta w jednym podsumowaniu AI
Przygotowanie do spotkania z AI w Aura Business pozwala zebrać historię współpracy z klientem w jedno podsumowanie. Handlowiec może przypomnieć sobie ustalenia, sprawdzić otwarte tematy i przygotować pytania. Przy faktach znajdują się odnośniki do źródeł w CRM, dzięki którym można zweryfikować szczegóły.
Klient otrzymał ofertę, później zmienił wymagania, a w międzyczasie rozmawiał z kilkoma osobami z Twojej firmy. Przed kolejnym spotkaniem trzeba odtworzyć, co jest aktualne, co obiecano i na jaką odpowiedź klient nadal czeka.
Informacje są w systemie. AI pomaga je zebrać, żeby handlowiec mógł poświęcić więcej uwagi przygotowaniu samej rozmowy.
Wiele kontaktów, jedna rozmowa do przygotowania
Przygotowanie do spotkania z klientem z AI pomaga odtworzyć aktualny obraz współpracy na podstawie danych w Aura Business. Przy długim procesie sprzedaży ostatnia notatka może obejmować tylko niewielką część ważnych ustaleń.
W sprzedaży maszyn, urządzeń czy rozwiązań projektowych wymagania często doprecyzowuje się podczas kolejnych rozmów. Zmienia się liczba urządzeń, zakres wyposażenia albo planowany termin realizacji. Do kontaktu dołączają osoby odpowiedzialne za technologię, zakupy i zatwierdzenie inwestycji.
Przed spotkaniem warto więc sprawdzić:
- jakie wymagania klient przekazał i czy później je zmienił,
- czego dotyczy aktualna oferta,
- jakie informacje lub materiały obiecano dostarczyć,
- które szanse i zamówienia pozostają otwarte,
- co trzeba jeszcze wyjaśnić, aby przejść do dalszych ustaleń.
Odtworzenie tej historii jest szczególnie ważne, gdy klienta przejmuje nowy opiekun albo rozmowy wracają po dłuższej przerwie. Podsumowanie AI pomaga rozpocząć przygotowanie od zebranego obrazu sytuacji.
Jak działa przygotowanie do spotkania z AI w Aura Business?
W Aura Business podsumowanie powstaje na karcie kontrahenta, na podstawie danych zapisanych w CRM. Użytkownik wybiera zakres czasowy, pobiera dane i uruchamia analizę.
Przygotowanie podsumowania obejmuje trzy kroki:
- Otwórz kartę kontrahenta i zakładkę Przygotowanie do spotkania AI.
- Wybierz okres i pobierz dane z CRM. Wskaż datę początkową aktywności oraz okres dla ofert i zamówień. Domyślny zakres ofert i zamówień obejmuje ostatnie sześć miesięcy.
- Uruchom przygotowanie podsumowania. Po pobraniu danych wybierz opcję „Pobierz podsumowanie”.
AI korzysta ze zdarzeń, zaplanowanych zadań, szans sprzedaży, ofert, zamówień oraz informacji o kontrahencie. Nie trzeba ręcznie kopiować notatek i dokumentów do osobnego czatu.
Funkcja odczytuje informacje. Nie wprowadza zmian w zadaniach, szansach ani dokumentach.
Co znajdziesz w podsumowaniu przed spotkaniem?
Podsumowanie w Aura Business łączy historię kontaktów z otwartymi tematami i propozycją przygotowania rozmowy. Pomaga sprawdzić zarówno dotychczasowe ustalenia, jak i informacje wymagające potwierdzenia.
| Element podsumowania | Co zawiera | Jak wykorzystać go przed rozmową |
|---|---|---|
| Najważniejsze informacje | Sytuację klienta, etap szansy, potrzeby i zapisane zobowiązania | Przypomnieć sobie, z czym rozpoczynasz spotkanie |
| Historia i kontekst | Kontakty z datami, ustalenia oraz zmiany pojawiające się w trakcie współpracy | Odtworzyć, jak doszło do obecnej sytuacji |
| Kwestie do wyjaśnienia | Informacje, które warto zestawić i potwierdzić z klientem | Przygotować tematy wymagające doprecyzowania |
| Pytania i plan rozmowy | Proponowane pytania, kolejność tematów i dalszy krok | Ułożyć agendę spotkania |
| Odnośniki do źródeł | Wskazania konkretnych zapisów w CRM | Sprawdzić szczegóły przed rozmową |
Najważniejsze ustalenia bez przeglądania każdej notatki
Przygotowanie do spotkania AI w Aura Business pomaga odtworzyć przebieg współpracy na podstawie zapisów w systemie. Handlowiec widzi, czego dotyczyły wcześniejsze kontakty i co zmieniało się w kolejnych rozmowach.
To przydatne, gdy ostatnia wiadomość odnosi się do ustaleń sprzed kilku tygodni. Aby dobrze odpowiedzieć, trzeba wiedzieć, dlaczego klient wybrał dany wariant lub zrezygnował z części pierwotnych wymagań.
Chronologiczna historia pomaga zachować ten kontekst. Nowy opiekun może też zobaczyć, co wcześniej uzgodnili inni pracownicy.
Funkcja jest obecnie w wersji beta, więc jej zakres i wygląd mogą się jeszcze zmieniać.
Kwestie do potwierdzenia z klientem
Podsumowanie AI w Aura Business zestawia informacje z rozmów, ofert i szans, aby wskazać sprawy wymagające wyjaśnienia. Może zwrócić uwagę na zmianę zakresu lub ustalenie, którego aktualność warto sprawdzić.
Przykładowo: w notatce pojawia się prośba o dodatkowe urządzenia, a oferta dotyczy wcześniejszej liczby. Handlowiec powinien ustalić, czy klient nadal oczekuje rozszerzonego zakresu i czy potrzebna jest aktualizacja dokumentu.
Podsumowanie pomaga zauważyć taki temat przed spotkaniem. Ostateczne potwierdzenie następuje podczas rozmowy lub po sprawdzeniu właściwego zapisu.
Pytania, z którymi warto wejść na spotkanie
Przygotowanie do spotkania AI w Aura Business podsuwa pytania wynikające z zapisanej historii klienta. Użytkownik może wykorzystać je do ułożenia własnej agendy.
Pytania mogą dotyczyć zakresu zamówienia, terminu decyzji, osób uczestniczących w zakupie lub warunków wymagających doprecyzowania.
Przed rozmową wybierz te, które rzeczywiście pomogą osiągnąć jej cel. Warto też ustalić, jaki rezultat spotkania będzie użyteczny: potwierdzona specyfikacja, termin prezentacji czy zgoda na przygotowanie kolejnej wersji oferty.
Zobacz podsumowanie AI w praktyce
Sprawdź, jak zebrać historię klienta i przygotować pytania przed spotkaniem.
Umów prezentacjęPrzykład: nowy opiekun wraca do rozmowy o rozbudowie zamówienia
Przygotowanie do spotkania z klientem z AI w Aura Business pomaga poznać historię współpracy przejętej po innym handlowcu. Poniższy scenariusz jest przykładowy.
Pani Ewa przejmuje współpracę z firmą produkcyjną, która planuje zakup urządzeń do pakowania. Klient otrzymał już ofertę, ale przed kolejną rozmową rozszerzył wymagania o obsługę innego rodzaju opakowań.
W CRM są notatki ze spotkań, zapisane zadania i oferta przygotowana przez poprzedniego opiekuna. Ewa otwiera kartę kontrahenta, wybiera okres i pobiera podsumowanie.
Sprawdza historię rozmów
Widzi, czego dotyczyło początkowe zapytanie i kiedy klient zgłosił dodatkowe wymagania.
Weryfikuje otwarte ustalenia
Przechodzi do źródła wskazanego przy ofercie. Sprawdza, jaki zakres został w niej ujęty i czy odpowiada późniejszej rozmowie.
Przygotowuje pytania
Chce potwierdzić rodzaje opakowań, oczekiwaną wydajność oraz osoby, które powinny uczestniczyć w konsultacji technicznej.
Rozpoczyna spotkanie od krótkiego przypomnienia ustaleń i pytania o zmiany. Klient może od razu uzupełnić sytuację, a rozmowa przechodzi do kwestii potrzebnych do dalszego przygotowania oferty.
Podsumowanie historii klienta i research internetowy
Przygotowanie do spotkania AI w Aura Business porządkuje historię współpracy, a research klienta z AI zbiera informacje internetowe o firmie. Obie funkcje pomagają przygotować kontakt z innej perspektywy.
| Funkcja | Źródło informacji | Zastosowanie |
|---|---|---|
| Przygotowanie do spotkania AI | Dane zapisane przy kontrahencie w CRM | Odtworzenie ustaleń, otwartych tematów i zobowiązań |
| Research klienta z AI | Informacje dostępne w internecie, zebrane według ustalonego promptu | Poznanie aktualnego kontekstu firmy klienta |
Przed pierwszą rozmową historia w CRM może być jeszcze krótka. Wtedy przydatny jest research. Przy kolejnym spotkaniu większe znaczenie mają już wymagania, oferty i ustalenia zapisane przez zespół.
Jeśli informacje z researchu są zapisane przy kontrahencie, przygotowanie do spotkania może również je uwzględnić. W podsumowaniu ich internetowe pochodzenie jest zaznaczone, aby użytkownik wiedział, co wymaga sprawdzenia.
Sposób działania osobnej funkcji opisujemy w artykule Research klienta z AI w Aura Business.
Personalizacja według potrzeb organizacji
W Aura Business możemy omówić personalizację przygotowania do spotkania odpowiednio do sposobu pracy Twojej firmy. Punktem wyjścia jest opisany zakres: podsumowanie historii, kwestie do wyjaśnienia, propozycje pytań i odnośniki do danych źródłowych.
Podczas konsultacji warto wskazać, do jakich rozmów przygotowuje się zespół i które informacje są wtedy najważniejsze. Inaczej może wyglądać przygotowanie do negocjacji nowej inwestycji, a inaczej do przeglądu wieloletniej współpracy.
Jako producent Aura Business, ustalamy z klientem potrzeby i zakres dalszego dopasowania. Personalizację planujemy w odniesieniu do procesów organizacji i danych dostępnych w systemie.
Jak sprawdzić podsumowanie przed rozmową?
Podsumowanie AI w Aura Business wymaga weryfikacji przez osobę prowadzącą spotkanie. Odnośniki przy faktach pozwalają sprawdzić, z którego zdarzenia lub dokumentu pochodzi informacja.
Przed rozmową warto:
- otworzyć źródła dotyczące najważniejszych ustaleń,
- potwierdzić aktualność zakresu oferty i zobowiązań,
- przejrzeć wskazane luki oraz przypuszczenia,
- wybrać pytania odpowiadające celowi spotkania,
- uwzględnić nowe informacje, których nie zapisano jeszcze w CRM.
Trafność podsumowania zależy od jakości danych. Jeśli ważna rozmowa nie została zarejestrowana, AI nie ma pełnej podstawy do jej uwzględnienia. Bieżące zapisywanie ustaleń pomaga zarówno osobie prowadzącej klienta, jak i pracownikom, którzy później dołączą do współpracy.
Jak chronione są informacje przekazywane do AI?
Przed analizą w Aura Business wybrane informacje są zastępowane oznaczeniami, a NIP i adres kontrahenta są ukrywane. Dotyczy to nazwy firmy, imion i nazwisk, adresów e-mail, nazw produktów oraz kwot.
Wynik jest prezentowany użytkownikowi z przywróconymi nazwami. AI nie zna rzeczywistych kwot i nie wykonuje na nich obliczeń.
W notatkach pisanych swobodnym tekstem automatyczne rozpoznawanie osób może nie wychwycić każdej wzmianki. Dlatego warto zapisywać informacje potrzebne do współpracy i pomijać zbędne dane osobowe.
Dopasuj AI do pracy zespołu
Omów z nami zakres podsumowania i potrzeby swoich handlowców.
Umów prezentacjęFAQ – przygotowanie do spotkania z klientem z AI
Studentka marketingu z pasją do rozwiązań IT. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i kreacjami marketingowymi, łącząc wiedzę akademicką z praktycznym wsparciem projektów technologicznych.
