Jak system do obsługi zgłoszeń serwisowych usprawnia działanie firmy?

Masz już dość ciągłego odpowiadania na te same pytania klientów? Szukasz sprawdzonego sposobu, aby praca w Twoim serwisie przebiegała płynnie i sprawnie? Narzekasz na brak czasu i chciałbyś go oszczędzić? Wdrożenie systemu do obsługi zgłoszeń serwisowych znacznie ograniczy te problemy i usprawni działanie Twojej firmy.

Jakie kluczowe funkcje posiada system do obsługi zgłoszeń serwisowych?

Przyjmowanie i rejestracja zleceń

System umożliwia obsługę zleceń różnego typu np. serwisów, instalacji, napraw, przeglądów, reklamacji i innych. Przeważnie rejestracją zleceń w większych firmach zajmuje się dyspozytor lub kierownik. Jeżeli firma jest otwarta na samoobsługę klienta - możliwe jest założenie nowego zlecenia bezpośrednio przez klienta. W tym przypadku Ty i Twoi pracownicy zyskujecie czas, a kontrahent oprócz dodania zlecenia, może sprawdzić status lub np. pobrać fakturę.

Podczas dodawania zlecenia możesz jednocześnie utworzyć kartę klienta, nowe zlecenie, a nawet produkt serwisowany (jeżeli serwisujesz urządzenia lub maszyny). Wszystkie te elementy będą ze sobą powiązane, co tworzy spójną całość. To znaczna oszczędność czasu. Jeżeli w bazie znajdują się już dane tego kontrahenta - wystarczy, że zaczniesz wpisywać pierwsze litery, a system podpowie odpowiedniego kontrahenta.

Tablica kanban - przejrzysty widok do zarządzania zleceniami

Zlecenia w programie do serwisu mogą być wyświetlane w formie listy lub na tablicy kanban. W przypadku tablic, zlecenia wyświetlają się w kolumnach, które przejrzyście odzwierciedlają poszczególne etapy realizacji. Można je dopasować do procesów w Twoim serwisie. To świetny sposób na uporządkowanie obsługi zleceń oraz monitorowanie statusu pracy.

Planowanie zleceń na podstawie lokalizacji

Jeśli Twoja firma specjalizuję się w pracy w terenie, to na pewno docenisz możliwość planowania zleceń na podstawie informacji na mapie. Dzięki niej możesz wyświetlić zlecenia i zobaczyć, które adresy są obok siebie i na tej podstawie zaplanować kolejność ich wykonywania. Za pomocą aplikacji mobilnej pracownik otrzyma powiadomienie o nowym zleceniu. Oczywiście pracę można też planować tradycyjnie, bez użycia map, wybierając po prostu nowe zlecenia z listy i przydzielając je serwisantom.

Historia serwisowanych urządzeń

System do obsługi zgłoszeń ma także wbudowaną bazę serwisowanych urządzeń, czyli miejsce, w którym zbierane są wszystkie informacje o serwisowanych do tej pory urządzeniach. W karcie urządzenia znajdziesz wszelkie zaplanowane i wykonane względem niego zlecenia. To miejsce, w którym Twoi serwisanci mogą sprawdzić pełną historię urządzeń klientów. Ta opcja przydaje się, aby zweryfikować czy w przeszłości występował już podobny problem z urządzeniem. Może okazać się, że tak i dzięki temu skrócisz czas analizy problemu i szybciej zamkniemy zlecenie.

Automatyczne protokoły serwisowe

Pracownik po skończonej pracy uzupełnia informację, o tym ile zużył części oraz ile czasu poświęcił na zlecenie, a następnie zmienia fazę. Na podstawie danych w systemie w szybki sposób możesz pobrać protokół serwisowy i przesłać go klientowi. Zmiana fazy powoduje wyświetlenie się zlecenia na etapie "Zakończone", co informuje kierownika o ukończeniu zadania i np. możliwości wystawienia faktury.

Jak system do obsługi zgłoszeń serwisowych zwiększy efektywność firmy?

Sprawne i przejrzyste przydzielanie zadań pracownikom. Kierownik widzi, który z nich jest zajęty, a któremu możesz można przydzielić dodatkowe zadanie.
Umożliwia dostęp do pełnej historii zleceń klienta. Dzięki, której dowiemy się, czy urządzenie było już prędzej serwisowane.
Samobsługowy panel klienta - dzięki niemu nie stracisz czasu na ręczne przyjmowanie zgłoszeń.
System przypomina o fakturach, płatnościach oraz informuje klientów o statusie ich zlecenia.
Nie musisz poświęcać czasu na telefoniczne odbieranie zleceń.

Nie zwlekaj – skontaktuj się z nami już teraz!

Zapraszamy do zapoznania się z pozostałymi naszymi materiałami na temat pracy z systemem CRM:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może odpowiedzieć na potrzeby firmy zajmującej się serwisem?

Umów konsultację