7 sposobów na uporządkowanie pracy działu serwisu
Wyzwania firm serwisowych
Jak uporządkować pracę działu serwisu? Jak zoptymalizować i zautomatyzować procesy zachodzące w Twojej organizacji? Jak usprawnić komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną (z kontrahentami)? Jaka jest w tym rola narzędzi wspierających pracę serwisu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym materiale video oraz artykule.
Przed wdrożeniem systemu do zarządzania serwisem w organizacji, niezależnie od skali, zastanów się:
- jakie problemy biznesowe chcesz rozwiązać,
- jakich spodziewasz się korzyści.
Przykłady kilku problemów, z którymi zwracają się firmy serwisowe:
- brak wspólnej i uporządkowanej bazy wiedzy o współpracy z kontrahentami,
- brak spójnej bazy wiedzy o realizowanych zleceniach,
- brak informacji o serwisowanych urządzeniach,
- chaos w komunikacji wewnętrznej,
- utrudnione przekazywanie zleceń pracownikom w terenie,
- brak integracji z systemem ERP lub praca na starych, zdezaktualizowanych aplikacjach,
- brak możliwości szybkiego tworzenia protokołów serwisowych,
- czasochłonna i utrudniona komunikacja z klientami i podwykonawcami.
Opisane sytuacje wydają się znajome? Sprawdź, w jaki sposób im zaradzić. W systemie Aura Business Services Management stworzysz uporządkowaną bazę wiedzy o:
- kontrahentach - klientach, partnerach, dostawcach,
- urządzeniach, które serwisujesz,
- zleceniach serwisowych - tych zrealizowanych oraz zaplanowanych.
Wspólna baza wiedzy o klientach
Kompletny i uporządkowany zbiór informacji o kontrahentach. To miejsce, w którym znajdziesz wszystkie kluczowe informacje o kliencie. Porządek zapewniają zakładki, które segregują dane wg typu. W karcie kontrahenta znajdują się postawowe dane takie jak NIP, adres, dane do osób kontaktowych pracujących w tej firmie. Oprócz tego sprawdzisz całą listę kontaktów zrealizowanych i zaplanowanych, listę serwisowanych urządzeń czy też zrealizowanych zleceń, a nawet dokumenty handlowe.
Historia serwisowanych maszyn i urządzeń
Oprócz tego, w systemie znajdziesz listę wszystkich zleceń oraz listę urządzeń serwisowanych. Dane te możesz filtrować według różnych parametrów. Bardzo szybko znajdziesz zlecenie czy informacje o historii serwisowanej maszyny.
Szybki dostęp do listy i szczegółów zlecenia
Jeśli Twoja firma korzysta z systemu do serwisu, wszystkie informacje o zleceniach przechowujecie w jednym miejscu. Zyskujecie szybki dostęp do listy zleceń oraz szczegółów każdego zlecenia.
Karta zlecenia zawiera pola takie jak np. opis zlecenia, status, osoba odpowiedzialna i inne. To co w niej zobaczysz zależy od potrzeb Twojego biznesu. Opracujemy to wspólnie podczas analizy biznesowej i na odpowiednim etapie projektu.
Natomiast nie zapomnieliśmy o elastyczności. Informacje w karcie zlecenia możesz samodzielnie dostosowywać. Wystarczy utworzyć nowy atrybut np. typu plik, który umożliwia podpięcie plików do zlecenia, następnie przydzielić uprawnienia do pliku dla użytkowników w poszczególnych fazach. I gotowe - nowe pole będzie widoczne w Twoim zleceniu.
Zarządzanie zleceniami na tablicy Kanban
Bardzo pomocne może okazać się miejsce, w którym określisz aktualny status wszystkich zleceń serwisowych. Tablica kanban porządkuje zlecenia, dzieląc je na poszczególne etapy. W ten sposób kierownik w szybki i łatwy sposób jest w stanie określić, które zlecenia oczekują na realizacji, które są w toku, a które już można zafakturować.
Jeżeli organizacja jest większa, warto wykorzystać kilka tablic np. dla każdego zespołu osobno, aby praca ze zleceniami była przejrzysta.
Weryfikacja obłożenia zleceniami - kalendarz zleceń
Kalendarz zleceń przedstawia pracowników wraz z przypisanymi zleceniami w danym okresie. Pozwala to szybko określić, który serwisant w danym dniu jest wolny i mógłby zająć się danym zleceniem serwisowym.
Wygodna komunikacja z klientem - panel kontrahenta
Bardzo istotnym elementem przy realizacji zleceń jest sprawna wymiana informacji z klientem. System do zarządzania zleceniami wyposażony w panel kontrahenta umożliwi Twoim klientom samodzielne tworzenie zleceń oraz sprawdzanie statusu sprawy. To wygodne rozwiązanie, ponieważ klient może zrobić to w dowolnym dla siebie czasie i bez niepotrzebnego kontaktu telefonicznego, a wszystkie informacje zostaną zapisane w zleceniu.
Jeżeli uznasz to za wartościowe, w panelu możesz wyświetlić dowolne informacje z systemu np. faktury dla tego kontrahenta bądź listę powiązanych z nim urządzeń.
Automatyczne powiadomienia mailowe czy SMS o statusie zlecenia to jeden z elementów komunikacji, który również możesz wykorzystać w systemie Aura Business.
Elektroniczne protokoły serwisowe
System do obsługi zleceń zastępuje również papierową wersję protokołów ze zleceń serwisowych. Na dokument pobierane są dane z karty zlecenia, którą uzupełnia serwisant. Taki protokół możesz pobrać w formacie PDF i przesłać do klienta. To, jak wygląda taki protokół to również kwestia do ustalenia. Dodatkowo, pracownik może poprosić klienta o potwierdzenie wykonania usług poprzez podpis na ekranie urządzenia, który od razu zostanie umieszczony w protokole.
Aplikacja dla serwisantów pracujących w terenie
Jeżeli chociaż część zleceń Twoi pracownicy wykonują w terenie, aplikacja mobilna będzie dobrym rozwiązaniem. Znajdziesz w niej listę zleceń do wykonania. Pozwoli na uzupełnienie informacji przez pracownika i zmianę statusu zlecenia, co od razu zostanie zauważone przez kierownika.
Aplikacja może poprowadzić serwisantów do miejsca wykonywania zlecenia serwisowego - wystarczy kliknąć w adres zlecenia, a otworzy się mapa z trasą dojazdu.
Z aplikacji, w prosty sposób możesz przejść od bazowego systemu, który zapewnia dostęp do pełnej funkcjonalności.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu systemu do zarządzania zleceniami przeczytaj także:
Zachęcamy także do subskrypcji naszego kanału na YouTubie, aby być na bieżąco.
