Rozwiązania
Zamów prezentację

Autor: Zespół Questy

SERWIS

Jak system do obsługi zgłoszeń serwisowych usprawnia działanie firmy?

9 września 2021

Masz już dość ciągłego odpowiadania na te same pytania klientów? Szukasz sprawdzonego sposobu, aby praca w Twoim serwisie przebiegała płynnie i sprawnie? Narzekasz na brak czasu i chciałbyś go oszczędzić? Wdrożenie systemu do obsługi zgłoszeń serwisowych znacznie ograniczy te problemy i usprawni działanie Twojej firmy.

Jakie kluczowe funkcje posiada system do obsługi zgłoszeń serwisowych?

Przyjmowanie i rejestracja zleceń

System umożliwia obsługę zleceń różnego typu np. serwisów, instalacji, napraw, przeglądów, reklamacji i innych. Przeważnie rejestracją zleceń w większych firmach zajmuje się dyspozytor lub kierownik. Jeżeli firma jest otwarta na samoobsługę klienta - możliwe jest założenie nowego zlecenia bezpośrednio przez klienta. W tym przypadku Ty i Twoi pracownicy zyskujecie czas, a kontrahent oprócz dodania zlecenia, może sprawdzić status lub np. pobrać fakturę.

Podczas dodawania zlecenia możesz jednocześnie utworzyć kartę klienta, nowe zlecenie, a nawet produkt serwisowany (jeżeli serwisujesz urządzenia lub maszyny). Wszystkie te elementy będą ze sobą powiązane, co tworzy spójną całość. To znaczna oszczędność czasu. Jeżeli w bazie znajdują się już dane tego kontrahenta - wystarczy, że zaczniesz wpisywać pierwsze litery, a system podpowie odpowiedniego kontrahenta.

Tablica kanban - przejrzysty widok do zarządzania zleceniami

Zlecenia w programie do serwisu mogą być wyświetlane w formie listy lub na tablicy kanban. W przypadku tablic, zlecenia wyświetlają się w kolumnach, które przejrzyście odzwierciedlają poszczególne etapy realizacji. Można je dopasować do procesów w Twoim serwisie. To świetny sposób na uporządkowanie obsługi zleceń oraz monitorowanie statusu pracy.

Planowanie zleceń na podstawie lokalizacji

Jeśli Twoja firma specjalizuję się w pracy w terenie, to na pewno docenisz możliwość planowania zleceń na podstawie informacji na mapie. Dzięki niej możesz wyświetlić zlecenia i zobaczyć, które adresy są obok siebie i na tej podstawie zaplanować kolejność ich wykonywania. Za pomocą aplikacji mobilnej pracownik otrzyma powiadomienie o nowym zleceniu. Oczywiście pracę można też planować tradycyjnie, bez użycia map, wybierając po prostu nowe zlecenia z listy i przydzielając je serwisantom.

Historia serwisowanych urządzeń

System do obsługi zgłoszeń ma także wbudowaną bazę serwisowanych urządzeń, czyli miejsce, w którym zbierane są wszystkie informacje o serwisowanych do tej pory urządzeniach. W karcie urządzenia znajdziesz wszelkie zaplanowane i wykonane względem niego zlecenia. To miejsce, w którym Twoi serwisanci mogą sprawdzić pełną historię urządzeń klientów. Ta opcja przydaje się, aby zweryfikować czy w przeszłości występował już podobny problem z urządzeniem. Może okazać się, że tak i dzięki temu skrócisz czas analizy problemu i szybciej zamkniemy zlecenie.

Automatyczne protokoły serwisowe

Pracownik po skończonej pracy uzupełnia informację, o tym ile zużył części oraz ile czasu poświęcił na zlecenie, a następnie zmienia fazę. Na podstawie danych w systemie w szybki sposób możesz pobrać protokół serwisowy i przesłać go klientowi. Zmiana fazy powoduje wyświetlenie się zlecenia na etapie "Zakończone", co informuje kierownika o ukończeniu zadania i np. możliwości wystawienia faktury.

Jak system do obsługi zgłoszeń serwisowych zwiększy efektywność firmy?

  • Sprawne i przejrzyste przydzielanie zadań pracownikom. Kierownik widzi, który z nich jest zajęty, a któremu możesz można przydzielić dodatkowe zadanie.
  • Umożliwia dostęp do pełnej historii zleceń klienta. Dzięki, której dowiemy się, czy urządzenie było już prędzej serwisowane.
  • Samobsługowy panel klienta - dzięki niemu nie stracisz czasu na ręczne przyjmowanie zgłoszeń.
  • System przypomina o fakturach, płatnościach oraz informuje klientów o statusie ich zlecenia.
  • Nie musisz poświęcać czasu na telefoniczne odbieranie zleceń.

Zapraszamy do zapoznania się z pozostałymi naszymi materiałami na temat pracy z systemem CRM:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może odpowiedzieć na potrzeby firmy zajmującej się serwisem?

Zamów prezentację

Aura Business jest systemem wspierającym polskie przedsiębiorstwa od ponad 10 lat. Aura Business jest produktem poznańskiej firmy Questy, istniejącej na rynku od 2002 roku.

Dziś firma Questy ma na swoim koncie kilkaset udanych wdrożeń systemu Aura Business w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.

Napisz lub zadzwoń

tel: +48 506 504 540

e-mail: aurabusiness@questy.pl

@ 2022 Aurabusiness.pl. All right reserved.