Baza rozwiązań
Zamów prezentację

Autor: Zespół Questy

Serwis

Jak nie zapomnieć o zleceniach cyklicznych?

Automatyzacja przypomnień o przeglądach

18 grudnia 2020

Kiedy w Twojej firmie regularnie wzrasta liczba wykonywanych zleceń serwisowych, zapanowanie nad procesami staje się coraz większym wyzwaniem. W pewnym momencie posiadanie oprogramowania do zarządzania nimi jest już niezbędne. Rejestrowanie zgłoszeń od klientów odbywa się na bieżąco, ale co z usługami, które realizowane są przykładowo raz do roku? Z tego artykułu dowiesz się jak tworzyć zlecenia cykliczne i automatyczne powiadomienia.



Dlaczego to takie ważne?

Często słyszymy od naszych klientów, że miewają oni problemy z realizacją cyklicznych zleceń u klientów, gdyż odstęp czasu między jedną a drugą usługą jest na tyle długi, że zwyczajnie o nich zapominają. Niestety skutki opóźnienia może odczuć nie tylko firma serwisująca, ale również jej klient. Dlaczego?

  • Przedsiębiorstwa są powiązane umową serwisową, która zobowiązuje usługodawcę do regularnych przeglądów maszyn.
  • Nieterminowa realizacja usług skutkuje nałożeniem kary umownej na firmę serwisową.
  • Organizacja posiadająca urządzenie może stracić na nie gwarancję w przypadku nieregularnych przeglądów.

Z pewnością nie są to pożądane scenariusze współpracy z klientem. Niedopilnowanie cyklicznych zleceń obniża przychody Twojej firmy, ponieważ jest to usługa, którą kontrahent często po prostu musi zakupić, ale jeśli nie otrzyma od Ciebie odpowiednio wcześnie takiej informacji, może Cię wyprzedzić konkurencja. Nasze oprogramowanie do zarządzania serwisem posiada kilka istotnych funkcji, które wesprą Cię w tym obszarze.

Jakimi typami zleceń cyklicznych zarządzasz?

Zwykle zlecenia cykliczne sprowadzają się do dwóch głównych rodzajów, w zależności od tego, czego dotyczą:

  • Przegląd konkretnych maszyn lub urządzeń.
  • Przegląd wykonany w obiekcie.

Jeśli Twoja firma świadczy usługi pierwszego typu, centralnym punktem systemu będzie baza urządzeń serwisowanych. Jest to spis egzemplarzy, które posiadają Twoi klienci i u Ciebie serwisują. Zbierane są tam dane o specyfikacji technicznej, dacie zakupu, instalacji, a przede wszystkim podpięta jest pod nie cała historia zleceń, czyli wszystkie przeglądy i naprawy, jakie zostały przy konkretnym urządzeniu wykonane.

Zaplanuj zlecenie cykliczne

Poza przeglądaniem bazy urządzeń i rejestrowaniem przy nich ważnych notatek, możesz powiązać z nimi zadania cykliczne. Tworząc je, uzupełnij kluczowe informacje:

  • Określ typ zadania;
  • Uzupełnij datę rozpoczęcia (zgodną z terminem ustalonym razem z klientem);
  • Wybierz wykonawcę – pracownika, odpowiedzialnego za to zadanie;
  • Dodaj opis;
  • Oznacz checkboxem zadanie jako cykliczne;
  • Ustal częstotliwość powtórzeń (w zależności od tego, jak często dane zlecenie ma być powtarzane);
  • Wskaż termin zakończenia (czyli ramy czasowe, kiedy przewidujesz ostatnie zlecenie cykliczne dla danego klienta).

Tworzenie zadania cyklicznego


Zapisując zadanie cykliczne w ten sposób, automatycznie tworzą się one we wskazanym przedziale czasowym.

Gdzie znaleźć utworzone zlecenia cykliczne?

Po tym jak utworzysz zadania o planowanych przeglądach, możesz je znaleźć w kilku miejscach:

  • Kalendarz zadań – filtrując zadania po konkretnym typie (np. „Przegląd”), widać wszystkie zaplanowane cykliczne zadania w danym okresie czasu.
  • Tabela zadań – widżet, który można dodać na pulpicie pracownika, wskazując maksymalną liczbę najbliższych zadań.

Kalendarz planowanych zleceń cyklicznych


Natomiast jeśli Twój biznes polega na realizowaniu usług serwisowych w obiektach, lepiej jest utworzyć zadanie, które będzie powiązane z kontrahentem, a nie konkretnym urządzeniem. Będą się one wyświetlać tak samo jak powyższe – zarówno w kalendarzu, jak i tabeli oraz zobaczysz je w kartotece danej firmy.

Jak planować usługę cykliczną?

Kiedy skontaktujesz się już z klientem i ustalisz konkretny termin przeglądu – wykonaj swoje zadanie. To co było zaplanowane zniknie zarówno z pulpitu jak i tabeli. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie usługi, czyli utworzenia zlecenia na przegląd. Wprowadź informacje o urządzeniu serwisowanym, nazwę kontrahenta, wskaż odpowiedzialnego za ten konkretny przegląd pracownika i dodaj ewentualne notatki.

Możesz też zaplanować kolejne zlecenie bezpośrednio po wykonaniu usługi u danego klienta. Jeśli serwisant zakończył przegląd maszyny i kierownik serwisu podsumowuje te prace oraz rozlicza się z klientem, może od razu zaplanować następną usługę na przyszły rok. Masz wówczas pewność, że system w odpowiednim momencie przypomni Ci, aby odezwać się do klienta i wyznaczyć nowy termin.

Jak wysłać automatyczne powiadomienie?

Dzięki regułom automatycznym, z poziomu systemu Aura Business możesz wysyłać automatyczne powiadomienia SMS lub email do klientów o zbliżającym się terminie przeglądu. Należy określić następujące parametry:

  • wyzwalacz - czyli czynnik, który ma być sygnałem do wysyłki takiego powiadomienia, np. codziennie, godzina 10:00,
  • warunki, które muszą być spełnione – tu będzie to wybranie typu zlecenia „Przegląd”,
  • odstęp czasu na ile dni przed datą zlecenia powiadomienie ma być wygenerowane,
  • treść komunikatu – tekst jaki ma się znaleźć w SMSie bądź mailu przypominającym o nadchodzącym przeglądzie.

Konfiguracja reguł automatycznych - powiadomienia SMS


Oprócz tego, że będziesz widział w systemie zbliżający się termin zlecenia, dodatkowo sam klient, otrzymując takie powiadomienie, może zgłosić się do Ciebie, by wykonać daną usługę.

Co możesz zyskać?

Zabezpieczenie się w postaci długoterminowego planowania zleceń serwisowych i utworzenia powiadomień, zabezpieczy Cię przed pominięciem, opóźnieniem lub zapomnieniem o istotnych usługach dla klientów. Nie tracisz żadnej okazji na zwiększenie swoich przychodów i umacniasz relacje z partnerami. Dodatkowo, dedykowane oprogramowanie Aura Business pozwala na wprowadzanie modyfikacji i rozszerzeń, zatem jeżeli będziesz chciał którąś z funkcji dostosować do indywidualnych procesów Twojej firmy – przygotujemy dla Ciebie takie rozwiązanie.


Aura Business jest systemem wspierającym polskie przedsiębiorstwa od ponad 10 lat. Aura Business jest produktem poznańskiej firmy Questy, istniejącej na rynku od 2002 roku.

Dziś firma Questy ma na swoim koncie kilkaset udanych wdrożeń systemu Aura Business w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.

Napisz lub zadzwoń

tel: +48 506 504 540

e-mail: aurabusiness@questy.pl

@ 2020 Aurabusiness.pl. All right reserved.