Aplikacja dla serwisantów – zwiększ efektywność pracowników terenowych

Prowadzenie działalności serwisowej nakierowanej na realizację zleceń w terenie to spore wyzwanie dla osób zarządzających odpowiedzialnych za podział i kontrolę pracy. Z tym samym poziomem trudności mierzą się także sami serwisanci, których zadaniem jest efektywne wykonywanie obowiązków i działanie zgodnie z otrzymanymi założeniami. Specyfika tego rodzaju pracy powoduje, że niezbędne (zarówno dla kierownika, jak i dla pracownika) okazuje się wsparcie ze strony specjalistycznego narzędzia, jakim jest program do zarządzania zleceniami. Istotne jest jednak to, aby jedną z kluczowych funkcjonalności takiego rozwiązania była aplikacja dla serwisantów.

Chcesz wiedzieć jakie możliwości jest w stanie zaoferować Twojej firmie wspomniane oprogramowanie informatyczne? Zapoznaj się z naszym materiałem i dowiedz się więcej o szczegółach.

Z jakimi wyzwaniami mierzą się serwisanci terenowi?

Serwisanci terenowi to pracownicy zajmujący się realizacją zleceń (np. przeglądów, instalacji, awarii) w miejscu innym niż siedziba przedsiębiorstwa. Najpopularniejszą z możliwości jest wykonywanie działań w lokalizacji wskazanej przez klienta, która determinowana jest obecnością serwisowanego sprzętu.

Jak zostało już wspomniane we wstępie, tego rodzaju praca to niemałe wyzwanie. Wymagane są bowiem nie tylko wysokie umiejętności i wiedza specjalistyczna. Konieczne jest również zgromadzenie wielu kluczowych informacji niezbędnych do efektywnego wykonania zadania.

Wśród nich możemy wyróżnić:

opis kroków potrzebnych do rozwiązania problemu,
data i miejsce realizacji zlecenia,
zbiór wcześniejszych działań podjętych w stosunku do określonego sprzętu serwisowanego,
dane szczegółowe o urządzeniu czyli jego charakterystyka,
fotografie służące zobrazowaniu istotnych działań.

Aby każdy z pracowników terenowych miał szybki i nieograniczony dostęp do wskazanych wyżej informacji przydatne okazuje się wdrożenie rozwiązania informatycznego jakim jest program do zarządzania zleceniami wyposażony w aplikację dla serwisantów.

Wielofunkcyjność oprogramowania serwisowego sprawia, że świetnie sprawdza się ono nie tylko jako bogata baza wiedzy, ale również jako narzędzie do komunikacji między pracownikami i wsparcie kierowników w procesie zarządzania przedsiębiorstwem. Co więcej, program z aplikacją dla serwisantów może posiadać wiele różnych możliwości – wszystko zależy od indywidualnych potrzeb i wymagań Twojego biznesu.

Aplikacja dla serwisantów – kluczowa na każdym kroku

Program do serwisu to rozwiązanie informatyczne, które może być wykorzystywane przez członków przedsiębiorstwa realizującego zlecenia na każdym etapie procesu serwisowego. Determinowane jest to głównie przez specyfikę samego oprogramowania, które łączy w sobie dwa narzędzia – dedykowany koordynatorom i kierownikom system działający poprzez przeglądarkę internetową oraz mobilną aplikację dla serwisantów.

Przekonajmy się zatem, jak program do zarządzania zleceniami może pomóc Twojej firmie na poszczególnych fazach podejmowanych działań!

Nowe zlecenie

Pierwszy krok większości prac dotyczących awarii lub działań instalacyjnych stanowi najczęściej zgłoszenie otrzymane od kontrahenta. Jest to element determinujący podjęcie odpowiednich czynności przez kierownika serwisu lub wskazanego koordynatora, których rolą jest szczegółowe opisanie zlecenia i przydzielenie do realizacji danemu serwisantowi.

Możliwością programu serwisowego, która świetnie sprawdza się na tym etapie jest baza urządzeń, która dostarcza szerokiej wiedzy o każdym sprzęcie zarejestrowanym już w systemie. To zbiór informacji o urządzeniu, do którego zaliczyć możemy jego charakterystykę, parametry techniczne oraz działania podjęte w przeszłości. Ich wykorzystanie pomaga osobie odpowiedzialnej stworzyć zlecenie zawierające wszystkie niezbędne do efektywnej realizacji prac dane, a następnie w oparciu o nie wybrać najlepszą osobę do wykonania zadania.

To wsparcie także dla samego pracownika korzystającego z mobilnej aplikacji dla serwisantów, który zobaczy odpowiednie wskazówki na swoim smartfonie i nie będzie zmuszony do samodzielnego poszukiwania potrzebnych informacji.

Kierownik serwisu przydziela zlecenia swoim podwładnym nie tylko w oparciu o ich wiedzę i umiejętności. Znaczenie mają również dwa inne czynniki:

dostępność czasowa,
dostępność lokalizacyjna.

Chcąc wybrać pracownika, który posiada odpowiednią lukę czasową i będzie w stanie zrealizować nowopowstałe zlecenie można skorzystać z dwóch funkcjonalności programu do obsługi zgłoszeń. Mowa o Kalendarzu oraz Harmonogramie zleceń, których specyfika działania pozwala śledzić rozkład pracy każdego indywidualnego użytkownika systemu. Wizualne przedstawienie kolejności działań pozwala łatwo i szybko wskazać pracownika i przydzielić mu nowe zlecenie.

Istotny jest nie tylko czas, ale również miejsce. Dlaczego? Wyobraź sobie, że dokonano wyboru pracownika, ale znajduje się on kilkadziesiąt kilometrów od docelowego miejsca. Jednocześnie inny serwisant posiada podobną lukę czasową, ale do wskazanej lokalizacji ma zaledwie kilka kilometrów. Taki sposób wykorzystania zasobów nie jest efektywny i prowadzi do marnotrawstwa cennego czasu, a tym samym pieniędzy. W jaki sposób można wykonać to lepiej? Z pomocą przychodzi program do serwisu, który we współpracy z aplikacją dla serwisantów pozwala śledzić lokalizację pracowników oraz samych zleceń. Dzięki tej możliwości z łatwością można określać dostępność lokalizacyjną i słusznie połączyć osobę ze zleceniem.

W celu potwierdzenia dokonanej we własnym zakresie analizy dostępności, kierownik może skorzystać również z komunikatora systemowego i bezpośrednio skontaktować się z wybranym serwisantem.

Szczegóły zlecenia w aplikacji dla serwisantów

O nowym zleceniu do realizacji można powiadomić pracownika poprzez komunikator. Nie jest to jednak najlepsza opcja. Dużo lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z możliwości jakie oferuje automatyzacja procesów będąca jedną z kluczowych funkcjonalności systemu informatycznego.

Dzięki odpowiedniemu skonfigurowaniu, automatyczne powiadomienie o działaniach do wykonania może pojawić się:

na skrzynce e-mail pracownika jako wiadomość mail,
w smartfonie jako wiadomość SMS,
w aplikacji dla serwisantów jako powiadomienie push.

Aplikacja dla serwisantów to nie tylko powiadomienia. To przede wszystkim ogromna baza wiedzy o czynnościach koniecznych do zrealizowania, składająca się z dwóch kluczowych widoków – listy zleceń oraz opisu każdego pojedynczego zlecenia.

Rolą listy zleceń jest dostarczenie pracownikowi informacji o wszystkich zleceniach przypisanych do jego osoby, które są konieczne do wykonania w najbliższym czasie. Obowiązki te podzielone są na dwa obszary “Na dziś” oraz “Nadchodzące”. Widok ten zawiera w sobie podstawowe dane, które pozwalają serwisantowi mobilnemu ocenić termin i miejsce realizacji zlecenia, jego etap, a także przypisanego kontrahenta.

Widok z pojedynczym zleceniem w aplikacji dla serwisantów jest wstępnie skonfigurowany i posiada edytowalne pola (z możliwością zmiany w aplikacji lub poprzez przejście do przeglądarkowej wersji systemu) dotyczące:

danych kontaktowych kontrahenta,
miejsca i daty realizacji zlecenia,
powiązanego ze zgłoszeniem sprzętu,
opisu problemu,
kroków koniecznych do wykonania,
kwestii finansowych,
poświęconego czasu,
miejsca na zdjęcia i podpis klienta.

Należy jednak zaznaczyć, że w odniesieniu do dużej elastyczności rozwiązania, pole te mogą zostać zmienione i dopasowane do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Szybka realizacja zlecenia

Aplikacja dla serwisantów to narzędzie niezbędne również podczas samej realizacji zlecenia. Po pierwsze, pozwala z łatwością dotrzeć do wskazanego miejsca. Służy temu możliwość podglądu mapy dojazdu do kontrahenta, która przedstawia:

obecną lokalizację serwisanta,
miejsce docelowe,
przebieg trasy,
czas potrzebny na jej pokonanie,
przybliżony czas dotarcia.

Po drugie, służy ona jako element potwierdzający realizację działań. Serwisant korzystający z niej podczas codziennej pracy może:

zmienić fazę zlecenia i w ten sposób poinformować kierownika o rozpoczęciu pracy,
odhaczać kroki konieczne do wykonania wskazane na czekliście,
opisać podjęte działania i sposób rozwiązania problemu,
określić czas wykorzystany na realizację zadania,
potwierdzić swoją pracę dokumentacją zdjęciową,
uzyskać elektroniczny podpis klienta stanowiący zaakceptowanie realizacji.

Uzupełnienie wskazanych powyżej danych jest istotne również w kontekście generowania protokołu prac. Znajdą się na nim wszelkie informacje zawarte na karcie zlecenia w aplikacji dla serwisantów i zostanie to wykonane w sposób automatyczny.

Podsumowanie

Realizacja zleceń w terenie to działanie skomplikowane, które nie będzie efektywne bez dostępu do wielu istotnych informacji. Usprawnieniem w tym obszarze może być wdrożenie programu wspierającego proces planowania prac oraz realizowania obowiązków przez serwisantów. Jest nim system do zarządzania serwisem wyposażony w aplikację dla serwisantów.

Jeśli Twoja firma potrzebuje pomocy w opisanym tutaj obszarze, skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści odpowiedzą na Twoje pytania i pomogą wybrać odpowiednie funkcjonalności dopasowane do indywidualnych potrzeb.

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może wesprzeć pracę serwisantów działających w terenie?

Umów konsultację