System ERP dla programu serwisowego – poznaj sekret integracji

Posiadasz już swój system ERP? Chcesz wykorzystywać jego potencjał w codziennej pracy, ale brakuje Ci rozwiązania wspomagającego prowadzone procesy serwisowe? Masz problemy z planowaniem pracy serwisu i monitorowaniem postępów realizacji zleceń serwisowych? Zastanów się nad wdrożeniem programu do zarządzania zleceniami, który może zostać zintegrowany z Twoim oprogramowaniem ERP. Poznaj specyfikę integracji i dowiedz się, co możesz zyskać.

Zapraszamy do zapoznania się z poniższą treścią – możesz przeczytać tekst albo obejrzeć materiał filmowy.

Dzięki temu dowiesz się:

czym jest system informatyczny ERP, a czym program serwisowy,
w jaki sposób integracja programu do zleceń z systemem ERP pomoże Twojej firmie,
jakie dane podlegają eksportowi i importowi dzięki zastosowaniu systemu ERP zintegrowanego z programem dla serwisu.

Program serwisowy, a współczesny system ERP – czym się różnią?

Program serwisowy i system informatyczny ERP to dwa rozwiązania, których celem jest wsparcie procesów zachodzących we współczesnych przedsiębiorstwach. Czym się jednak różnią i o jakie aspekty dbają?

Program do zarządzania serwisem online jest dedykowany firmom, które zajmują się na co dzień realizacją różnego rodzaju zleceń – serwisów, instalacji czy przeglądów. Jego zadaniem jest uefektywnianie prowadzonych procesów biznesowych poprzez dostarczanie mechanizmów służących odpowiedniemu planowaniu, koordynowaniu i monitorowaniu postępu prac.

Jakie funkcje programu serwisowego wpływają na efektywne zarządzanie firmą serwisową?

baza danych klientów,
baza urządzeń,
baza zleceń,
komunikator,
panel klienta,
zadania i zdarzenia,
kalendarz,
… i wiele innych.

Jeżeli program do obsługi zleceń serwisowych wspiera przedsiębiorstwa w tak wielu obszarach, to jaką rolę odgrywa współczesny system ERP?

Już śpieszymy z odpowiedzią. Program handlowo-magazynowy - dobry system ERP pozwala na efektywne planowanie zasobów przedsiębiorstwa posiadając mechanizmy do zarządzania magazynem. Dodatkowo zadaniem systemu ERP jest tworzenie możliwości śledzenia stanów magazynowych, a co więcej, odpowiednie funkcjonalności systemu ERP wspierają możliwość uzupełniania braków poprzez zamówienia do dostawców. Istotnym modułem systemu ERP umożliwiającym obsługę faktur oraz płatności jest moduł rozliczeń.

Wybierając system ERP warto zwrócić uwagę na:

koszt systemu ERP,
funkcje systemu ERP,
możliwość rozwoju systemu ERP,
sposób użytkowania - wynajem czy zakup systemu ERP,
możliwość integracji z programem do zarządzania serwisem online.

System ERP dla programu serwisowego – po co łączyć?

Oba wspomniane wyżej rozwiązania mogą funkcjonować w przedsiębiorstwach zajmujących się realizacją zleceń. Co więcej, odmienność wykonywanych przez nie zadań sprawia, że mogą współistnieć w organizacji i uzupełniać się, przyczyniając się tym samym do wzrostu wyników osiąganych przez firmę.

Niewątpliwie, każde przedsiębiorstwo chciałoby efektywnie planować i koordynować działania, a przy tym móc bez problemów zarządzać stanami magazynowymi oraz fakturami. Szczególnie, że kwestie te są ze sobą ściśle połączone i oddziałują na siebie. Jest to możliwe – wystarczy tylko skorzystać z wdrożenia oprogramowania ERP i programu serwisowego.

A co jeśli masz już wdrożenie ERP i programu do zleceń za sobą? Da się usprawić system pracy jeszcze bardziej?

Oczywiście, że tak – zintegruj oba programy jeśli to możliwe. Jeśli nie, szukaj rozwiązań, które Ci to umożliwią.

Dlaczego samo wykorzystanie systemu informatycznego ERP i programu do zarządzania zleceniami nie jest wystarczające i konieczna jest ich integracja oraz życie w symbiozie?

Zapewne chcesz prowadzić swoje procesy biznesowe w ekonomiczny i efektywny sposób – nie chcesz tracić czasu na działania, które mogą zostać wykonane automatycznie i dodatkowo w sposób bezbłędny. Właśnie po to jest integracja – ma sprawiać, że kluczowe informacje gromadzone w obu systemach będą automatycznie przenoszone z jednego narzędzia do drugiego, a efektem tego będzie możliwość wykorzystania uzyskanych danych w pozostałych realizowanych w firmie procesach serwisowych.

Zintegrowany system ERP - jak działa integracja z programem serwisowym

Wiesz już, że dzięki systemowi ERP zintegrowanemu z programem dla serwisu przepływ informacji między rozwiązaniami informatycznymi następuje w sposób automatyczny, ale nie jest to jedyny wyróżnik integracji.

Plusem takiego rozwiązania jest to, że wymiana danych następuje w dwie strony – dobry system ERP czerpie niezbędne aspekty z programu serwisowego i odwrotnie. Oba rozwiązania uzyskują korzyści – prawdziwa symbioza. Program handlowy pobiera z systemu do obsługi zleceń serwisowych informacje o zamówieniach, natomiast w odwrotnym kierunku przepływają dane o kontrahentach, produktach, dokumentach oraz rozliczeniach. Bywa, że zakres integracji ze względu na rodzaj prowadzonych procesów biznesowych albo rozmiar przedsiębiorstwa musi być większy. Takie wymagania spełniają rozwiązania dedykowane takie jak Aura Business.

Transport danych raz na jakiś czas? Nie w dzisiejszym, pędzącym świecie, który wymaga od nas szybkich reakcji w oparciu o jak najbardziej aktualne informacje. Integracja systemu ERP z programem serwisowym potrafi sprostać takim oczekiwaniom i dokonuje nie tylko automatycznego importu i eksportu, ale też takiego, który działa w sposób ciągły.

Szczegóły integracji programu ERP i systemu zarządzania usługami serwisowymi

Gdzie stworzyć profil klienta? W module serwis czy systemie klasy ERP?

Dane o swoim kontrahencie możesz umieścić w systemie ERP i jak już dobrze wiesz zostaną one automatycznie przeniesione do Twojego programu serwisowego – o ile posiadasz integrację. Istnieje także druga opcja: możesz stworzyć kartę kontrahenta w systemie do zarządzania zleceniami. Nie zostanie ona jednak natychmiast przesłana do ERP – stanie się to dopiero wtedy, gdy w powiązaniu z klientem powstanie w systemie zlecenie serwisowe, a spod niego zostanie wystawione zamówienie na potrzebne do realizacji obsługi klienta części.

Sprawdź, kto nie zapłacił dzięki wdrożeniu systemu ERP i programu do zarządzania serwisem

Pracujesz na co dzień w programie do zarządzania przedsiębiorstwem serwisowym i chcesz mieć stały dostęp do dokumentów magazynowych oraz tych pozwalających na zarządzanie procesem sprzedaży? Dzięki wsparciu systemu ERP nie musisz przelogowywać się do innego programu. Nastąpił automatyczny import i takie dane posiadasz już w swoim oprogramowaniu – sprawdź w karcie kontrahenta, w zakładce Dokumenty.

Wolisz mieć najpotrzebniejsze informacje o rozliczeniach pod ręką? Korzystaj z możliwości tworzenia widgetów na pulpicie. W taki sposób możesz wyodrębnić z Dokumentów np. tylko te faktury, które wymagają płatności.

Tworzenie ofert i zamówień

Kolejnym elementem, który podlega integracji jest baza produktów – tworzona w systemie ERP firmy jest automatycznie eksportowana do programu serwisowego, w którym spełnia swoją rolę podczas tworzenia ofert i zamówień.

Jak to działa w przypadku systemu ERP zintegrowanego z programem do serwisu?

Zacznij proces tworzenia oferty/zamówienia.
Wybierz produkt z listy.
Nastąpi automatyczne uzupełnienie informacji o produkcie.
Zostaną uwzględnione aktualne ceny.
Wzięte pod uwagę zostaną indywidualne ustalenia z klientem.
Gotowe – oferta/zamówienie stworzone.

Systemy zarządzania firmą serwisową - podsumowanie

Powyższy materiał przedstawił informacje o nowoczesnym systemie ERP i programie do zleceń ze szczególnym uwzględnieniem integracji między tymi dwoma rozwiązaniami. Wiesz już jaka jest rola systemów informatycznych ERP, a także to w jaki sposób Twoją firmę może wesprzeć moduł serwisowy. Co więcej, przedstawiliśmy Ci także zalety oraz możliwości systemu ERP zintegrowanego z programem do zarządzania procesami serwisowymi.

Jeśli poszukujesz narzędzia, które usprawni Twoją działalność serwisową, a dodatkowo będzie w stanie zintegrować się z Twoim programem handlowo-magazynowym (np. systemem Comarch ERP Optima, programem Comarch ERP XL, programem Symfonia ERP, systemem Subiekt GT, oprogramowaniem ERP Navireo i innymi oferującymi systemy ERP firmami), skontaktuj się z nami – przedstawimy naszą ofertę rozwiązania dedykowanego.

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może zintegrować się z Twoim ERP?

Umów konsultację