Elastyczny system CRM: co warto wiedzieć?

W dłuższej perspektywie elastyczny CRM - czy to gotowy, czy też szyty specjalnie na miarę firmy - jest lepszą inwestycją niż rozwiązanie "sztywne". Skąd taki wniosek? Jak rozpoznać, że dany CRM jest elastyczny? Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze tego typu rozwiązania? Dowiesz się o tym wszystkim z poniższego materiału.

Elastyczny CRM - co to takiego?

Elastyczny CRM to system, który bez pomocy dostawcy możemy dostosować do potrzeb naszej firmy. Jest to system, który dokładnie odzwierciedla procesy biznesowe zachodzące w przedsiębiorstwie. Kluczowa jest tutaj właśnie ta niezależność w konfigurowaniu oprogramowania.

Większość rozwiązań tego typu, które możemy znaleźć na rynku, można w mniejszym lub większym stopniu dostosować do potrzeb danej firmy. Dotyczy to szczególnie tak zwanych systemów dedykowanych, czyli w dużej mierze tworzonych specjalnie pod konkretnego klienta. Czy jednak wszystkie takie systemy można nazwać elastycznymi? Niekoniecznie.

System CRM jest elastyczny wtedy, kiedy można wprowadzać do niego zmiany bez konieczności interwencji dostawcy. Oczywiście mówimy tutaj o zmianach, które nie naruszają silnika oprogramowania - wtedy bez dostawcy systemu ciężko jest się obyć. Trzeba tutaj zaznaczyć, że prędzej czy później modyfikacje systemu okazują się konieczne - procesy biznesowe stale ewoluują, a sprawnie działający CRM musi wiernie je odtwarzać.

Systemy gotowe, czyli uniwersalne, nieprzeznaczone dla konkretnego klienta rozwiązania, także mogą być elastyczne. Wszystko zależy od ilości obszarów, które można edytować i dostosować do zmieniających się potrzeb firmy.

Czy CRM powinien być elastyczny?

Utrzymanie równowagi pomiędzy elastycznością oprogramowania a jego przystępnością dla użytkownika jest trudną sztuką. Elastyczny CRM jest jedynym rozwiązaniem, które może na bieżąco odzwierciedlać ewoluujące procesy biznesowe firmy. Jako taki bywa jednak często nieco trudniejszy w konfigurowaniu niż rozwiązania “sztywne”.

Czy to jest jednak powód do zmartwienia? Rekonfiguracja nie jest przecież powtarzana co tydzień. Odbywa się to tylko podczas implementacji systemu oraz w przypadku zmian w procedurach firmy. Tak na marginesie, w tym drugim przypadku ujawnia się zresztą główna zaleta elastycznego CRM - jego zdolność do dostosowania się do nowych sposobów prowadzenia działalności.

Branżowy CRM - tak czy nie?

Ograniczenie poszukiwań CRM wyłącznie do rozwiązań branżowych najprawdopodobniej znacznie wydłuży ten proces, ponieważ w danym segmencie może być ich tylko kilka - lub nawet wcale). Co więcej, inwestycja w rozwiązanie branżowe wiąże się zwykle z wyższymi kosztami.

Tymczasem wystarczająco elastyczne rozwiązania można łatwo zastosować w wielu różnych branżach. Dzięki daleko idącym możliwościom konfiguracyjnym można bez problemu odwzorować właściwie każdy zachodzący w firmie proces - i to do tego stopnia, że różnica między branżowym a elastycznym systemem nie będzie zauważalna.

Jakie obszary CRM powinny być konfigurowalne przez użytkownika?

Szanse sprzedaży

W tym przypadku elastyczność systemu jest być może najważniejsza. CRM powinien umożliwiać odzwierciedlenie dowolnej kampanii sprzedażowej, dlatego konfigurowalne powinny być etapy, cele oraz atrybuty kampanii. Oczywiście konieczne jest także możliwość prowadzenia kilku kampanii jednocześnie - ponieważ zazwyczaj procesów sprzedażowych jest w firmie wiele a każdy segment klientów wymaga nieco innego podejścia.

Tak więc przyglądając się nowemu systemowi CRM warto zwrócić uwagę na to, jak można w nim organizować szanse sprzedaży. Ważne jest, aby to system dopasowywał się do Twojej firmy, a nie na odwrót.

Baza kontrahentów

Dane kontrahenta są gromadzone i organizowane w CRM - to jedna z jego podstawowych funkcji i każdy system umożliwia to w jakimś stopniu. Każde przedsiębiorstwo może jednak potrzebować innych informacji o swoich klientach. Niektóre, oczywiście, zawsze będą wspólne - takie jak numer identyfikacji podatkowej, adres czy dane kontaktowe, ale poza tym każda firma może mieć inne potrzeby.

Elastyczny CRM oferuje nie tylko szeroką personalizację kartoteki klienta, ale również możliwość tworzenia atrybutów. Ułatwiają one znacznie segmentację i wyszukiwanie konkretnych grup klientów. Atrybutami takimi mogą być, na przykład, status współpracy, skala, branża i tak dalej.

Pulpit pracy

Pulpit to obszar pojawiający się po wejściu użytkownika do systemu. Nie wszystkie CRM mają takie rozwiązanie - pomimo tego, że jest ono bardzo praktyczne w codziennej pracy. Dzięki niemu możemy mieć pod ręką wszystkie te funkcjonalności i raporty, których najczęściej używamy. Podsumowując, konfigurowalny pulpit to poważna oszczędność czasu.

Kalendarz oraz zadania i zdarzenia

Historia interakcji z klientem budowana jest w CRM poprzez planowane zadania i efekt ich wykonania, czyli zdarzenia. To świetne narzędzie do budowania długotrwałych relacji z kontrahentami oraz interesujący materiał do analiz, które z kolei pozwalają na doskonalenie procesów sprzedażowych. Elastyczny CRM nie narzuca Twojej firmie sztywnego zestawu własnych typów zadań i zdarzeń, pozwalając na ich edycję i dostosowanie do potrzeb przedsiębiorstwa.

Bazując na typach zadań i zdarzeń, takich jak działania pracowników, można przeprowadzać analizy. Za pomocą raportów możesz zweryfikować, ile zadań określonego typu zostało wykonanych w danym okresie. Możesz szybko przeanalizować te informacje, ponieważ nie musisz przemierzyć całej bazy danych w ich poszukiwaniu. Wszystko, co musisz zrobić, to wskazać wybraną osobę i zobaczyć, co zrobiła tego dnia.

Projekty

System CRM może także wspierać firmę w zakresie zarządzania projektami i zleceniami. Jako kierownik otrzymujesz szybkie i szczegółowe informacje na temat, na przykład, etapu realizacji określonego projektu czy zlecenia. Pracownicy natomiast otrzymują dokładną listę zadań do wykonania wraz z ich opisem. Więcej o tym mówiliśmy w filmie, który jest tutaj.

Elastyczny CRM powinien umożliwiać edycję typów projektów oraz zleceń. Konieczna jest też opcja tworzenia wielu różnych typów projektów i wykonywania wielu jednocześnie - dzięki czemu możemy przygotować osobne projekty dla każdego działu przedsiębiorstwa. Karta zlecenia również musi być edytowalna, ponieważ w każdej organizacji mogą być wymagane inne pola i informacje.

Produkty i ofertowanie

Głównym celem bazy produktów w CRM jest udostępnienie wszystkim pracownikom tych samych i aktualnych danych - takich jak opis produktu, jego cechy, cena i ilość sztuk dostępnych w magazynie. Dzięki bazie produktów można także szybko tworzyć oferty bez konieczności przepisywania danych. W tym obszarze elastyczny CRM pozwala edytować listę produktów, działać na wielu poziomach cenowych oraz decydować, jakie atrybuty i informacje opisują produkt.

Dokumenty

Warto wspomnieć również szablony dokumentów. Jeśli Twoja firma posiada w szeregach osobę z technologiczną smykałką do tworzenia lub przetwarzania szablonów (takich jak oferty czy faktury), elastyczny system CRM pozwoli dopasować ich wzór do potrzeb firmy - w tym dodać logo, zdjęcie czy nowe pola na konkretne informacje.

Uprawnienia pracowników

Uprawnienia są bardzo ważnym obszarem każdego systemu CRM, ponieważ są odpowiedzialne za bezpieczeństwo danych należących do przedsiębiorstwa. Ponadto mogą wpływać na czytelność i użyteczność interfejsu.

Elastyczny CRM pozwala Ci zadecydować, kto zobaczy określone części systemu, nawet z dokładnością co do pola. Nie każdy pracownik powinien mieć przecież nieograniczony dostęp do wszystkich danych będących własnością firmy. CRM powinien udostępniać zaawansowany system uprawnień, który pozwala włączyć lub wyłączyć wyświetlanie wybranych pól dla określonych profili użytkowników.

Profile są jak grupy pracowników w firmie. Przypisanie kogoś do jednej z nich skutkuje nadaniem mu uprawnień zdefiniowanych dla danego profilu. Można tworzyć dowolną ilość dowolnie skonfigurowanych grup, czy to w celu uproszczenia interfejsu i dopasowania go do konkretnego stanowiska, czy też ograniczenia ilości informacji, do których może dotrzeć - przykładowo - stażysta.

Raporty

Systemy CRM wyposażone są często w standardowe raporty. Te elastyczne umożliwiają edycję istniejących i tworzenie własnych. W naszym oprogramowaniu raporty można w dużym stopniu konfigurować.

Dobre systemy CRM udostępniają raporty umożliwiający zestawianie oraz analizowanie różnej maści danych. Elastyczne rozwiązania pozwalają dodatkowo na tworzenie własnych raportów oraz edycję tych istniejących. Dla przykładu, przerabiając raport ‘sprzedaż według pozycji’ można uzyskać kolejne:

sprzedaż według kategorii produktów,
sprzedaż według kontrahentów,
sprzedaż według pracowników.

Zmodyfikowane raporty można przypisać do pulpitu - dzięki temu dostęp do nich będzie prosty i szybki.

Zakończenie

Elastyczny system, taki jak Synergius CRM, pozwala na konfigurację wielu więcej obszarów - listę można by więc tutaj znacznie wydłużyć. Naszym celem było jednak pokazanie tylko najważniejszych elementów systemu, które zdecydowanie powinny być edytowalne. To powinno wystarczyć do łatwej identyfikacji elastycznego systemu przy wyborze tego typu rozwiązania.

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może zapewnić elastyczność Twojemu biznesowi?

Umów konsultację