Pisanie maili z AI w Aura Business: od wskazówek do odpowiedzi
Przygotuj odpowiedź na mail klienta, wybierz ton i język, sprawdź szkic i zatwierdź wysyłkę
Klient pyta o zmianę konfiguracji urządzenia, termin prezentacji albo szczegóły przesłanej oferty. Znasz odpowiedź, ale trzeba ją jeszcze uporządkować i napisać w sposób odpowiedni dla odbiorcy. Przy zagranicznym kontrahencie dochodzi przygotowanie wiadomości w jego języku.
Asystent AI pomaga przejść od krótkiej notatki do propozycji maila. Poniżej pokazujemy, jak z niego korzystać i co podać, żeby odpowiedź wymagała mniej poprawek.
Kiedy przydaje się pisanie maili z AI w Aura Business?
Pisanie maili z AI w Aura Business pomaga przygotować odpowiedź, gdy wiesz już, co chcesz przekazać klientowi. Wskazujesz fakty i oczekiwany dalszy krok, a asystent układa z nich treść wiadomości.
W sprzedaży B2B wiele odpowiedzi dotyczy podobnych spraw. Trzeba potwierdzić spotkanie, poprosić o dane do wyceny, wyjaśnić zakres oferty lub wrócić do pytania o dostawę.
Przy bardziej złożonej sprzedaży treść maila bywa wynikiem kilku wcześniejszych uzgodnień. Handlowiec zbiera informacje od zespołu technicznego lub działu realizacji, a następnie przekazuje je klientowi. Asystent pomaga nadać tym ustaleniom czytelną formę.
Może się przydać, gdy odpowiadasz na:
- zapytanie o produkt lub warunki współpracy,
- prośbę o doprecyzowanie oferty,
- pytanie o potwierdzony termin dostawy,
- wiadomość dotyczącą prezentacji,
- prośbę o dokumentację,
- mail od zagranicznego klienta lub dealera.
Jak przygotować odpowiedź krok po kroku?
W Aura Business uruchamiasz asystenta przy otrzymanej wiadomości i przygotowujesz odpowiedź w tym samym oknie. Nie musisz przenosić maila do osobnego czatu i wklejać gotowego tekstu z powrotem do poczty.
- Uruchom asystenta przy mailu klienta. Pola nadawcy, odbiorcy i tematu są już uzupełnione.
- Wpisz krótkie wskazówki. Opisz po polsku, co ma znaleźć się w odpowiedzi. Możesz użyć prostych zdań lub krótkiej notatki.
- Wybierz ton i język. Polecenie może być po polsku, a propozycja odpowiedzi na przykład po angielsku lub niemiecku.
- Przygotuj propozycję. AI wygeneruje szkic w polu poniżej.
- Sprawdź, popraw i wyślij. Możesz dołączyć cytat oryginalnej wiadomości. Ostateczną wysyłkę zatwierdzasz samodzielnie.
Opcja „Podgląd eksportu do AI” pozwala również sprawdzić, jakie dane zostaną przekazane do przygotowania odpowiedzi.
Funkcja jest obecnie w wersji beta, więc jej zakres i wygląd mogą się jeszcze zmieniać.
Co wpisać we wskazówkach dla asystenta?
Asystent pisania maili AI w Aura Business nie wymaga szczegółowych instrukcji ani starannie sformułowanych poleceń. Możesz przekazać mu najważniejsze informacje własnymi słowami, nawet w formie krótkich, chaotycznych notatek czy zdań z błędami. AI uporządkuje treść i przygotuje na jej podstawie propozycję wiadomości, dostosowując jej styl, ton i język do Twoich preferencji.
Nie musisz pisać całego maila. Wystarczy wskazać:
| Co podać | Przykład |
|---|---|
| Powód odpowiedzi | Klient pyta o prezentację urządzenia. |
| Potwierdzone informacje | Spotkanie może odbyć się w czwartek o 11:00 w Łodzi. |
| Prośbę do klienta | Potwierdzenie liczby uczestników i przywiezienie próbek opakowań. |
| Dalszy krok | Dobór konfiguracji po przeprowadzeniu próby. |
Na tej podstawie możesz wpisać nawet tak proste polecenie:
Przykładowe polecenie
napisz klientowi że możemy zrobić prezentacje w czwartek o 11 w łodzi, niech potwierdzi ile osób będzie i przywiezie próbki opakowań, konfiguracje dobierzemy po testach, napisz krótko i profesjonalnie
Asystent przekształci te wskazówki w uporządkowaną, poprawną językowo wiadomość, gotową do sprawdzenia i ewentualnej edycji.
Nie musisz więc zastanawiać się nad doborem słów czy konstrukcją zdań. Wystarczy, że przekażesz najważniejsze informacje, a AI pomoże nadać im odpowiednią formę. Przed wysłaniem warto jedynie upewnić się, że wszystkie ustalenia, terminy i warunki są zgodne z rzeczywistością.
Zobacz, jak AI pomaga przygotować odpowiedź dla klienta
Podaj wskazówki i sprawdź propozycję maila na prezentacji.
Umów prezentacjeJak dobrać ton odpowiedzi do odbiorcy?
Asystent AI w Aura Business udostępnia przykładowe tony odpowiedzi. Wybór pomaga dopasować wiadomość do odbiorcy, rodzaju sprawy i dotychczasowej relacji.
| Ton | Kiedy go użyć |
|---|---|
| Uprzejmy i profesjonalny | Odpowiedź na zapytanie, pierwszy kontakt i większość wiadomości handlowych. |
| Formalny | Korespondencja dotycząca umów, przetargów, reklamacji lub oficjalnych ustaleń. |
| Zwięzły i rzeczowy | Potwierdzenie terminu, przekazanie konkretnej informacji i bieżące uzgodnienia. |
| Ciepły i partnerski | Kontakt z wieloletnim klientem, dealerem lub partnerem. |
Domyślny ton jest uprzejmy i profesjonalny. Przy wielu odpowiedziach handlowych będzie odpowiednim punktem wyjścia.
Warto jednak uwzględnić charakter sprawy. Krótkie potwierdzenie dostawy nie wymaga rozbudowanego wstępu. Odpowiedź do nowego klienta może potrzebować pełniejszego wyjaśnienia i zaproszenia do rozmowy.
Po wygenerowaniu propozycji możesz zmienić jej treść, żeby odpowiadała sposobowi, w jaki zwykle komunikujesz się z danym odbiorcą.
Odpowiedź w innym języku na podstawie polskiej notatki
W Aura Business możesz napisać wskazówki po polsku i otrzymać propozycję maila w wybranym języku, na przykład angielskim lub niemieckim. Pozwala to przygotować odpowiedź bez osobnego etapu tłumaczenia.
To przydatne w firmach współpracujących z zagranicznymi odbiorcami i siecią dealerską. Handlowiec może skupić się na przekazywanych informacjach, a następnie sprawdzić, jak zostały ujęte w przygotowanej wiadomości.
Przy produktach technicznych szczególnej uwagi wymagają nazwy modeli, parametry i określenia branżowe. Przed wysłaniem trzeba też zweryfikować ceny, daty oraz warunki współpracy.
Przykład: odpowiedź na pytanie o konfigurację urządzenia
Asystent pisania maili AI w Aura Business pomaga uporządkować odpowiedź zawierającą kilka ustaleń i próśb do klienta. Poniższy scenariusz jest przykładowy.
Pan Marek prowadzi sprzedaż urządzeń pakujących. Otrzymuje mail od niemieckiego klienta, który po przejrzeniu oferty pyta o możliwość obsługi większych opakowań.
Handlowiec konsultuje temat z zespołem technicznym. Do sprawdzenia konfiguracji potrzebne są wymiary opakowań i próbki materiału. Dopiero po ich otrzymaniu firma będzie mogła potwierdzić zakres zmiany.
Marek uruchamia asystenta przy wiadomości i wpisuje po polsku:
Przykładowe polecenie
Podziękuj za uwagi do oferty. Poproś o minimalne i maksymalne wymiary opakowań oraz próbki materiału. Wyjaśnij, że po ich otrzymaniu sprawdzimy konfigurację i wrócimy z aktualizacją. Zaproponuj rozmowę z naszym specjalistą technicznym. Nie potwierdzaj jeszcze ceny ani terminu dostawy.
Wybiera język niemiecki i ton uprzejmy, profesjonalny. Sprawdza propozycję, uzupełnia szczegóły i wysyła odpowiedź.
Klient wie, jakie informacje powinien przekazać i co nastąpi później. Handlowiec zachowuje kontrolę nad ustaleniami oraz zobowiązaniami zawartymi w wiadomości.
Jak dopasować rozwiązanie do pracy zespołu?
W Aura Business możemy omówić personalizację rozwiązania odpowiednio do sposobu pracy Twojego zespołu. Punktem wyjścia są opisane możliwości asystenta: wskazówki do odpowiedzi, wybór tonu i języka, propozycja do edycji oraz wysyłka zatwierdzana przez użytkownika.
Jeśli Twoja organizacja potrzebuje dalszego dopasowania, podczas konsultacji ustalimy oczekiwany zakres zmian. Warto zacząć od przykładów korespondencji, która najczęściej angażuje pracowników, oraz zasad komunikacji obowiązujących w firmie.
Jako producent Aura Business, ustalamy z klientem potrzeby i zakres dalszego dopasowania. Personalizację planujemy w odniesieniu do procesów organizacji i danych dostępnych w systemie.
Co sprawdzić przed wysłaniem wiadomości?
Propozycja AI w Aura Business jest szkicem do sprawdzenia i edycji. Ostateczną treść zatwierdza osoba odpowiadająca klientowi.
Przed wysyłką przejrzyj:
- Ustalenia: czy wiadomość odpowiada temu, co potwierdzono z klientem i wewnątrz firmy?
- Wartości i terminy: czy ceny, parametry oraz daty są poprawne?
- Brakujące informacje: czy wszystkie miejsca do uzupełnienia zostały zastąpione właściwymi danymi?
- Nazwy i odbiorcę: czy model produktu, imię i forma zwrotu są właściwe?
- Załączniki: czy dodano dokumenty zapowiedziane w treści?
- Dalsze działanie: czy klient wie, na co czekasz lub co proponujesz?
Przy negocjacjach, reklamacjach czy ważnych ustaleniach umownych warto szczególnie dokładnie ocenić sformułowania. Wiadomość powinna odpowiadać rzeczywistej sytuacji i relacji z odbiorcą.
Pisanie maili, research klienta i przygotowanie do spotkania z AI
Asystent odpowiedzi w Aura Business wspiera redagowanie maila, a research klienta i przygotowanie do spotkania AI pomagają zebrać kontekst przed kontaktem. Każda z tych funkcji przydaje się na innym etapie pracy.
Przed pierwszą rozmową przydaje się research klienta z AI w Aura Business. Zbiera informacje internetowe o firmie i pomaga poznać jej aktualny kontekst, gdy historia kontaktów w CRM jest jeszcze krótka.
Przy kolejnych rozmowach przydaje się przygotowanie do spotkania z AI w Aura Business. Porządkuje historię współpracy z CRM, przypomina ustalenia i otwarte tematy oraz podsuwa pytania. Odnośniki do źródeł pozwalają sprawdzić szczegóły.
Gdy przygotowujesz odpowiedź na mail, podajesz asystentowi sprawdzone ustalenia, które chcesz przekazać klientowi.
Sprawdź, jak AI może wspierać korespondencję zespołu
Porozmawiajmy o potrzebach Twoich handlowców i możliwościach dopasowania asystenta.
Umów prezentacjeFAQ - pisanie maili z AI w Aura Business
Studentka marketingu z pasją do rozwiązań IT. Na co dzień zajmuje się content marketingiem i kreacjami marketingowymi, łącząc wiedzę akademicką z praktycznym wsparciem projektów technologicznych.
