Jak nie zapomnieć o zleceniach cyklicznych?

Kiedy w Twojej firmie regularnie wzrasta liczba wykonywanych zleceń serwisowych, zapanowanie nad procesami staje się coraz większym wyzwaniem. W pewnym momencie posiadanie oprogramowania do zarządzania nimi jest już niezbędne. Rejestrowanie zgłoszeń od klientów odbywa się na bieżąco, ale co z usługami, które realizowane są przykładowo raz do roku? Z tego artykułu dowiesz się jak tworzyć zlecenia cykliczne i automatyczne powiadomienia.

Komu przyda się funkcja zleceń cyklicznych?

Często słyszymy od naszych klientów, że miewają oni problemy z realizacją cyklicznych zleceń u klientów, gdyż odstęp czasu między jedną a drugą usługą jest na tyle długi, że zwyczajnie o nich zapominają. Niestety skutki opóźnienia może odczuć nie tylko firma serwisująca, ale również jej klient. Dlaczego?

• Przedsiębiorstwa są powiązane umową serwisową, która zobowiązuje usługodawcę do regularnych przeglądów maszyn.
• Nieterminowa realizacja usług skutkuje nałożeniem kary umownej na firmę serwisową.
• Organizacja posiadająca urządzenie może stracić na nie gwarancję w przypadku nieregularnych przeglądów.

Z pewnością nie są to pożądane scenariusze współpracy z klientem. Niedopilnowanie cyklicznych zleceń obniża przychody Twojej firmy, ponieważ jest to usługa, którą kontrahent często po prostu musi zakupić, ale jeśli nie otrzyma od Ciebie odpowiednio wcześnie takiej informacji, może Cię wyprzedzić konkurencja. Nasze oprogramowanie do zarządzania serwisem posiada kilka istotnych funkcji, które wesprą Cię w tym obszarze.

Jakimi typami zleceń cyklicznych zarządzasz?

Zwykle zlecenia cykliczne sprowadzają się do dwóch głównych rodzajów, w zależności od tego, czego dotyczą:

• Przegląd konkretnych maszyn lub urządzeń.
• Przegląd wykonany w obiekcie.

Jeśli Twoja firma świadczy usługi pierwszego typu, centralnym punktem systemu będzie baza urządzeń serwisowanych. Jest to spis egzemplarzy, które posiadają Twoi klienci i u Ciebie serwisują. Zbierane są tam dane o specyfikacji technicznej, dacie zakupu, instalacji, a przede wszystkim podpięta jest pod nie cała historia zleceń, czyli wszystkie przeglądy i naprawy, jakie zostały przy konkretnym urządzeniu wykonane.

Zaplanuj zlecenie cykliczne

Poza przeglądaniem bazy urządzeń i rejestrowaniem przy nich ważnych notatek, możesz powiązać z nimi zadania cykliczne. Tworząc je, uzupełnij kluczowe informacje:

• typ zlecenia,
• opis zlecenia,
• odpowiedzialnego,
• data początkowa i data zakończenia,
• częstotliwość powtórzeń i termin zakończenia (data ostatniego zlecenia tego typu),
• powiąż kontrahenta,
• powiąż produkt serwisowany,
• podaj dokładny adres (adres pozwala wyświetlić zlecenie na mapie, bezpośrednio w systemie).

Zapisując zadanie cykliczne w ten sposób, automatycznie tworzą się one we wskazanym przedziale czasowym.

• na liście zleceń,
• na kanbanie,
• na osi czasu (timeline),
• na mapie,
• w karcie produktu serwisowanego,
• w karcie kontrahenta.

Jak powiadomić o zleceniu cyklicznym kontrahenta?

Automatycznie! Za pośrednictwem wiadomości SMS lub poprzez wiadomość e-mail. System nie tylko automatycznie utworzy X zleceń, ale także wyśle w odpowiednim czasie (ustawionym przez Ciebie) informacje do kontrahenta o zbliżającym terminie usługi.

Nie musisz poświęcać czasu na:

• tworzenie wielu zleceń,
• przypominanie się o usłudze.

Jak ustawić takie powiadomienie?

Dzięki regułom automatycznym, z poziomu systemu Aura Business możesz wysyłać automatyczne powiadomienia SMS lub email do klientów o zbliżającym się terminie przeglądu. Należy określić następujące parametry:

• wyzwalacz - czyli czynnik, który ma być sygnałem do wysyłki takiego powiadomienia, np. codziennie, godzina 10:00,
• warunki, które muszą być spełnione – tu będzie to wybranie typu zlecenia „Przegląd”,
• odstęp czasu na ile dni przed datą zlecenia powiadomienie ma być wygenerowane,
• treść komunikatu – tekst jaki ma się znaleźć w SMSie bądź mailu przypominającym o nadchodzącym przeglądzie.

Oprócz tego, że będziesz widział w systemie zbliżający się termin zlecenia, dodatkowo sam klient, otrzymując takie powiadomienie, może zgłosić się do Ciebie, by wykonać daną usługę.

Co możesz zyskać?

Zabezpieczenie się w postaci długoterminowego planowania zleceń serwisowych i utworzenia powiadomień, zabezpieczy Cię przed pominięciem, opóźnieniem lub zapomnieniem o istotnych usługach dla klientów. Nie tracisz żadnej okazji na zwiększenie swoich przychodów i umacniasz relacje z partnerami. Dodatkowo, dedykowane oprogramowanie Aura Business pozwala na wprowadzanie modyfikacji i rozszerzeń, zatem jeżeli będziesz chciał którąś z funkcji dostosować do indywidualnych procesów Twojej firmy – przygotujemy dla Ciebie takie rozwiązanie.

Sprawdź także:

• 7 sposobów na uporządkowanie pracy działu serwisu
• Jak korzystać z bazy urządzeń serwisowanych?

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może pomóc Ci w realizacji zleceń cyklicznych?

Umów konsultację