Baza rozwiązań
Zamów prezentację

Autor: Zespół Questy

Serwis

7 sposobów na uporządkowanie pracy działu serwisu

Wyzwania firm serwisowych

10 lutego 2020

Jak uporządkować pracę działu serwisu? Jak zoptymalizować i zautomatyzować procesy zachodzące w Twojej organizacji? Jak usprawnić komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną (z kontrahentami)? Jaka jest w tym rola narzędzi wspierających pracę serwisu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym materiale video oraz artykule.



Przed wdrożeniem systemu do zarządzania serwisem w organizacji, niezależnie od skali, zastanów się:

  • jakie problemy biznesowe chcesz rozwiązać,
  • jakich spodziewasz się korzyści.

Przykłady kilku problemów, z którymi zwracają się firmy serwisowe:

  • brak wspólnej i uporządkowanej bazy wiedzy o współpracy z kontrahentami,
  • brak spójnej bazy wiedzy o realizowanych zleceniach,
  • brak informacji o serwisowanych urządzeniach,
  • chaos w komunikacji wewnętrznej,
  • utrudnione przekazywanie zleceń pracownikom w terenie,
  • brak integracji z systemem ERP lub praca na starych, zdezaktualizowanych aplikacjach,
  • brak możliwości szybkiego tworzenia protokołów serwisowych,
  • czasochłonna i utrudniona komunikacja z klientami i podwykonawcami.

Opisane sytuacje wydają się znajome? Sprawdź, w jaki sposób im zaradzić. W systemie Aura Business Services Management stworzysz uporządkowaną bazę wiedzy o:

  • kontrahentach - klientach, partnerach, dostawcach,
  • urządzeniach, które serwisujesz,
  • zleceniach serwisowych - tych zrealizowanych oraz zaplanowanych.

Wspólna baza wiedzy o klientach

Kompletny i uporządkowany zbiór informacji o kontrahentach. To miejsce, w którym znajdziesz wszystkie kluczowe informacje o kliencie. Porządek zapewniają zakładki, które segregują dane wg typu. W karcie kontrahenta znajdują się postawowe dane takie jak NIP, adres, dane do osób kontaktowych pracujących w tej firmie. Oprócz tego sprawdzisz całą listę kontaktów zrealizowanych i zaplanowanych, listę serwisowanych urządzeń czy też zrealizowanych zleceń, a nawet dokumenty handlowe.


Historia serwisowanych maszyn i urządzeń

Oprócz tego, w systemie znajdziesz listę wszystkich zleceń oraz listę urządzeń serwisowanych. Dane te możesz filtrować według różnych parametrów. Bardzo szybko znajdziesz zlecenie czy informacje o historii serwisowanej maszyny.


Szybki dostęp do listy i szczegółów zlecenia

Jeśli Twoja firma korzysta z systemu do serwisu, wszystkie informacje o zleceniach przechowujecie w jednym miejscu. Zyskujecie szybki dostęp do listy zleceń oraz szczegółów każdego zlecenia.

Karta zlecenia zawiera pola takie jak np. opis zlecenia, status, osoba odpowiedzialna i inne. To co w niej zobaczysz zależy od potrzeb Twojego biznesu. Opracujemy to wspólnie podczas analizy biznesowej i na odpowiednim etapie projektu.

Natomiast nie zapomnieliśmy o elastyczności. Informacje w karcie zlecenia możesz samodzielnie dostosowywać. Wystarczy utworzyć nowy atrybut np. typu plik, który umożliwia podpięcie plików do zlecenia, następnie przydzielić uprawnienia do pliku dla użytkowników w poszczególnych fazach. I gotowe - nowe pole będzie widoczne w Twoim zleceniu.

Zarządzanie zleceniami na tablicy Kanban

Bardzo pomocne może okazać się miejsce, w którym określisz aktualny status wszystkich zleceń serwisowych. Tablica kanban porządkuje zlecenia, dzieląc je na poszczególne etapy. W ten sposób kierownik w szybki i łatwy sposób jest w stanie określić, które zlecenia oczekują na realizacji, które są w toku, a które już można zafakturować.

Jeżeli organizacja jest większa, warto wykorzystać kilka tablic np. dla każdego zespołu osobno, aby praca ze zleceniami była przejrzysta.


Weryfikacja obłożenia zleceniami - kalendarz zleceń

Kalendarz zleceń przedstawia pracowników wraz z przypisanymi zleceniami w danym okresie. Pozwala to szybko określić, który serwisant w danym dniu jest wolny i mógłby zająć się danym zleceniem serwisowym.


Wygodna komunikacja z klientem - panel kontrahenta

Bardzo istotnym elementem przy realizacji zleceń jest sprawna wymiana informacji z klientem. System do zarządzania zleceniami wyposażony w panel kontrahenta umożliwi Twoim klientom samodzielne tworzenie zleceń oraz sprawdzanie statusu sprawy. To wygodne rozwiązanie, ponieważ klient może zrobić to w dowolnym dla siebie czasie i bez niepotrzebnego kontaktu telefonicznego, a wszystkie informacje zostaną zapisane w zleceniu.

Jeżeli uznasz to za wartościowe, w panelu możesz wyświetlić dowolne informacje z systemu np. faktury dla tego kontrahenta bądź listę powiązanych z nim urządzeń.

Automatyczne powiadomienia mailowe czy SMS o statusie zlecenia to jeden z elementów komunikacji, który również możesz wykorzystać w systemie Aura Business.

Elektroniczne protokoły serwisowe

System do obsługi zleceń zastępuje również papierową wersję protokołów ze zleceń serwisowych. Na dokument pobierane są dane z karty zlecenia, którą uzupełnia serwisant. Taki protokół możesz pobrać w formacie PDF i przesłać do klienta. To, jak wygląda taki protokół to również kwestia do ustalenia. Dodatkowo, pracownik może poprosić klienta o potwierdzenie wykonania usług poprzez podpis na ekranie urządzenia, który od razu zostanie umieszczony w protokole.

Aplikacja dla serwisantów pracujących w terenie

Jeżeli chociaż część zleceń Twoi pracownicy wykonują w terenie, aplikacja mobilna będzie dobrym rozwiązaniem. Znajdziesz w niej listę zleceń do wykonania. Pozwoli na uzupełnienie informacji przez pracownika i zmianę statusu zlecenia, co od razu zostanie zauważone przez kierownika.

Aplikacja może poprowadzić serwisantów do miejsca wykonywania zlecenia serwisowego - wystarczy kliknąć w adres zlecenia, a otworzy się mapa z trasą dojazdu.

Z aplikacji, w prosty sposób możesz przejść od bazowego systemu, który zapewnia dostęp do pełnej funkcjonalności.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu systemu do zarządzania zleceniami przeczytaj także:

Zachęcamy także do subskrypcji naszego kanału na YouTubie, aby być na bieżąco.

Aura Business jest systemem wspierającym polskie przedsiębiorstwa od ponad 10 lat. Aura Business jest produktem poznańskiej firmy Questy, istniejącej na rynku od 2002 roku.

Dziś firma Questy ma na swoim koncie kilkaset udanych wdrożeń systemu Aura Business w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.

Napisz lub zadzwoń

tel: +48 506 504 540

e-mail: aurabusiness@questy.pl

@ 2020 Aurabusiness.pl. All right reserved.