Rozwiązania
Zamów prezentację

Autor: Zespół Questy

SERWIS

System ERP dla programu serwisowego – poznaj sekret integracji

17 czerwca 2022

Posiadasz już swój system ERP? Chcesz wykorzystywać jego potencjał w codziennej pracy, ale brakuje Ci rozwiązania wspomagającego prowadzone procesy serwisowe? Masz problemy z planowaniem pracy i monitorowaniem postępów? Zastanów się nad wdrożeniem programu do zarządzania zleceniami, który może zostać zintegrowany z Twoim ERP. Poznaj specyfikę integracji i dowiedz się, co możesz zyskać.

Zapraszamy do zapoznania się z poniższą treścią – możesz przeczytać tekst albo obejrzeć materiał filmowy.

Program serwisowy, a system ERP – czym się różnią?

Program serwisowy i system ERP to dwa rozwiązania informatyczne, których celem jest wsparcie procesów zachodzących we współczesnych przedsiębiorstwach. Czym się jednak różnią i o jakie aspekty dbają?

Program do zarządzania serwisem jest dedykowany firmom, które zajmują się na co dzień realizacją różnego rodzaju zleceń – serwisów, instalacji czy przeglądów. Jego zadaniem jest uefektywnianie prowadzonych działań poprzez dostarczanie mechanizmów służących odpowiedniemu planowaniu, koordynowaniu i monitorowaniu postępu prac.

Jakie funkcje programu serwisowego wpływają na realizację powyższego celu?

  • baza klientów,
  • baza urządzeń,
  • baza zleceń,
  • komunikator,
  • panel klienta,
  • zadania i zdarzenia,
  • kalendarz,
  • … i wiele innych.

Jeżeli program do obsługi zleceń wspiera przedsiębiorstwa w tak wielu obszarach, to jaką rolę odgrywa system ERP?

Już śpieszymy z odpowiedzią. System ERP nazywany też programem handlowo-magazynowym pomaga w planowaniu zasobów przedsiębiorstwa posiadając mechanizmy do zarządzania magazynem. Dodatkowo program ten stwarza możliwość śledzenia stanów magazynowych i daje możliwość uzupełniania braków poprzez zamówienia do dostawców. Istotnym elementem obsługiwanym przez system ERP są rozliczenia, na które składają się faktury oraz płatności.

System ERP dla programu serwisowego – po co łączyć?

Oba wspomniane wyżej rozwiązania mogą funkcjonować w przedsiębiorstwach zajmujących się realizacją zleceń. Co więcej, odmienność wykonywanych przez nie zadań sprawia, że mogą współistnieć w organizacji i uzupełniać się, przyczyniając się tym samym do wzrostu wyników osiąganych przez firmę.

Niewątpliwie, każde przedsiębiorstwo chciałoby efektywnie planować i koordynować działania, a przy tym móc bez problemów zarządzać stanami magazynowymi oraz fakturami. Szczególnie, że kwestie te są ze sobą ściśle połączone i oddziałują na siebie. Jest to możliwe – wystarczy tylko skorzystać ze wsparcia rozwiązań informatycznych.

A co jeśli masz już ERP i program do zleceń? Da się zrobić coś lepiej?

Oczywiście, że tak – zintegruj je jeśli to możliwe. Jeśli nie, szukaj rozwiązań, które Ci to umożliwią.

Dlaczego samo wykorzystanie systemu ERP i programu do zarządzania zleceniami nie jest wystarczające i konieczna jest ich integracja oraz życie w symbiozie?

Zapewne chcesz prowadzić swoje działania w ekonomiczny i efektywny sposób – nie chcesz tracić czasu na działania, które mogą zostać wykonane automatycznie i dodatkowo w sposób bezbłędny. Właśnie po to jest integracja – ma sprawiać, że kluczowe informacje gromadzone w obu systemach będą automatycznie przenoszone z jednego narzędzia do drugiego, a efektem tego będzie możliwość wykorzystania uzyskanych danych w pozostałych procesach serwisowych.

System ERP dla programu serwisowego – jak działa integracja?

Wiesz już, że integracja powoduje, że przepływ informacji między systemami następuje w sposób automatyczny, ale nie jest to jej jedyny wyróżnik.

Plusem takiego rozwiązania jest to, że wymiana danych następuje w dwie strony – system ERP czerpie niezbędne aspekty z programu serwisowego i odwrotnie. Oba rozwiązania uzyskują korzyści – prawdziwa symbioza. Program handlowy pobiera z systemu do obsługi zleceń informacje o zamówieniach, natomiast w odwrotnym kierunku przepływają dane o kontrahentach, produktach, dokumentach oraz rozliczeniach. Bywa, że zakres integracji ze względu na rodzaj prowadzonej działalności albo rozmiar przedsiębiorstwa musi być większy. Takie wymagania spełniają rozwiązania dedykowane takie jak Aura Business.

Transport danych raz na jakiś czas? Nie w dzisiejszym, pędzącym świecie, który wymaga od nas szybkich reakcji w oparciu o jak najbardziej aktualne informacje. Integracja systemu ERP z programem serwisowym potrafi sprostać takim oczekiwaniom i dokonuje nie tylko automatycznego importu i eksportu, ale też takiego, który działa w sposób ciągły.

Szczegóły integracji

Gdzie stworzyć profil klienta?

Dane o swoim kontrahencie możesz umieścić w systemie ERP i jak już dobrze wiesz zostaną one automatycznie przeniesione do Twojego programu serwisowego – o ile posiadasz integrację. Istnieje także druga opcja: możesz stworzyć kartę kontrahenta w systemie do zarządzania zleceniami. Nie zostanie ona jednak natychmiast przesłana do ERP – stanie się to dopiero wtedy, gdy w powiązaniu z klientem powstanie zlecenie, a spod niego zostanie wystawione zamówienie na potrzebne do realizacji części.

Sprawdź, kto nie zapłacił

Pracujesz na co dzień w programie do zarządzania zleceniami i chcesz mieć stały dostęp do dokumentów magazynowych i sprzedażowych? Dzięki integracji z ERP nie musisz przelogowywać się do innego systemu. Nastąpił automatyczny import i takie dane posiadasz już w swoim programie – sprawdź w karcie kontrahenta, w zakładce Dokumenty.

Wolisz mieć najpotrzebniejsze informacje o rozliczeniach pod ręką? Korzystaj z możliwości tworzenia widgetów na pulpicie. W taki sposób możesz wyodrębnić z Dokumentów np. tylko te faktury, które wymagają płatności.

Tworzenie ofert i zamówień

Kolejnym elementem, który podlega integracji jest baza produktów – tworzona w systemie ERP jest automatycznie eksportowana do programu serwisowego, w którym spełnia swoją rolę podcza tworzenia ofert i zamówień.

Jak to działa?

  1. Zacznij proces tworzenia oferty/zamówienia.
  2. Wybierz produkt z listy.
  3. Nastąpi automatyczne uzupełnienie informacji o produkcie.
  4. Zostaną uwzględnione aktualne ceny.
  5. Wzięte pod uwagę zostaną indywidualne ustalenia z klientem.
  6. Gotowe – oferta/zamówienie stworzone.

Podsumowanie

Powyższy materiał przedstawił informacje o systemie ERP i programie do zarządzania zleceniami ze szczególnym uwzględnieniem integracji między tymi dwoma rozwiązaniami. Jeśli poszukujesz narzędzia, które usprawni Twoją działalność serwisową, a dodatkowo będzie w stanie zintegrować się z Twoim programem handlowo-magazynowym, skontaktuj się z nami – przedstawimy naszą ofertę rozwiązania dedykowanego.

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może zintegrować się z Twoim ERP?

Zamów prezentację

Aura Business jest systemem wspierającym polskie przedsiębiorstwa od ponad 10 lat. Aura Business jest produktem poznańskiej firmy Questy, istniejącej na rynku od 2002 roku.

Dziś firma Questy ma na swoim koncie kilkaset udanych wdrożeń systemu Aura Business w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.

Napisz lub zadzwoń

tel: +48 506 504 540

e-mail: aurabusiness@questy.pl

@ 2022 Aurabusiness.pl. All right reserved.