Program do serwisu jako system raportowania pracy. Poznaj możliwości kompleksowego rozwiązania.

Efektywność prowadzonych działań to aspekt, do którego dąży wielu przedsiębiorców. Do jej osiągnięcia niezbędne jest jednak bieżące monitorowanie realizowanych aktywności – weryfikacja tego, czy są one wykonywane zgodnie z ustalonym planem i – w przypadku problemów – wprowadzenie koniecznych usprawnień. W procesie tym może pomóc odpowiednio zorganizowany system raportowania pracy.

Zastanawiasz się jak szybko raportować pracę? Chcesz sprawnie dokonywać analiz istotnych danych? Szukasz kompleksowego narzędzia, które wesprze wiele obszarów Twojej działalności serwisowej? Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi “TAK”, zapoznaj się z naszym materiałem i sprawdź, jak program serwisowy może wesprzeć Twoje przedsiębiorstwo!

Czy samo raportowanie jest wystarczające?

Na proces monitorowania efektywności Twojego przedsiębiorstwa składają się dwa kluczowe działania:

raportowanie, czyli gromadzenie danych i organizowanie ich w postaci przejrzystych tabel oraz wykresów będących podstawą do prowadzenia dalszych prac,
analiza, czyli działanie następujące po raportowaniu, którego zadaniem jest rozłożenie uzyskanych danych na czynniki pierwsze i sformułowanie trafnych wniosków.

Sprawny system raportowania w przedsiębiorstwie można uzyskać tylko poprzez połączenie obu powyższych czynności. Ich samodzielne istnienie nie ma najmniejszego sensu. Jakie znaczenie miałyby powstałe raporty, jeśli nie przeprowadzonoby wnioskowania na ich temat? Byłyby one nic nieznaczącymi rozbudowanymi tabelami z ciągiem znaków liczbowych lub literowych. Podobnie jest w przypadku analizy. W jaki sposób można by prowadzić efektywną analizę danych bez ich odpowiedniego zgromadzenia i pogrupowania? Byłoby to żmudne zadanie skutkujące mało wartościowymi wynikami.

W efektywnym prowadzeniu raportowania i analizy pomóc może kompleksowy program serwisowy, który może działać jako system raportowania działań. W tym materiale skupimy się tylko na tej funkcjonalności, ale narzędzie to posiada także wiele innych przydatnych dla przedsiębiorstwa serwisowego funkcji, o których możesz przeczytać TUTAJ.

Sprawna analiza z systemem raportowania działań serwisowych

Prowadzenie procesu raportowania i dokonywania analiz w programie do zarządzania zleceniami to ogromna oszczędność czasu, intuicyjność działania i możliwość dopasowania poszczególnych zestawień do własnych potrzeb. Jakie konkretnie właściwości systemu przyczyniają się do uproszczenia działań?

Automatyzacja – program serwisowy będący systemem raportowania automatycznie, na podstawie danych gromadzonych w rozwiązaniu danych, tworzy gotowe, przejrzyste zestawienia. Twoja praca w tym zakresie zostaje ograniczona do minimum i dzięki pominięciu tego kroku możesz natychmiast przystąpić do analizy, wyciągania wartościowych wniosków i definiowania propozycji usprawnieniowych.
Elastyczność – jedną z istotniejszych możliwości jest dowolność konfiguracyjna poszczególnych zestawień. To szansa na maksymalne wykorzystanie potencjału każdego raportu i wyciągnięcie z niego wszystkich niezbędnych w danym momencie informacji. Funkcjonalność ta wspierana jest przez specjalnie dedykowane opcje konfiguracyjne – filtrowanie, sortowanie, grupowanie, ustawienia widoczności kolumn i opcje wykresu.

Eksport – program do obsługi zleceń nie ogranicza działań podejmowanych przez analityków. Daje on im pełną swobodę w zakresie analizy danych i w związku z tym pozwala także na eksport zestawień poza system raportowania. To funkcja niezwykle przydatna dla tych, którzy potrzebują wykonać bardziej zaawansowane działania i pragną skorzystać chociażby z arkuszy kalkulacyjnych. W tej sytuacji mogą oni wykorzystać gotowe pliki bez konieczności ręcznego przenoszenia danych.
Widgety – wielość zestawień możliwych do analizy może przytłaczać. Z tego względu warto skupić się tylko na tych raportach, które mają znaczenie dla specyfiki biznesu i wyodrębnić je w odpowiedni sposób. Służy temu opcja widgetów dedykowanych raportom, które w dowolny sposób można umieszczać na pulpicie pracy.

System raportowania – co warto analizować?

Kontroluj swoje finanse

Efektywne zarządzanie obszarem finansowym to spore wyzwanie dla wielu zarządzających. W przypadku działalności serwisowej zależy ono głównie od sposobu pracy serwisantów oraz warunków współpracy z kontrahentami. Chcąc raportować ten obszar można skorzystać z gotowych raportów systemowych oferowanych przez program serwisowy – zestawień Koszt zleceń oraz Rentowność zleceń.

Pierwsze tabelaryczne podsumowanie z systemu raportowania służy analizie kosztów. Pozwala rozłożyć koszt każdego zleceń na czynniki pierwsze i wyodrębnić koszt materiału oraz koszt czasu pracy. To idealne zestawienie dla tych, którzy ze szczegółowością pragną śledzić kosztowność poszczególnych zleceń i oceniać ich opłacalność.

Drugie zestawienie — Rentowność zleceń to bardziej zaawansowany raport pozwalający na ocenę zysku poprzez porównanie kosztu z uzyskanym przychodem. Dodatkowo stwarza on możliwość dokładniejszego określenia opłacalności współpracy z każdym pojedynczym klientem. Służy temu automatycznie wyliczany wskaźnik “rentowność”.

Zweryfikuj efektywność współpracy z kontrahentem

System raportowania pozwala także śledzić efektywność realizowanych prac pod względem relacji z poszczególnymi kontrahentami. Dobrym rozwiązaniem jest w tym przypadku korzystanie z raportu Liczba zleceń według typów i kontrahentów w okresie, którego zadaniem jest przedstawienie liczby wszystkich zleceń zrealizowanych dla danego klienta i pogrupowanie ich według typów. Jest to szansą dla Ciebie na sprawne określenie, jaki rodzaj prac dominuje u konkretnego klienta i tego, czy jest to dla Twojej firmy pozytywny czy negatywny znak.

Innym wartościowym zestawieniem jest raport Pracochłonność zleceń według typów i kontrahentów w okresie. Jego celem jest monitorowanie czasu poświęconego na zlecenia dla danych klientów. Analiza dedykowanej tabeli i wykresu pozwoli Ci ocenić, czy czas ten nie przekracza ustalonej normy zapewniającej zwrot. Dzięki temu dużo łatwiej będzie Ci ocenić efektywność współpracy z każdy induwidualnym kontrahentem.

Kontroluj pracowników

Sprawne planowanie podziału pracy również wymaga wsparcia raportowania i analiz, ponieważ aby wykonywać ten proces dobrze konieczna jest znajomość sposobu pracy poszczególnych pracowników. Zestawieniem, które może pomóc w tym zakresie jest raport Czas poświęcony na zlecenia dla pracownika w okresie. Sprawi on, że normy będą ustalane dokładniej, pracownicy będą wybierani precyzyjniej, a wyceny będą dokonywane jeszcze szybciej.

Bądź na bieżąco z magazynem

System raportowania pamięta również o sprzęcie i jego istotności w każdym przedsiębiorstwie realizującym zlecenia. Chcąc raportować ten obszar warto skorzystać z zestawienia Liczba zleceń według typów i urządzeń w okresie, którego nadrzędnym celem jest dostarczanie informacji o liczbie prac dedykowanych odpowiednim urządzeniom. Zgromadzone dane mogą zostać poddane głębszej analizie, której efektem może być, na przykład, hipoteza o zbyt dużej częstotliwości napraw jednego z nowych modeli. Bieżące śledzenie wyników prowadzonych działań może przyczynić się do szybszej reakcji w takich przypadkach.

Każde przedsiębiorstwo posiadające magazyn pragnie być na bieżąco z procesami, które w nim zachodzą. Program do serwisu przychodzi z pomocą w tym zakresie i dostarcza raport Gospodarka magazynowa – ruchy magazynowe, które pozwala śledzić:

wyjścia z magazynu,
przyjścia do magazynu,
ruchy między wewnętrznymi magazynami.

Podsumuj sprzedaż

Działalność serwisowa bywa uzupełniana procesami sprzedażowymi. Z tego względu przedsiębiorstwa, które obsługują oferty, zamówienia i sprzedaż mogą skorzystać z dedykowanych tym obszarom zestawieniom. System raportowania dostarcza następujące raporty:

Ofertowanie według pozycji.
Zamówienia według pozycji.
Sprzedaż netto według pozycji.

Ich głównym zadaniem jest zbiorcze podsumowanie wartości poszczególnych dokumentów w danym okresie, ale odpowiednie możliwości konfiguracyjne sprawiają, że możliwe jest wyciąganie z nich dużo bardziej szczegółowych informacji. Mogą nimi być na przykład:

handlowcy z najwyższymi i najniższymi wynikami,
klienci z największym potencjałem sprzedażowym,
czy też najmniej popularne produkty.

Podsumowanie

Kompleksowe narzędzie do zarządzania pracami serwisowymi wyposażone w moduł raportowania to niezbędnik każdej firmy zajmującej się realizacją zleceń. Pozwala ono odpowiednio planować przepływ pracy, wpływa pozytywnie na relacje z kontrahentami, wprowadza porządek w budowaniu historii działań i baz urządzeń, a dodatkowo pozwala raportować pracę i analizować zgromadzone informacje.

Obawiasz się, że przedstawione raporty to dla Ciebie za mało? Skontaktuj się z nami i zapytaj o indywidualne zestawienie dopasowane do potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. Realizujemy takie projekty i Twój może być kolejny!

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może wesprzeć proces raportowania i analizy w Twoim biznesie?

Umów konsultację