Tych 4 błędów unikaj podczas współpracy z podwykonawcami!

Współpraca z podwykonawcami to jedno z najczęściej stosowanych rozwiązań w nowoczesnym biznesie. Przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na outsourcing wielu działań, by zwiększyć efektywność firmy, obniżyć koszty czy skupić się na swoich kluczowych obszarach działalności. Jednak, jak każda forma współpracy, także korzystanie z usług podwykonawców wiąże się z ryzykiem i różnego rodzaju wyzwaniami. Błędy popełnione podczas współpracy z firmami podwykonawczymi mogą prowadzić do opóźnień, wzrostu kosztów, a w skrajnych przypadkach – do utraty reputacji. Z tego względu niezwykle istotne jest przygotowanie do tego rodzaju współpracy, budowa relacji z partnerem oraz umiejętność przeciwdziałania różnorodnym problemom, które mogą się pojawić podczas wykonywania umowy.

Jak zatem unikać najczęstszych błędów w zlecaniu prac podwykonawcy? Zapoznaj się z naszym artykułem i przygotuj się na outsourcing w swoim przedsiębiorstwie.

To może stworzyć problemy w zarządzaniu podwykonawcami

1. Niejasne zasady współpracy i podpisanie umowy nieprecyzyjnej

Pierwszym krokiem do udanej współpracy z podwykonawcą jest przygotowanie dokładnej i precyzyjnej umowy o podwykonawstwo. Często firmy pomijają ten etap lub zawierają umowy, które są nieprecyzyjne i nie obejmują wszystkich istotnych kwestii. Niezdefiniowane jasno oczekiwania co do zakresu i harmonogramu pracy, terminów realizacji, jakości usług, wynagrodzenia podwykonawcy czy procedur kontrolnych mogą prowadzić do nieporozumień i problemów w trakcie wykonania zadań.

W związku z tym warto zadbać o to, by podwykonawca zawierał umowę, która jest jak najbardziej szczegółowa i zawiera wszystkie niezbędne zapisy, takie jak:

Zakres pracy: w zlecaniu prac podwykonawcy konieczne jest precyzyjne określenie, co dokładnie ma być wykonane, jakich technologii lub materiałów należy używać, oraz w jakim czasie ma zostać ukończona dana usługa.
Terminy realizacji: w tym przypadku szczególnie istotne jest określenie zarówno daty rozpoczęcia, jak i zakończenia korzystania z usług firmy podwykonawczej, a także etapów projektów, które mają być kontrolowane podczas wykonywania umowy.
Jakość wykonania: szczegółowe standardy jakości, których podwykonawca musi się trzymać, oraz zapisy dotyczące ewentualnych poprawek, jeśli coś nie spełnia wymagań.
Wynagrodzenie podwykonawcy robót: powierzenie podwykonawcom działań do realizacji wiąże się z koniecznością zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy, które powinno zostać jasno określone już na etapie konstruowania zapisów umownych.
Kary umowne: w przypadku opóźnień lub niewywiązywania się z warunków umowy warto zawrzeć zapisy dotyczące odpowiedzialności finansowej podwykonawcy.

Jasno określone oczekiwania pozwolą na uniknięcie nieporozumień i zapewnią płynność wykonywania umowy przez podwykonawcę.

2. Niewłaściwy wybór firmy podwykonawczej

Często firmy kierują się wyłącznie najniższą ceną przy wyborze usług firm podwykonawczych, co może prowadzić do problemów z jakością świadczonych działań. Zanim podejmiesz decyzję o wyborze wykonawcy, warto dokładnie sprawdzić jego doświadczenie, kompetencje oraz referencje. Ważne jest, aby upewnić się, że podwykonawca dysponuje odpowiednimi zasobami i umiejętnościami do realizacji twoich działań na wymaganym poziomie, a także proces komunikacji z nim będzie przebiegał płynnie i bez problemów.

Kilka istotnych punktów, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze i zlecaniu prac podwykonawcy to:

Doświadczenie i specjalizacja: sprawdź, czy firma ma doświadczenie w branży i w realizacji podobnych procesów.
Opinie innych klientów: przeanalizuj referencje i zapytaj o dotychczasowe realizacje, aby ocenić jakość usług firmy podwykonawczej.
Zasoby i zdolności: upewnij się, że podwykonawca ma odpowiednie zasoby ludzkie i techniczne do wykonania zadania.

Wybór podwykonawcy to kluczowy element, który może zadecydować o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Zatem warto zainwestować czas w staranne jego przeanalizowanie, aby uniknąć późniejszych trudności.

3. Zaniedbanie monitorowania postępów realizacji zadań

Zarządzanie każdego rodzaju procesem wymaga stałego monitorowania jego postępów, zwłaszcza gdy korzystamy z usług podwykonawców. Zdarza się, że po podpisaniu umowy o podwykonawstwo i rozpoczęciu współpracy, firmy zaniedbują kontrolowanie realizacji zlecenia. Efekt? Opóźnienia, niewłaściwa jakość wykonania czy niezgodności z umową, które mogą być dostrzegane dopiero na końcu realizacji, co może prowadzić do kosztownych poprawek.

Dlatego tak istotne jest, aby w trakcie trwania współpracy wykonawców:

Regularnie monitorować postępy: po powierzeniu podwykonawcom działań stosuj narzędzia do zarządzania procesami, które pozwalają na bieżąco śledzić realizację zadań.
Organizować spotkania kontrolne: regularne spotkania z podwykonawcą pozwolą na szybkie wykrycie problemów i ich rozwiązanie.
Wymagać raportowania: powinieneś otrzymywać regularne raporty z postępu prac firmy podwykonawczej, aby na bieżąco monitorować realizację działań.

Stała kontrola i skuteczna komunikacja pozwalają uniknąć niespodzianek i umożliwiają szybkie reagowanie na ewentualne trudności w procesie zlecania podwykonawcy czynności do wykonania.

Jednym z narzędzi, które może Ci pomóc jest dedykowany system informatyczny Aura Business. To elastyczne rozwiązanie dla firm wspiera realizację wiele różnych procesów, a dzięki swojej indywidualności może zostać dopasowany do każdego rodzaju biznesu. System sprawdza się świetnie jako program do zarządzania realizacją różnego rodzaju zleceń, w tym tych, do których wykorzystywane są usługi firm podwykonawczych. Wspiera przydzielanie tematów, zarządzanie zasobami, kontrolowanie terminów, a także monitorowanie postępów prac. Dzięki Aura Business możesz mieć pełną kontrolę nad całym procesem, a opóźnienia w realizowaniu zadań lub inne problemy zauważysz w czasie rzeczywistym.

Efektywna współpraca z podwykonawcami dzięki Aura Business.

4. Brak zarządzania ryzykiem to kluczowy aspekt

Zlecanie podwykonawcy określonych działań wiąże się z ryzykiem, którym należy odpowiednio zarządzać. Wiele firm nie opracowuje planu zarządzania ryzykiem, co może prowadzić do nieprzewidzianych problemów w trakcie realizowania zadań przez podwykonawców. Co więcej, istnieją przedsiębiorstwa, które zupełnie ignorują potencjalne zagrożenia dotyczące pracy podwykonawcy i dostrzegają wyłącznie powstałe konsekwencje, z którymi trudno im sobie później poradzić. Dobre przygotowanie na wypadek ryzykownych sytuacji pozwala na szybszą reakcję i minimalizowanie ich wpływu na efekt realizacji działania.

Warto zatem:

Zidentyfikować potencjalne ryzyka: jakie mogą wystąpić podczas realizacji procesu, np. opóźnienia, problemy finansowe firmy podwykonawczej, błędy w realizacji.
Przygotować plan awaryjny: opracuj działania, które będą podejmowane w przypadku wystąpienia problemów podczas realizowania zadań. Może to obejmować np. zmiany podwykonawcy, renegocjację warunków współpracy lub inne rozwiązania.
Uwzględnić zapisy o zarządzaniu ryzykiem w umowie o podwykonawstwo: zapisz w projekcie umowy szczegółowe zasady postępowania w sytuacjach kryzysowych.

Planowanie ryzyka daje Ci jako firmie zlecającej pracę większą kontrolę nad projektem i zapewnia, że w razie problemów będziesz miał jasno określony sposób działania.

Korzyści płynące z efektywnej współpracy wykonawców

Pomimo wyzwań, powierzenie podwykonawcom działań do realizacji przynosi wiele korzyści. Outsourcing pozwala firmom na:

Oszczędność czasu i zasobów: dzięki zlecaniu prac podwykonawcy możesz skupić się na kluczowych obszarach działalności, a zewnętrzny wykonawca zajmie się wykonaniem zadań innych.
Dostęp do specjalistycznej wiedzy: podwykonawcy często oferują unikalne kompetencje, które mogą podnieść jakość wykonywanych usług.
Zwiększenie elastyczności: outsourcing pozwala na szybkie dostosowanie się do zmieniających się potrzeb rynkowych oraz zwiększenie lub zmniejszenie zasobów w zależności od potrzeb w zakresie realizowania zadań przez przedsiębiorstwo.
Podniesienie jakości usług: współpraca z firmą podwykonawczą, która jest ekspertem w danej dziedzinie może znacząco podnieść jakość świadczonych przez firmę zlecającą usług lub produktów.

Współpraca na linii firma-podwykonawca nie musi być trudna

Współpraca z podwykonawcami może być kluczem do sukcesu w biznesie, ale wymaga odpowiedniego zarządzania. Unikanie najczęstszych błędów, takich jak brak precyzyjnego projektu umowy o podwykonawstwo, niewłaściwy wybór firmy wykonującej zadania czy brak monitorowania postępów wykonywania prac, to podstawa udanej współpracy. Dzięki odpowiedniemu podejściu, które uwzględnia jasne oczekiwania, kontrolę postępów i zarządzanie ryzykiem, firma zlecająca prace może czerpać korzyści z tej formy współpracy i osiągać sukcesy na rynku.

Dedykowany, czyli szyty na miarę system Aura Business może znacząco wspomóc w zarządzaniu realizacją procesów i współpracą z podwykonawcami, umożliwiając efektywne monitorowanie postępów realizowania zadań, zarządzanie ryzykiem i harmonogramem prac. Dzięki takiemu narzędziu można zminimalizować ryzyko błędów dotyczących pracy podwykonawców i usprawnić procesy zarządzania, co przekłada się na większą efektywność i lepsze wyniki.

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business usprawnia współpracę z podwykonawcami?

Umów konsultację