Sprawne zarządzanie sprzedażą z systemem CRM dla menedżera

Zarządzanie sprzedażą oraz wszystkimi działaniami prowadzonymi przez dział handlowy to niemałe wyzwanie dla każdego menedżera sprzedaży - wiąże się to bowiem z obsługą wielu różnych aspektów biznesowych. Z jednej strony konieczne jest poświęcanie odpowiedniej uwagi klientom, ponieważ nadrzędnym celem powinno być budowanie trwałej relacji z kontrahentami. Z drugiej jednak, zadania kierownika są dużo szersze – odpowiada on za koordynację, planowanie pracy, analizę działań, kwestie finansowe, zarządzanie zespołem, i co najważniejsze organizacje całego procesu sprzedażowego.

Narzędziem, które może wspierać zarówno menedżera sprzedaży, jaki i poszczególnych handlowców jest system CRM, który został stworzony z myślą o organizacjach dążących do usprawnień biznesowych. Należy zaznaczyć, że to rozwiązanie informatyczne może wspierać także pozostałe obszary w firmie. Niemniej jednak, poniższy materiał skupia się na istocie systemu CRM w działaniach kierownika sprzedaży.

Przeczytaj więcej lub zapoznaj się z wideo, a dowiesz się:

Jak skutecznie korzystać z systemu CRM będąc menedżerem sprzedaży?
Które funkcje i możliwości takiego rozwiązania mają dla niego największe znaczenie i które z nich są najczęściej wykorzystywane?
W jakim stopniu użytkowanie systemu CRM wpływa na efektywne zarządzanie sprzedażą?

Zarządzanie sprzedażą – oszczędzaj czas dzięki pulpitowi pracy

W związku z tym, że na zarządzanie sprzedażą składa się wiele różnych aspektów, zadania związane z całym procesem zajmują kierownikowi sprzedaży dużą ilość czasu pracy. Nieuniknione jest to, że mniej istotne, ale nadal ważne elementy będą w pewnym sensie marginalizowane przez menedżera, który, na przykład, nie będzie w stanie kontaktować się codziennie z każdym handlowcem w celu omówienia postępów w jego obowiązkach.

Z pomocą przychodzi pulpit pracy, który gromadzi w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do tego, aby móc być na bieżąco z działaniami podejmowanymi w imieniu przedsiębiorstwa.

Co można umieścić na pulpicie pracy?

Wygląd pulpitu pracy zależy tak naprawdę od potrzeb oraz specyfiki prowadzonej działalności – możesz samodzielnie dobrać odpowiednie zakładki oraz zastosować konkretne widgety. W przypadku menedżerów sprzedaży istotne znaczenie oprócz ich własnych aktywności, czyli planowanych zadań i ustalonych celów, mogą mieć również aktywności podejmowane przez cały zespół sprzedażowy. Taki widok pozwala być na bieżąco z działaniami poszczególnych pracowników – ich zadaniami i zdarzeniami, a także monitorować sposób i tempo realizacji targetów.

Będąc kierownikiem sprzedaży warto również posiadać na pulpicie pracy – czyli po prostu pod ręką – pogrupowane w dedykowanych zakładkach, najważniejsze wskaźniki dotyczące podstawowych procesów prowadzonych przez firmę. Przykładowo, możesz śledzić działania w obszarze szans sprzedaży, ofertowania, zamówień, a także poziomu sprzedaży.

Jeżeli specyfika pulpitu pracy to temat, który Cię zainteresował i chcesz poszerzyć wiedzę z tego zakresu – zapraszamy do zapoznania się z naszym materiałem jeszcze szerzej poświęconym właśnie tej funkcjonalności.

Zarządzanie sprzedażą z wykorzystaniem bazy kontrahentów

Zarządzanie sprzedażą bez uporządkowanej bazy kontrahentów to droga do nieefektywności całej działalności biznesowej. Wyobrażasz sobie, że jako menedżer sprzedaży musisz ciągle przeszukiwać różne pliki i dokumenty w celu znalezienia danych o odpowiednim kliencie? To nie tylko marnowanie cennego czasu, ale też sposób na popełnianie kosztownych pomyłek.

Wsparciem w tym zakresie jest CRM, który pozwala gromadzić wszelkie niezbędne informacje o zawartych relacjach w przejrzystej i uporządkowanej bazie kontrahentów. Co więcej, informacje o pojedynczych klientach umieszczane są w dedykowanych kartach, które dodatkowo podzielone są na tematyczne zakładki.

Jakie zakładki są najważniejsze dla kierownika sprzedaży i co zawierają?

O firmie – dane o firmie, informacje adresowe oraz kontaktowe, a także kwestie związane ze współpracą;
Finanse – nieuregulowane należności i zobowiązania oraz łączne obroty netto;
Dokumenty – szanse sprzedaży, zamówienia, oferty handlowe, faktury, płatności, dokumenty magazynowe;
Rabaty – rabaty kontrahenta oraz indywidualny cennik;
Atrybuty – kryteria segmentacji (możliwość samodzielnego określenia);
Zadania i zdarzenia – historia relacji z klientem, zaplanowane aktywności oraz zrealizowane działania.

Zarządzanie sprzedażą w formie szans

Jeżeli skupimy się stricte na zarządzaniu sprzedażą to niezbędnym narzędziem dla menedżera będą szanse sprzedaży, czyli moduł systemu CRM, który umożliwia analizowanie postępów prac w aspekcie pozyskiwania nowych kontrahentów. Istotą mechanizmu jest podział szans na otwarte oraz zamknięte (z wyszczególnieniem wygranych lub przegranych). Jako kierownik działu handlowego możesz skorzystać z trzech opcji widoku – przeczytasz o nich poniżej.

W widoku klasycznym ukazane są wszystkie otwarte szanse, a proces sprzedażowy zorganizowany jest w rozkładzie etapowym. Dzięki temu możesz z łatwością śledzić każdą nową szansę i jej drogę przez poszczególne fazy. Dodatkowo, istnieje możliwość poznania szczegółów każdej szansy – wystarczy, że dwukrotnie klikniesz na nią w widoku ogólnym, a zobaczysz okno zawierające większą liczbę danych.

Co więcej, moduł szans sprzedaży to nie tylko suche informacje o postępach prac. Handlowiec obsługujący daną szansę określa jej wartość, a ty jako menedżer możesz analizować przedstawione kwoty. Dostępny jest też pewien element kontrolny – ikony przy szansach, które informują o zadaniach z nimi powiązanymi. Ułatwia to pracę koordynatorom zespołów, ponieważ mogą sprawdzać terminowość, a także to, czy w ogóle zadania wobec określonych kontrahentów są planowane, co jest równoznaczne z podjęciem obsługi.

Innym widokiem, który również może przysłużyć się w pracy menedżera sprzedaży jest widok zegara. Znajduje on zastosowanie w analizie szans wygranych na przestrzeni miesięcy przez co wpływa na zarządzanie sprzedażą poprzez możliwość weryfikacji założeń i wpływa na określanie planów na kolejne okresy.

Ostatnia opcja podglądu szans, czyli lista, umożliwia analizę wszystkich szans, które kiedykolwiek pojawiły się w przedsiębiorstwie, bez względu na to na jakim etapie się obecnie znajdują – tzn. jako menedżer sprzedaży możesz przeanalizować szanse otwarte, zamknięte wygrane, a także zamknięte przegrane, a dodatkowo możesz skorzystać z różnych filtrów aby odnaleźć jakieś powiązania między elementami.

Zarządzanie sprzedażą – koniecznie z raportami

Zarządzanie sprzedażą w systemie CRM powinno być oparte o systematyczną analizę działań, która z kolei powinna wpływać na podejmowanie działań biznesowych. Specyfika rozwiązania informatycznego powoduje, że funkcjonalne raporty ułatwiające pracę kierowników, tworzone są automatycznie na podstawie danych gromadzonych w systemie. W znacznym stopniu upraszcza to pracę, ponieważ menadżerowi pozostaje jedynie ich analiza, sformułowanie trafnych wniosków i zastosowanie się do nich w kluczowych momentach.

Jakie elementy warto analizować będą szefem sprzedaży?

utracone szansy i przyczyny,
działania podejmowane przez poszczególnych handlowców,
konwersje lejka i jego konkretne etapy.

Planuj pracę handlowców

Zarządzanie sprzedażą to także zarządzanie zespołem, czyli planowanie i koordynowanie ich działań. Funkcją systemu CRM, która może wesprzeć kierownika w tym aspekcie jest funkcjonalny Kalendarz, który pozwala przydzielać zadania handlowcom, a także monitorować te już zaplanowane w celu weryfikacji terminowości pracowników działu sprzedaży.

Z Kalendarza można skorzystać także w formie listy aktywności, która okazuje się przydatnym narzędziem dla osób, które chcą mieć podgląd na wszystkie wykonywane działania wraz z notatkami o szczegółach ich realizacji.

Spójne dokumenty – spójny wizerunek

System CRM wspiera zarządzanie sprzedażą również w obszarze dokumentacji. Po pierwsze, daje możliwość tworzenia standardowych wzorów dokumentów wykorzystywanych przez wszystkich pracowników – oszczędza to ich czas, a dodatkowo przekłada się na wizerunek firmy.

Co więcej, dokumenty – tj. oferty handlowe, zamówienia, faktury sprzedaży czy zakupu – zostają utrwalone w systemie, a dane, które zawierają, służą do generowania raportów systemowych dotyczących tych obszarów sprzedażowych. W przypadku ofert możesz przeanalizować np. to, jakie produkty lub ich kategorie cieszą się największym zainteresowaniem wśród klientów.

Dokumenty to też możliwość bycia na bieżąco – dzięki zakładce zamówienia klienta możesz monitorować wszystkie generowane zamówienia wraz z ich szczegółami – status, produkty oraz kwoty.

Zarządzanie sprzedażą to też dbałość o bezpieczeństwo

Jeżeli zarządzenie sprzedażą to Twoje zadanie i chcesz wykorzystać system CRM, musisz pamiętać także o bezpieczeństwie danych. W tym celu zadbaj o udzielenie swoim pracownikom odpowiednich dostępów w CRM-ie – przydziel je tylko wtedy, kiedy są niezbędne do wykonywania określonych zadań.

Dodatkowo korzystaj z dostępu do skrzynek pocztowych handlowców. Dzięki nim będziesz na bieżąco z komunikacją prowadzoną z poszczególnymi klientami, a Twoi pracownicy nie będą musieli nieustannie dokonywać raportów w tym obszarze.

Podsumowanie

Zarządzanie sprzedażą to obszar, który obejmuje wiele różnych działań i procesów. Aby uzyskać wysoką efektywność w tym obszarze, czasami nie wystarczą nawet bardzo wysokie umiejętności indywidualne. Często niezbędne okazuje się wsparcie programu CRM.

Jeżeli zainteresowała Cię możliwość wykorzystania systemu CRM w Twoim przedsiębiorstwie albo masz więcej pytań w tym temacie, zapraszamy do kontaktu. Z przyjemnością Ci doradzimy.

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może pomóc Ci zarządzać sprzedażą?

Umów konsultację