Rozwiązania
Umów konsultację

Autor: Zespół Questy

CRM

Sprawne zarządzanie sprzedażą z systemem CRM dla menedżera

27 czerwca 2022

Zarządzanie sprzedażą oraz wszystkimi działaniami prowadzonymi przez dział handlowy to niemałe wyzwanie dla każdego menedżera sprzedaży - wiąże się to bowiem z obsługą wielu różnych aspektów biznesowych. Z jednej strony konieczne jest poświęcanie odpowiedniej uwagi klientom, ponieważ nadrzędnym celem powinno być budowanie trwałej relacji z kontrahentami. Z drugiej jednak, zadania kierownika są dużo szersze – odpowiada on za koordynację, planowanie pracy, analizę działań, kwestie finansowe, zarządzanie zespołem, i co najważniejsze organizacje całego procesu sprzedażowego.

Narzędziem, które może wspierać zarówno menedżera sprzedaży, jaki i poszczególnych handlowców jest system CRM, który został stworzony z myślą o organizacjach dążących do usprawnień biznesowych. Należy zaznaczyć, że to rozwiązanie informatyczne może wspierać także pozostałe obszary w firmie. Niemniej jednak, poniższy materiał skupia się na istocie systemu CRM w działaniach kierownika sprzedaży.

Przeczytaj więcej lub zapoznaj się z wideo, a dowiesz się:

  • Jak skutecznie korzystać z systemu CRM będąc menedżerem sprzedaży?
  • Które funkcje i możliwości takiego rozwiązania mają dla niego największe znaczenie i które z nich są najczęściej wykorzystywane?
  • W jakim stopniu użytkowanie systemu CRM wpływa na efektywne zarządzanie sprzedażą?

Zarządzanie sprzedażą – oszczędzaj czas dzięki pulpitowi pracy

W związku z tym, że na zarządzanie sprzedażą składa się wiele różnych aspektów, zadania związane z całym procesem zajmują kierownikowi sprzedaży dużą ilość czasu pracy. Nieuniknione jest to, że mniej istotne, ale nadal ważne elementy będą w pewnym sensie marginalizowane przez menedżera, który, na przykład, nie będzie w stanie kontaktować się codziennie z każdym handlowcem w celu omówienia postępów w jego obowiązkach.

Z pomocą przychodzi pulpit pracy, który gromadzi w jednym miejscu wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do tego, aby móc być na bieżąco z działaniami podejmowanymi w imieniu przedsiębiorstwa.

Co można umieścić na pulpicie pracy?

Wygląd pulpitu pracy zależy tak naprawdę od potrzeb oraz specyfiki prowadzonej działalności – możesz samodzielnie dobrać odpowiednie zakładki oraz zastosować konkretne widgety. W przypadku menedżerów sprzedaży istotne znaczenie oprócz ich własnych aktywności, czyli planowanych zadań i ustalonych celów, mogą mieć również aktywności podejmowane przez cały zespół sprzedażowy. Taki widok pozwala być na bieżąco z działaniami poszczególnych pracowników – ich zadaniami i zdarzeniami, a także monitorować sposób i tempo realizacji targetów.

Będąc kierownikiem sprzedaży warto również posiadać na pulpicie pracy – czyli po prostu pod ręką – pogrupowane w dedykowanych zakładkach, najważniejsze wskaźniki dotyczące podstawowych procesów prowadzonych przez firmę. Przykładowo, możesz śledzić działania w obszarze szans sprzedaży, ofertowania, zamówień, a także poziomu sprzedaży.

Jeżeli specyfika pulpitu pracy to temat, który Cię zainteresował i chcesz poszerzyć wiedzę z tego zakresu – zapraszamy do zapoznania się z naszym materiałem jeszcze szerzej poświęconym właśnie tej funkcjonalności.

Zarządzanie sprzedażą z wykorzystaniem bazy kontrahentów

Zarządzanie sprzedażą bez uporządkowanej bazy kontrahentów to droga do nieefektywności całej działalności biznesowej. Wyobrażasz sobie, że jako menedżer sprzedaży musisz ciągle przeszukiwać różne pliki i dokumenty w celu znalezienia danych o odpowiednim kliencie? To nie tylko marnowanie cennego czasu, ale też sposób na popełnianie kosztownych pomyłek.

Wsparciem w tym zakresie jest CRM, który pozwala gromadzić wszelkie niezbędne informacje o zawartych relacjach w przejrzystej i uporządkowanej bazie kontrahentów. Co więcej, informacje o pojedynczych klientach umieszczane są w dedykowanych kartach, które dodatkowo podzielone są na tematyczne zakładki.

Jakie zakładki są najważniejsze dla kierownika sprzedaży i co zawierają?

  • O firmie – dane o firmie, informacje adresowe oraz kontaktowe, a także kwestie związane ze współpracą;
  • Finanse – nieuregulowane należności i zobowiązania oraz łączne obroty netto;
  • Dokumenty – szanse sprzedaży, zamówienia, oferty handlowe, faktury, płatności, dokumenty magazynowe;
  • Rabaty – rabaty kontrahenta oraz indywidualny cennik;
  • Atrybuty – kryteria segmentacji (możliwość samodzielnego określenia);
  • Zadania i zdarzenia – historia relacji z klientem, zaplanowane aktywności oraz zrealizowane działania.

Zarządzanie sprzedażą w formie szans

Jeżeli skupimy się stricte na zarządzaniu sprzedażą to niezbędnym narzędziem dla menedżera będą szanse sprzedaży, czyli moduł systemu CRM, który umożliwia analizowanie postępów prac w aspekcie pozyskiwania nowych kontrahentów. Istotą mechanizmu jest podział szans na otwarte oraz zamknięte (z wyszczególnieniem wygranych lub przegranych). Jako kierownik działu handlowego możesz skorzystać z trzech opcji widoku – przeczytasz o nich poniżej.

W widoku klasycznym ukazane są wszystkie otwarte szanse, a proces sprzedażowy zorganizowany jest w rozkładzie etapowym. Dzięki temu możesz z łatwością śledzić każdą nową szansę i jej drogę przez poszczególne fazy. Dodatkowo, istnieje możliwość poznania szczegółów każdej szansy – wystarczy, że dwukrotnie klikniesz na nią w widoku ogólnym, a zobaczysz okno zawierające większą liczbę danych.

Co więcej, moduł szans sprzedaży to nie tylko suche informacje o postępach prac. Handlowiec obsługujący daną szansę określa jej wartość, a ty jako menedżer możesz analizować przedstawione kwoty. Dostępny jest też pewien element kontrolny – ikony przy szansach, które informują o zadaniach z nimi powiązanymi. Ułatwia to pracę koordynatorom zespołów, ponieważ mogą sprawdzać terminowość, a także to, czy w ogóle zadania wobec określonych kontrahentów są planowane, co jest równoznaczne z podjęciem obsługi.

Innym widokiem, który również może przysłużyć się w pracy menedżera sprzedaży jest widok zegara. Znajduje on zastosowanie w analizie szans wygranych na przestrzeni miesięcy przez co wpływa na zarządzanie sprzedażą poprzez możliwość weryfikacji założeń i wpływa na określanie planów na kolejne okresy.

Ostatnia opcja podglądu szans, czyli lista, umożliwia analizę wszystkich szans, które kiedykolwiek pojawiły się w przedsiębiorstwie, bez względu na to na jakim etapie się obecnie znajdują – tzn. jako menedżer sprzedaży możesz przeanalizować szanse otwarte, zamknięte wygrane, a także zamknięte przegrane, a dodatkowo możesz skorzystać z różnych filtrów aby odnaleźć jakieś powiązania między elementami.

Zarządzanie sprzedażą – koniecznie z raportami

Zarządzanie sprzedażą w systemie CRM powinno być oparte o systematyczną analizę działań, która z kolei powinna wpływać na podejmowanie działań biznesowych. Specyfika rozwiązania informatycznego powoduje, że funkcjonalne raporty ułatwiające pracę kierowników, tworzone są automatycznie na podstawie danych gromadzonych w systemie. W znacznym stopniu upraszcza to pracę, ponieważ menadżerowi pozostaje jedynie ich analiza, sformułowanie trafnych wniosków i zastosowanie się do nich w kluczowych momentach.

Jakie elementy warto analizować będą szefem sprzedaży?

  • utracone szansy i przyczyny,
  • działania podejmowane przez poszczególnych handlowców,
  • konwersje lejka i jego konkretne etapy.

Planuj pracę handlowców

Zarządzanie sprzedażą to także zarządzanie zespołem, czyli planowanie i koordynowanie ich działań. Funkcją systemu CRM, która może wesprzeć kierownika w tym aspekcie jest funkcjonalny Kalendarz, który pozwala przydzielać zadania handlowcom, a także monitorować te już zaplanowane w celu weryfikacji terminowości pracowników działu sprzedaży.

Z Kalendarza można skorzystać także w formie listy aktywności, która okazuje się przydatnym narzędziem dla osób, które chcą mieć podgląd na wszystkie wykonywane działania wraz z notatkami o szczegółach ich realizacji.

Spójne dokumenty – spójny wizerunek

System CRM wspiera zarządzanie sprzedażą również w obszarze dokumentacji. Po pierwsze, daje możliwość tworzenia standardowych wzorów dokumentów wykorzystywanych przez wszystkich pracowników – oszczędza to ich czas, a dodatkowo przekłada się na wizerunek firmy.

Co więcej, dokumenty – tj. oferty handlowe, zamówienia, faktury sprzedaży czy zakupu – zostają utrwalone w systemie, a dane, które zawierają, służą do generowania raportów systemowych dotyczących tych obszarów sprzedażowych. W przypadku ofert możesz przeanalizować np. to, jakie produkty lub ich kategorie cieszą się największym zainteresowaniem wśród klientów.

Dokumenty to też możliwość bycia na bieżąco – dzięki zakładce zamówienia klienta możesz monitorować wszystkie generowane zamówienia wraz z ich szczegółami – status, produkty oraz kwoty.

Zarządzanie sprzedażą to też dbałość o bezpieczeństwo

Jeżeli zarządzenie sprzedażą to Twoje zadanie i chcesz wykorzystać system CRM, musisz pamiętać także o bezpieczeństwie danych. W tym celu zadbaj o udzielenie swoim pracownikom odpowiednich dostępów w CRM-ie – przydziel je tylko wtedy, kiedy są niezbędne do wykonywania określonych zadań.

Dodatkowo korzystaj z dostępu do skrzynek pocztowych handlowców. Dzięki nim będziesz na bieżąco z komunikacją prowadzoną z poszczególnymi klientami, a Twoi pracownicy nie będą musieli nieustannie dokonywać raportów w tym obszarze.

Podsumowanie

Zarządzanie sprzedażą to obszar, który obejmuje wiele różnych działań i procesów. Aby uzyskać wysoką efektywność w tym obszarze, czasami nie wystarczą nawet bardzo wysokie umiejętności indywidualne. Często niezbędne okazuje się wsparcie programu CRM.

Jeżeli zainteresowała Cię możliwość wykorzystania systemu CRM w Twoim przedsiębiorstwie albo masz więcej pytań w tym temacie, zapraszamy do kontaktu. Z przyjemnością Ci doradzimy.

Polecamy również:

Chcesz przekonać się, w jaki sposób system Aura Business może pomóc Ci zarządzać sprzedażą?

Umów konsultację

Aura Business jest systemem wspierającym polskie przedsiębiorstwa od ponad 10 lat. Aura Business jest produktem poznańskiej firmy Questy, istniejącej na rynku od 2002 roku.

Dziś firma Questy ma na swoim koncie kilkaset udanych wdrożeń systemu Aura Business w małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach w Polsce.

Napisz lub zadzwoń

tel: +48 506 504 540

e-mail: aurabusiness@questy.pl

@ 2022 Aurabusiness.pl. All right reserved.